Was ist eine Initiativempfehlung und wie baut man Talent Pools mit Mitarbeiterempfehlungen auf?

Im Laufe der Jahre haben sich immer mehr Personalverantwortliche von den Vorteilen der Mitarbeiterempfehlung überzeugen lassen. Die Vorteile eines Empfehlungsprogramms innerhalb eines Unternehmens sind vielfältig. Dieser Recruiting-Kanal erfordert nur ein geringes Budget (nur die Empfehlungsprämie bei erfolgreicher Einstellung plus eventuelle Incentives für ein Gamification-Programm), und die Recruiting-Teams müssen nur wenig Zeit für das Projekt aufwenden, da es die Mitarbeitenden sind, die die Kandidat:innen finden.

Aber warum sollten Sie sich bei der Einrichtung eines Empfehlungsprogramms darauf beschränken?

Langfristige Referrals: Die Geburt der Initiativempfehlungen

Schon bei der klassischen Empfehlung ist es einfach, "langfristig" zu denken. Wenn 1 von 5 der empfohlenen Kandidat:innen für eine offene Stelle rekrutiert wird, was passiert dann mit den letzten 4?

Wie auch bei anderen Recruiting-Kanälen ist es leider oft die Regel, dass das Potenzial von nicht eingestellten Bewerbenden ungenutzt bleibt . Und das, obwohl bereits alles getan wurde: Vorqualifizierung, Skills Matching, Abgleich der Werte des Unternehmens mit denen des Bewerbers usw. Wenn Sie diese interessanten Profile in Ihrem Talent Pool für künftige Stellenausschreibungen behalten, ist das bereits ein erster Schritt in Richtung proaktiver Rekrutierung.

Aber die Initiativempfehlung geht noch einen Schritt weiter.

Initiativempfehlung: Definition

"Initiativempfehlung" ist ein Begriff, der die Empfehlung eines Profils ohne Zuordnung zu einem konkreten Stellenangebot beschreibt.

Eine Initiativempfehlung (oder General Referral) ist dasselbe wie eine Initiativbewerbung, mit dem Unterschied, dass die Mitarbeitenden, die ein Profil vorschlagen, zuerst kontaktiert werden, wenn eine passende Stelle frei wird. 

Was ist nun eigentlich der Vorteil für Unternehmen? Für einige Stellen ist es nicht einmal notwendig, die kostspielige und zeitaufwändige externe Recruiting-Phase zu durchlaufen: Denn die zu einem früheren Zeitpunkt empfohlenen Profile erfüllen bereits die erforderlichen Kriterien und werden direkt für Vorstellungsgespräche kontaktiert.

Wenn sie annehmen, sind die Veröffentlichung des Stellenangebots und eine Vorqualifizierung neuer Kandidat:innen nicht mehr notwendig - ein beträchtlicher Schub für eine bessere Time to Hire!

Initiativempfehlung + CRM: Das Erfolgsduo für proaktives Recruiting

Wie können Sie sich auf zukünftigen Recruiting-Bedarf vorbereiten? Der Schlüssel liegt in der Kombination von:

• Initiativempfehlungen zur Gewinnung von Profilen für künftige Stellenausschreibungen
• der Erstellung und Verwaltung eines Talent Pools mit diesen empfohlenen Profilen innerhalb einer CRM-Lösung (Candidate Relationship Management), die darüber hinaus ermöglicht, einfach mit diesen Talenten in Kontakt zu bleiben..

Mit der CleverConnect Platform können Sie die automatische Übertragung dieser über Initiativempfehlungen gesammelten Profile in einen speziellen Talent Pool in Ihrem CRM einrichten. Die beiden Lösungen sind nahtlos integriert und empfohlene Talente können wie gewohnt in klassische CRM-Aktionen eingebunden werden.

So können Sie:

• Ihren Pool an intitiativ empfohlenen Talenten nach und nach aufbauen oder die dort befindlichen Talente zusätzlich spezifischen Pools (z.B. nach Ausbildung, Skills oder Bereich) zuordnen
• ihnen automatisch Mitteilungen per E-Mail, SMS und/oder WhatsApp zukommenlassen, um sie zu begrüßen, Inhalte mit der Arbeitgebermarke zu teilen, interessante Informationen über ihre Branche zu vermitteln usw.
• Ihre Pools (Referrals-Pool inklusive) einfach durchsuchen oder via Matching die Passung zu aktuellen Vakanzen ermitteln
• diese Talente dann kontaktieren oder ihnen vorschlagen, sich auf ein Stellenangebot zu bewerben.

Klassische oder Initiativempfehlung: Optimaler Cultural Fit für erfolgreiches Recruiting

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Unabhängig davon, wie der Kontakt empfohlen wird (für eine bestimmte Stelle oder mit einer Initiativempfehlung), kennen Ihre Mitarbeitenden Ihr Unternehmen gut und wissen, ob es gut zu den Wünschen ihrer Netzwerkmitglieder passt. Infolgedessen können Sie Empfehlungen von wirklich motivierten Profilen erhalten, mit oder ohne offene Stellen.

