Qu’est-ce que la cooptation spontanée et pourquoi est-elle la clé de vos recrutements à venir ?

La cooptation convainc de plus en plus de recruteurs au fil des années. Les bénéfices tirés de la mise en place d’un programme de cooptation au sein d’une organisation sont nombreux. Ce canal de sourcing ne nécessite qu’un budget réduit (uniquement la prime de cooptation en cas de recrutement réussi) et les équipes de recrutement n’ont que peu de temps à passer sur ce sujet car ce sont les collaborateurs qui trouvent les candidats.

Mais lorsque l’on met en place un programme de cooptation, pourquoi s’arrêter là ?

Cooptation à long terme : la naissance de la cooptation spontanée

Avec la cooptation classique, il est déjà possible de penser “long terme”. Si pour un poste ouvert, 1 candidat coopté / 5 est recruté, que faire des 4 candidats restants ?

Comme avec les candidatures issues d’autres canaux de sourcing, ne pas capitaliser sur les candidats non retenus est malheureusement souvent la norme. Pourtant tout est déjà fait : la pré-qualification, l’identification des compétences, la confirmation de l’adéquation entre les valeurs de l’entreprise et celles du candidat, etc. Conserver ces profils intéressants au sein de votre vivier de talents pour de futures ouvertures de poste est déjà un premier pas vers le recrutement proactif.

Mais la cooptation spontanée permet d’aller encore plus loin.

Cooptation spontanée : définition

“General referral” est le terme anglo-saxon décrivant la cooptation d’un profil sans qu’elle soit pour un poste spécifique. En français, on dit “cooptation spontanée” car elle se réfère à la pratique de “candidature spontanée”. Autrement dit : “je postule maintenant même si aucun poste ne me correspond et je mets toutes les chances de mon côté d’être prioritairement contacté(e) le jour où un poste s’ouvre”.

Le principe de cooptation spontanée est identique sauf qu’il s’agit de proposer un profil qui sera prioritairement contacté lorsqu’un poste adéquat sera ouvert. 

Pour l’entreprise, ce n’est que du positif. Il n’est parfois même pas nécessaire de passer par l’étape du sourcing externe (coûteuse et chronophage) pour certains postes : des profils cooptés précédemment correspondent déjà aux critères recherchés et sont directement contactés afin de passer les entretiens.

S’ils acceptent, les étapes de publication de l’offre d’emploi et de pré-qualification ne sont plus nécessaires ; un avantage considérable pour votre Time to hire !

Cooptation spontanée + solution de CRM : le duo gagnant du recrutement proactif

Préparer vos recrutement à venir oui mais comment ?

La clé réside dans la combinaison entre :

• le canal de sourcing qu'est la cooptation spontanée pour obtenir des candidatures en prévision de futures ouvertures de poste
• la création, gestion et l'animation du vivier de talents comportant ces profils cooptés de façon spontanée au sein d'une solution de CRM (Candidate Relationship Management)

Avec la plateforme CleverConnect, lorsque vous collectez des recommandations spontanées depuis votre plateforme de cooptation, vous pouvez paramétrer le transfert automatique de ces profils dans un vivier dédié sur votre CRM. Les deux solutions sont totalement connectées, ce qui facilite les actions après la collecte.

Vous pourrez donc : 

• faire grandir votre vivier de talents cooptées de façon spontanée au fur et à mesure, sans avoir d’actions manuelles à réaliser.
• envoyer automatiquement des communications par mail, SMS et/ou WhatsApp pour leur souhaiter la bienvenue, leur partager des contenus de marque employeur, des informations intéressantes sur leur secteur, etc.
• proposer, in fine, à certains de ces profils de postuler à une offre d’emploi dès qu’une opportunité qui leur correspond s’ouvre dans votre organisation. Vous pouvez l’identifier en faisant une recherche manuelle dans vos viviers de talents ou bien utiliser notre technologie de matching pour que les profils les plus cohérents vous soient présentés automatiquement. 

Cooptation classique ou cooptation spontanée : l’adéquation culturelle pour un recrutement réussi

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Peu importe la façon dont le candidat est coopté (pour un poste précis ou de façon spontanée), vos collaborateurs connaissent bien votre organisation et savent si elle s’accorderait bien avec les ambitions des membres de leur réseau. Aussi, vous pouvez recevoir des recommandations de profils vraiment motivés, avec ou sans poste ouvert.

Le matching entre une organisation et un candidat peut se passer d’une offre d’emploi. Plus encore : comme pour les candidatures spontanées, le fait de coopter un profil sans lien avec un poste précis montre bien que c’est l’adéquation des valeurs et des ambitions qui prime !

Une liberté de recommandation plus importante avec la cooptation spontanée

L’un des avantages de la cooptation spontanée par rapport à la cooptation standard ? Les collaborateurs se sentent moins “prisonniers” des critères d’une offre d’emploi, se sentent plus impliqués dans l'identification de profils pertinents. Pas de contrainte si ce n’est la qualité du profil et de ses softs skills et sa capacité potentielle à s’adapter à l’entreprise. 

La liberté offerte par la cooptation spontanée peut permettre de déclencher l’intérêt des collaborateurs non impliqués dans les processus de cooptation classique.

Et nous le savons : un programme de cooptation ne fonctionnera à sa pleine capacité que si les collaborateurs sont motivés et participent activement. 

