Le guide de l’entretien vidéo différé pour les recruteurs

Si les entretiens vidéo se sont particulièrement démocratisés au moment de la crise sanitaire, parfois "faute de mieux", ils sont aujourd’hui de plus en plus utilisés notamment sous leur format différé. Ils sont même devenus des incontournables pour certains recruteurs qui gagnent du temps et de la pertinence dans leurs processus de recrutement grâce à eux. Tour d’horizon de l’utilisation de l’entretien vidéo différé par les recruteurs : expérience candidat, flexibilité et réduction du temps de qualification à la clé.

Entretien vidéo différé : définition et utilisation

L’entretien vidéo différé est un entretien d’embauche vidéo plus flexible pour le recruteur et le candidat que le format "en direct". Les questions (dont le nombre varie entre 3 et 5 environ) sont pré-rédigées par le recruteur, soit spécifiquement pour un candidat, soit pour l’ensemble des candidats pour un même poste. Puis, grâce à un outil qui permet d’automatiser le processus, le candidat répond aux questions quand il le souhaite et le recruteur reçoit automatiquement les vidéos à visionner. Il en prendra connaissance quand il le veut/peut, selon son calendrier.

L’idée est de faire gagner du temps aux recruteurs notamment en répondant à deux enjeux :

Passer moins de temps en organisation d’entretien de préqualification et de qualification. Il n’y a pas de rendez-vous à caler dans les agendas, ni pour le recruteur, ni pour le candidat.
Réduire le temps à passer en entretien, en passant d’une trentaine de minutes en moyenne pour un entretien physique (ou visio) à environ 3 minutes de visionnage de l’entretien vidéo différé.

Mais les avantages sont plus nombreux ; notamment sur l’image que vous donnez de votre entreprise en proposant cette étape de recrutement innovante, orientée sur les soft skills et la personnalité des candidats.

Qui peut utiliser l’entretien vidéo différé dans son processus de recrutement ?

Il faut déjà savoir que l’entretien vidéo différé ne peut pas remplacer un échange poussé entre un recruteur et le candidat. Aussi, l’entretien vidéo différé est utile pour compléter ou se substituer aux entretiens de préqualification ou de qualification.

L’entretien vidéo différé sera particulièrement utile aux recruteurs qui ont besoin d’identifier rapidement et facilement les profils qui continueront le processus de recrutement, notamment avec les futurs entretiens métiers.

Comment l’entretien vidéo répond à tous les enjeux de recrutement ?

Si vous vous trouvez dans l’une des situations suivantes, c’est que l’entretien vidéo différé peut vous être utile au quotidien.

Enjeu	Objectif	Étape dans le processus de recrutement	Usage
Mon organisation reçoit trop de candidatures pour certains postes, mon équipe de recruteurs n’a pas le temps de toutes les traiter	Pré-qualifier les candidats	1ère étape après qu’un candidat ait postulé à une offre	L’entretien vidéo peut être la porte d’entrée du recrutement. Les candidats reçoivent une invitation automatique à passer un entretien vidéo différé dès l’envoi de leur candidature. Cela permet un premier filtre qui présélectionne uniquement les candidats réellement motivés.
Mes recruteurs n’ont pas le temps de consacrer 30 min de pré-qualification à chaque candidat intéressant	Présélectionner les candidats	2ème étape après la pré-qualification des CV	L’entretien vidéo peut être utilisé après un premier tri des CV par les recruteurs. Les candidats les plus intéressants sont invités à passer un entretien vidéo différé qui peut alors remplacer le 1er entretien téléphonique.
Mes recruteurs ont du mal à impliquer les hiring managers et faire le bon choix parmi les meilleurs candidats pour un poste	Évaluer la personnalité des candidats et sélectionner le bon candidat issu d’une short-list	En fin de processus de recrutement	Pendant la rencontre en face à face, le recruteur invite le candidat à passer la prochaine étape en entretien vidéo différé. Grâce à cette vidéo il est possible d’aller au-delà du CV pour évaluer la personnalité du candidat ou pour s’assurer qu’elle est cohérente avec les valeurs et la culture de l’organisation. Cette vidéo peut également être transmise au hiring manager et à la future équipe.
Mes recruteurs et hiring managers ont du mal à évaluer les hard et soft-skills des candidats	Mettre en situation les candidats	Avant ou après la rencontre en face-à-face	L’entretien vidéo peut être utilisé pour mettre en situation les candidats et évaluer ses compétences. Exemple : pour recruter une hôtesse d’accueil bilingue en anglais vous pouvez lui demander de “jouer” l’accueil d’un client anglophone. Egalement, vous pouvez évaluer les soft-skills de vos candidats en posant des questions pertinentes. Les outils d’entretien vidéo différé proposent souvent des bibliothèques de questions pour vous aider à faire votre choix.

En savoir plus : Comment la société Courir capitalise sur l’entretien vidéo différé dans le cadre de son recrutement volumique ?

Comment fonctionne l’entretien vidéo différé ?

L’entretien vidéo différé peut se faire grâce à un outil qui permet de tout gérer au même endroit : la création des questionnaires (soit à la main, soit grâce à des questions standards proposées comme modèles), les envois (manuels ou automatisés selon les règles que vous définissez), les enregistrements de vidéos, les visionnages des vidéos… Extrêmement utile, cet outil est facile d’utilisation pour les recruteurs et les candidats.

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Voici les quatre principales étapes si vous utilisez l’entretien vidéo différé dans votre processus de recrutement.

Étape 1 : Création de l’entretien vidéo et des questions

Le recruteur rédige ses questions et choisit le format qui correspond le plus à ses besoins (vidéo, audio ou texte).

Il détermine ensuite, pour chaque question, le temps accordé à chaque réponse, s’il a le droit de s’entraîner ou non et le nombre d’essais dont il pourra bénéficier avant de valider son entretien.

Il peut tout à fait aussi préparer des contenus pour présenter l’entreprise avant les questions, comme par exemple la vidéo d’un dirigeant s’adressant aux candidats !

Étape 2 : Invitation et réponses des candidats

Le candidat reçoit un email d’invitation personnalisé au moment où le recruteur l’aura décidé, soit automatiquement à partir du moment où le candidat a postulé, soit à la carte à une autre étape du processus.

Lorsque le candidat reçoit ce mail, il clique sur le lien et peut ensuite choisir le support d’enregistrement qu’il souhaite (ordinateur, smartphone, tablette…). Il répond aux questions quand il le souhaite après avoir lu les consignes et les conseils pour l’enregistrement.

Étape 3 : Évaluation de la vidéo par le recruteur

Le recruteur reçoit une notification pour chaque entretien vidéo complété.

Il peut alors :

Visionner la vidéo
Lire les réponses écrites du candidat (s’il y en a)
Évaluer différents critères et les noter
Laisser un commentaire sur le candidat
Contacter le candidat

Étape 4 (optionnelle) : Envoi de la vidéo aux autres parties prenantes (hiring manager, membres de l’équipe…)

Le recruteur peut partager les vidéos des candidats les plus pertinents avec les autres parties prenantes du processus de recrutement.

Tous les acteurs peuvent alors échanger et prendre une décision collective sur les profils qui peuvent poursuivre le processus.

Quelles différences entre entretien classique et entretien vidéo différé ?

Il existe plusieurs différences dont les principales sont les suivantes.

Des objectifs différents

La première différence entre un entretien classique et un entretien vidéo différé est l’objectif de l’entretien. Nous l’avons vu, les entretiens vidéos différés sont des outils très pertinents pour la pré-qualification ou la qualification. Si votre besoin est d’échanger avec votre candidat, il ne s’agit pas du bon format ! Pensez à cet outil quand vous avez besoin de cette étape de qualification sans perte de temps.

La liberté des recruteurs et des candidats

L’entretien classique est déjà différent d’un entretien vidéo en live, le premier nécessitant le déplacement du candidat (la plupart du temps) dans les locaux de l’entreprise ou dans un endroit tiers. Dans un monde où les candidats passifs sont de plus en plus nombreux et où les difficultés de recrutement se multiplient, pourquoi ne pas réfléchir à offrir plus de liberté aux candidats en proposant déjà des entretiens à distance ? Certains processus de recrutement étant très longs (3 entretiens ou plus) et il est logique de demander aux candidats de se déplacer uniquement lorsque cela est vraiment nécessaire. Surtout puisque ces candidats passifs sont déjà en poste.

L’entretien vidéo différé apporte cette même flexibilité mais en ajoute une seconde : pas de déplacement ET aucun horaire précis. Aussi, les frais de déplacement et potentiellement d’hébergement du candidat sont réduits au strict nécessaire.