La cooptation est aujourd'hui notre canal de recrutement le plus efficace, puisqu'elle représente 24% de nos recrutements. En plus de la cooptation "classique" pour un poste ouvert, la cooptation spontanée est très populaire auprès de nos collaborateurs : ils soumettent des profils de leurs réseaux qui correspondent exactement à adesso. Notre équipe de recrutement propose alors au candidat le poste vacant qui lui convient le mieux.

Benjamin Nitze - Senior HR Manager @adesso SE

Guidez vos collaborateurs sur les critères recherchés, même en cooptation spontanée

Les collaborateurs sont habituellement guidés par l’offre d’emploi pour identifier les profils les plus pertinents au sein de leur réseau. Or pour les cooptations spontanées ce n’est pas le cas. Même s’ils connaissent bien l’entreprise et leurs relations, il peut parfois être utile de les aider à s’assurer de la pertinence de leur recommandation.

La bonne pratique : faciliter la cooptation spontanée en créant un mode d’emploi qui explique à vos collaborateurs ce que vous cherchez idéalement… ou pas !

Il n’y a pas besoin de travailler sur des éléments complexes mais au contraire de proposer une liste facile à retenir. Par exemple, vous pourriez travailler avec votre équipe de communication / marketing sur un petit visuel à envoyer par email, publier sur votre intranet ou encore afficher dans vos locaux. 

Cooptation spontanée : exemples de sa pertinence au sein d’une organisation

Il existe de nombreux cas où la cooptation spontanée peut être un véritable atout pour une organisation. Voici quelques exemples. Évidemment cette liste n’est pas exhaustive et nous découvrons des cas d’usage au fur et à mesure. 

• Pour les organisations qui ont constamment besoin de profils similaires : les entreprises qui cherchent fréquemment à pourvoir des postes similaires devraient constituer des viviers de talents pour ces postes. L'un des moyens les plus simples pour les nourrir consiste à exploiter le réseau de leurs collaborateurs et à recueillir des cooptations spontanées.

• Pour les organisations qui ont une stratégie de croissance forte à court, moyen ou long termes : elles savent bien que, même si les postes ne sont pas encore identifiés, il y aura des besoins en recrutement pour compléter les potentielles mobilités internes. Autant prendre de l’avance en obtenant un maximum de profils qualifiés pour les futurs recrutements. 

• Pour les organisations qui envisagent d’élargir leur périmètre : cela peut être avec le lancement d’un nouveau produit / nouveau service ou bien avec l’ouverture de nouvelles antennes dans d’autres villes ou pays. Dans le cadre de ces évolutions, il est pertinent de préparer l’avenir en incitant les collaborateurs à recommander des profils dans ces domaines et/ou régions.

• Pour les organisations dans lesquelles des collaborateurs sont arrivés il y a peu de temps et qui ont envie de participer à la vie de l’entreprise : ils viennent de vous rejoindre, ils sont motivés et apprennent à connaître les projets. Ils peuvent faire un rapport d’étonnement et se rendre compte d’un besoin de profils / compétences au sein de leur équipe ou plus largement. Cette fraîcheur peut permettre d’identifier des “manques” qui seraient plus difficilement identifiés par des collaborateurs plus anciens.

• Pour les organisations qui ont un fort besoin de rétention : donner la possibilité aux collaborateurs de s’impliquer dans la vie de l’entreprise et les récompenser pour cela peut maximiser leur fidélité. D’autant plus quand ils peuvent recommander des profils en lesquels ils croient, même s’il n’y a pas de poste ouvert spécifiquement pour eux. Ce sentiment de confiance est très important et facilite la rétention.

Les étapes pour intégrer la cooptation spontanée à votre stratégie de recrutement

Comme pour la cooptation standard, le plus important est de définir un processus et encadrer les actions de cooptation spontanée. Voici les étapes indispensables :

1. Définir les besoins potentiels de cooptation spontanée selon votre organisation et les objectifs de l’entreprise. En ligne de mire : le fait de guider un minimum vos collaborateurs sur ce que vous attendez de vos collaborateurs au sens large.

2. Définir si, dans le cadre de votre stratégie de gamification, la cooptation spontanée déclenche les mêmes récompenses que la cooptation classique. N’oubliez pas de partager ces règles en interne.

3. Communiquer en interne sur cette fonctionnalité avec des approches comme “n’oubliez pas, nous avons toujours besoin de profils X au moment Y. Même sans offre, toute l’année vous pouvez coopter des profils…”

4. Partager les réussites quand un profil coopté de façon spontanée est recruté pour montrer comment cela fonctionne et aussi que cela porte ses fruits !

Il est aussi essentiel de se munir du bon outil pour gérer votre programme de cooptation. Notre plateforme de cooptation digitale a l’avantage d’être conçue pour les cooptations spécifiques à un poste mais aussi pour les cooptations spontanées avec notamment : 

• un chatbot pour guider les collaborateurs sur leur recommandation, selon qu’il existe ou non un poste adapté au profil qu’ils souhaitent coopter
• le lien automatique avec notre solution de CRM qui permet de créer automatiquement un vivier avec les candidats cooptés de façon spontanée
• la possibilité d’envoyer des communications dédiées et personnalisées à ces profils particuliers grâce à notre outil de campagnes de communication candidat

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