La possibilité de "revivre" les entretiens

Si les entretiens en présentiel et/ou en direct facilitent l'interaction, ils sont difficilement utilisables sans prise de note, à moins d’être enregistrés d’une façon ou d’une autre (ce qui n’est pas forcément dans les usages). Le recruteur doit donc être extrêmement attentif ; il doit poser les bonnes questions, rebondir, écouter et aussi prendre des notes pour avoir toutes les informations nécessaires à l’étape du choix : dois-je continuer avec ce candidat ou non ?

Les entretiens vidéos différés sont par défaut enregistrés avec l’accord du candidat et peuvent être visionnés plusieurs fois, par le recruteur mais aussi par des membres de l’équipe métier qui souhaite recruter. Il est alors bien plus facile d’analyser le profil du candidat, seul ou en groupe.

Un stress différent pour le candidat

Les entretiens d’embauche apportent leur lot de pression qu’ils soient en direct ou en différé. Le candidat est souvent stressé à l’approche d’un entretien physique, non seulement pour les questions/réponses mais aussi pour arriver à l’heure, pour s’habiller, se tenir de la bonne façon, etc. Si l’entretien vidéo différé peut aussi être stressant, notamment parce qu’il est enregistré, il est tout de même plus facile de détendre le candidat en lui expliquant comment réussir son enregistrement facilement. La pédagogie aura un vrai impact positif.

L’entretien vidéo différé nécessite un outil

La dernière différence est évidemment liée à la technologie. Si un entretien physique ne demande aucun outil particulier, un entretien visio nécessite un outil comme Skype, Zoom, etc. L’entretien vidéo différé, pour qu’il ne prenne que peu de temps au recruteur et au candidat, sera obligatoirement synonyme d’un outil. Il permettra non seulement l’enregistrement mais aussi l’ensemble du processus d’automatisation des mails, des invitations, des partages de vidéos, etc.

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Bon à savoir : les outils d’entretien vidéo différé sont bien plus simples que les outils de visio “classiques” qui nécessitent souvent l’installation d’un outil tiers sur les ordinateurs des candidats notamment. Il s’agit seulement d’un lien envoyé au candidat par mail, qu’il peut ouvrir sans téléchargement.

Les avantages de l’entretien vidéo différé pour vos recrutements

Entretien vidéo différé : un atout pour améliorer la marque employeur

L’entretien vidéo différé a pour avantage d’influer positivement sur votre image de marque employeur. Vous montrez non seulement que vous cherchez à améliorer votre processus de recrutement mais aussi que vous vous dotez d'outils pour sélectionner les candidats sur des critères de plus en plus importants : les soft skills et la personnalité.

Il s’agit d’une technologie innovante mais facile à utiliser, qui ne risque pas de perdre votre candidat par des actions complexes ou chronophages.

C’est aussi un excellent moyen de montrer qui vous êtes et de convaincre les candidats qu’ils ont fait le bon choix en postulant au sein de votre entreprise.

En savoir plus : Les 4 avantages de l’entretien vidéo différé pour votre marque employeur

L’expérience candidat au coeur de l’entretien vidéo différé

Nous l’avons vu, l’entretien vidéo différé peut apporter une vraie liberté aux candidats : pas de déplacement, le fait de pouvoir choisir quand ils souhaitent répondre aux questions, sans avoir de rendez-vous, uniquement quand ils ont le temps et quand ils sont prêts.

Cela répond au souhait des candidats d’évoluer dans des processus de recrutement faciles et rapides. Un point d’autant plus important quand on sait qu’au-delà de 3 semaines, les candidats estiment que le processus devient trop long*. En passant moins de temps sur l’étape de qualification grâce aux entretiens vidéos différés à la place d’entretiens classiques, les recruteurs peuvent apporter une réponse plus rapidement aux candidats. Ils sauront vite s’ils sont sélectionnés pour la prochaine étape ou non.

Avec l’entretien vidéo différé, vous pouvez aussi prouver à vos candidats qu’ils ne sont pas des candidats lambdas : l’ensemble du processus d’entretien vidéo différé peut être personnalisé. Lorsqu’ils reçoivent l’email les invitant à participer, leur prénom est cité, les différentes questions sont adaptées à eux et au poste auxquels ils postulent, etc. Si jamais vos recrutements sont internationaux, il existe des outils d’entretien vidéo différé disponibles dans de nombreuses langues, pour personnaliser au maximum l’expérience.

*baromètre Meteojob 2022

La simplification du quotidien des recruteurs grâce aux entretiens vidéo différés

Il existe 4 principaux avantages à l’entretien vidéo différé qui facilitent la vie des recruteurs.

Gain de temps : vous visionnez 4 à 5 vidéos différées sur un temps équivalent à un entretien de 30 minutes avec un seul candidat. Vous gagnez du temps de présélection. Bon à savoir : vous pouvez paramétrer la durée maximum de chaque réponse afin d’être certain que la vidéo différée ne dépassera pas la durée totale de votre choix.
Réduction du time to hire : en gagnant du temps sur la pré-qualification ou la qualification de vos candidats, vous pouvez plus rapidement faire un premier retour, qu'il soit positif ou négatif. Vous aurez plus de temps pour les étapes moins facilement automatisables : les entretiens poussés, les tests et cas pratiques, etc.
Premier filtre de motivation : réaliser un entretien vidéo différé est facile pour le candidat mais cela lui demande un peu de temps de préparation. S’il choisit de le faire, c’est qu’il a envie de vous rejoindre et n’envoie pas sa candidature au hasard. Vous ne perdez plus de temps avec des candidats qui ne s’engagent pas dans le processus.
Recrutement collaboratif : à la différence d’entretien physique, téléphonique ou même visio, l’entretien vidéo différé est enregistré et il est facile de partager une vidéo à un ou plusieurs membre(s) de l’équipe qui recrute pour échanger sur le profil. C’est l’occasion d’améliorer la fluidité de vos échanges avec les hiring managers.

En savoir plus : Comment les entretiens vidéo différés facilitent le recrutement collaboratif ?

Le recrutement des alternants via l’entretien vidéo différé

L’entretien vidéo différé peut aussi être utile dans certaines situations particulières et pour certains publics.

Par exemple, les jeunes et étudiants sont une cible particulièrement intéressante à travailler avec l’entretien vidéo différé. Lorsque vous rencontrez des jeunes sur un salon ou à l’occasion d’un événement emploi, il peut être intéressant de leur proposer de réaliser un entretien vidéo différé avec un questionnaire préétabli pour ce genre de profils.

Cela peut vous permettre de faire un premier entretien pour garder leurs profils en tête pour les années à venir, qu’il s’agisse d’une alternance ou d’un premier job. Cet entretien vidéo différé vous permet de construire des viviers de talents de qualité et fournis pour les années à venir.

Mobilité interne & entretien vidéo différé : le duo gagnant

En ce qui concerne la cible des jeunes, sachez que certaines écoles utilisent l’entretien vidéo différé pour certains tests afin de valider les acquis de leurs étudiants. C’est une façon d’utiliser l’entretien vidéo différé en interne ; d’ailleurs les entreprises peuvent le faire aussi !

Il n’est pas inintéressant d’utiliser cet outil dans le cas d’une mobilité interne. Si vous ouvrez un poste en interne, vous pouvez tout à fait faire passer des entretiens classiques, mais l’utilisation de l’entretien vidéo différé peut aussi permettre de supprimer les biais possibles puisque vous connaissez déjà la personne en face de vous. Chaque candidat sera vraiment traité de la même façon.

Les bonnes pratiques pour créer vos entretiens vidéos différés

Créer un corpus de questions qui répondent à vos besoins

Grâce à un outil d’entretien vidéo différé, vous aurez peu à faire vous-même en tant que recruteur. Les emails sont envoyés automatiquement, les vidéos disponibles sans téléchargement, les transferts se font en un clic, etc.

Votre rôle sera surtout de créer les différentes questions posées à vos candidats. Pour cela, il est très important de créer un corpus utilisable sans avoir à travailler de nouvelles questions à chaque poste ouvert. Évidemment, vous pouvez créer un questionnaire très spécifique si vous le souhaitez, mais il est conseillé de travailler sur des questions types le plus en amont possible afin de vous donner une base sur laquelle vous appuyer.

Certains outils d’entretien vidéo différé proposent des bibliothèques de questions pour inspiration ou modèle. Mais si vous souhaitez utiliser les vôtres, voici quelques conseils.

Préparez des questions courtes et claires : votre candidat ne pourra pas vous demander de préciser quelque chose ou de reformuler au moment de répondre à votre questionnaire. Pensez donc à rendre vos questions les plus compréhensibles possibles, sans ambiguïté. Les réponses seront plus pertinentes et utilisables !
Posez des questions ouvertes : cela peut sembler logique mais parfois, on peut se perdre dans la rédaction. Si votre candidat peut répondre simplement "oui" ou "non" à votre question c’est qu’elle n’est pas assez ouverte et vous risquez de ne pas en apprendre beaucoup sur lui. Petite astuce : vous pouvez rédiger votre question en 2 phrases : une question fermée + une demande de précision. Par exemple : "Aimez-vous le travail d’équipe ? Donnez un exemple concret qui illustre la raison.".
Limitez le nombre de questions et variez les types : on peut conseiller 3 à 5 questions maximum pour un entretien vidéo différé. Il ne faut pas surcharger les candidats et risquer de les décourager. L’objectif est de les comprendre grâce à quelques questions bien choisies. Pour cela, elles doivent être les plus variées possibles en termes de type. Par exemple : une question pour la personnalité, une question pour l’expérience, une question pour les compétences, une autre pour approfondir un point essentiel de la fiche de poste.
Racontez une histoire avec vos questions : la création de votre questionnaire est importante pour vous faire une idée de qui est votre candidat et s’il correspond au poste que vous cherchez à pourvoir. Mais avec vos questions, vous montrez aussi une part de vous ! Montrez que vous êtes structuré, commencez par exemple par des questions simples pour mettre à l’aise, pour aller vers le plus complexe. N’hésitez pas à poser le contexte de vos questions en expliquant pourquoi tel ou tel sujet est important pour votre entreprise. En résumé : en lisant vos questions et en y répondant, le candidat aura lui aussi une idée de s’il correspond à votre besoin et si vous correspondez au sien.
N’hésitez pas à poser une question pour tester ses compétences : l’entretien vidéo différé peut aussi être un moyen de tester une ou deux compétence(s) grâce à des questions de mise en situation. Par exemple, vous pouvez tester le niveau d’anglais en posant une question dans cette langue et demandant son utilisation dans la réponse. Vous pouvez aussi expliquer une situation et demander au candidat comment il prendrait en main cette problématique.

Bon à savoir : pour chaque question, il est important de préciser si le candidat a le droit de préparer la question et en combien de temps (d’un temps précis à un temps illimité). Vous pouvez tout à fait choisir de proposer quelques questions sans préparation et d’autres, pour lesquelles vous souhaitez voir une certaine réflexion, avec préparation.

En savoir plus : Entretien vidéo différé : quelles questions poser selon le profil que vous souhaitez recruter ?

Répondre aux interrogations des candidats et donner des conseils

Nous en avons parlé, n’importe quel entretien déclenchera de l’appréhension pour vos candidats. C’est aussi le cas pour l’entretien vidéo différé mais sachez qu’il est aisé de rassurer vos candidats avec de la pédagogie.

Par exemple, il est possible d’ajouter une étape d’explication de l’entretien vidéo différé, de comment cela va se passer, etc. avant de donner accès aux questions. Vous pouvez choisir de parler de votre entreprise, pourquoi elle a choisi ce format d’entretien, ce qui est attendu et comment tout cela va se dérouler.

Certains outils permettent aussi d’accéder à une foire aux questions, qui répondent aux interrogations des candidats, notamment sur la partie technique. C’est ensuite votre rôle d’expliquer l’intérêt de cette étape afin que les candidats soient les plus à l’aise possible.

L’avantage, c’est que ces éléments sont à préparer une seule fois. L’ensemble de vos candidats y aura accès sans que vous ayez à recommencer à chaque nouveau poste ouvert.

En savoir plus : Expliquer l'entretien vidéo différé à vos candidats

Choisir le bon outil pour proposer l’entretien vidéo différé à ses candidats

Il est indéniable que l’entretien vidéo différé a de nombreux avantages et qu’il peut vraiment aider les recruteurs dans certaines étapes du processus de recrutement. Mais comment choisir le bon outil d’entretien vidéo différé ? Comment être sûr qu’il vous facilitera la vie et qu’il sera utilisable sur le long terme ?

Beaucoup de critères sont à prendre en compte. Prenons 4 exemples :

Il doit vous permettre de personnaliser tous les entretiens (couleurs, logos, ajout de contenus, choix des questions, envoi d’emails…) pour que votre marque soit visible et compréhensible.
Il doit pouvoir être intégré à votre ATS (Applicant Tracking System) afin que les données soient bien centralisées.
Il doit bénéficier d’un support technique en cas de problème ou de bug, pour que vous n’ayez pas à gérer ce genre de soucis.
Il doit respecter les règles de confidentialité et de protection des données, notamment les exigences du RGPD (Règlement général sur la protection des données).

Il est donc important de lister tous les éléments essentiels pour votre équipe et vous pour vous permettre de bien choisir votre outil d’entretien vidéo différé et de profiter de tous les avantages de ce format d’entretien le plus facilement possible.

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