Das kulturelle Matching zwischen einem Unternehmen und einem Bewerbenden kann auch ohne ein Stellenangebot erfolgen. Denn: Es kommt auf die Übereinstimmung von Werten und Zielen an.

Größere Flexibilität bei Initiativempfehlungen

Einer der Vorteile der Initiativempfehlung gegenüber der Standardempfehlung? Die Mitarbeitenden fühlen sich weniger "gefangen" von den Kriterien eines Stellenangebots und sind stärker involviert, um relevante Profile zu identifizieren: Es gibt keine anderen Einschränkungen als die Qualität des Profils des Talents, Soft Skills und das Potenzial, in das Unternehmen zu passen.

Die Freiheit, die eine Initiativempfehlung bietet, kann die Begeisterung von Mitarbeitenden wecken, die durch traditionelle Empfehlungsprozesse nicht motiviert werden. Und wir alle wissen, dass ein Empfehlungsprogramm nur dann seine volle Wirkung entfalten kann, wenn die Mitarbeitenden motiviert sind und sich aktiv beteiligen. 

Mitarbeiterempfehlungen sind mittlerweile mit 24% aller Einstellungen unser erfolgreichster Recruiting-Kanal. Neben den “klassischen” Empfehlungen für eine konkrete Stelle sind so genannte Initiativ-Empfehlungen, die nicht an eine aktuelle Ausschreibung geknüpft sind, bei unseren Mitarbeitenden sehr beliebt: Sie reichen Profile aus Ihrem Netzwerk ein, die gut zu adesso passen - unser Recruiting Team schlägt den Kandidat:innen dann die passende Vakanz vor.

Benjamin Nitze - Senior HR Manager @adesso SE

Bieten Sie Orientierung für passende Referrals

Die Arbeitnehmenden orientieren sich in der Regel am Stellenangebot, um die relevantesten Profile in ihrem Netzwerk zu ermitteln. Bei Initiativempfehlungen ist dies jedoch nicht der möglich. Selbst wenn sie das Unternehmen und ihre Kontakte gut kennen, kann es manchmal nützlich sein, ihnen zu helfen, die Relevanz ihrer Empfehlung zu bestätigen.

Bewährte Praxis: Erleichtern Sie die General Referrals, indem Sie eine Art Checkliste erstellen, die Ihren Mitarbeitenden erklärt, wonach Sie idealerweise suchen... oder auch nicht!

Es ist nicht nötig, an komplexen Elementen zu arbeiten; am besten ist es, eine Liste vorzuschlagen, die leicht zu merken ist. Sie könnten zum Beispiel zusammen mit Ihrem Kommunikations-/Marketingteam ein kleines Bild erstellen, das per E-Mail verschickt, im Intranet veröffentlicht oder in Ihren Büros ausgehängt wird.

Initiativempfehlungen: Beispiele für ihre Relevanz im Recruiting

Es gibt viele Fälle, in denen eine Initiativempfehlung ein echter Vorteil für ein Unternehmen sein kann. Hier sind nur ein paar Beispiele. Natürlich ist diese Liste nicht vollständig, und wir entdecken jeden Tag neue Anwendungsfälle. 

• Für Unternehmen, die immer wiederkehrend Vakanzen besetzen müssen: Unternehmen wie Beratungen, Sales-Organisationen oder Gastro-Betriebe sind im Grunde immer auf der Suche nach bestimmten Bewerberprofilen. Für diese Unternehmen sind Initiativempfehlungen der perfekte Weg, um Talent Pools über ihre Mitarbeiternetzwerke aufzubauen.
  
  
• Für Unternehmen mit einer starken kurz-, mittel- oder langfristigen Wachstumsstrategie: Sie sind sich bewusst, dass es ggf. kurzfristig Hiring-Bedarf geben könnte, auch wenn die Stellen noch nicht festgelegt sind. Um dann schnell handlungsfähig zu sein,müssen sie so viele qualifizierte Profile wie möglich für künftige Neueinstellungen in Talent Pools, idealerweise in einem Candidate Relationship Management (CRM) sammeln.
  
  
• Für Unternehmen, die eine Erweiterung ihres Tätigkeitsbereichs planen: Dies kann die Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung oder die Eröffnung neuer Niederlassungen in anderen Städten oder Ländern bedeuten. Im Rahmen dieser Entwicklungen ist es sinnvoll, sich auf die Zukunft vorzubereiten, indem die Mitarbeitende aufgefordert werden, Profile in diesen Bereichen und/oder Regionen zu empfehlen.

• Für Unternehmen, in denen gerade viele neue Mitarbeitenden eingestellt worden sind, die sich gerne am Unternehmensleben beteiligen: Sie sind gerade erst eingetreten, sind motiviert und lernen das Unternehmen kennen. Sie berichten vielleicht über ihre ersten Reaktionen und stellen fest, dass in ihrem Team oder ganz allgemein ein Bedarf an neuen Profilen/Fähigkeiten besteht. Diese neue Perspektive kann helfen, "Lücken" zu erkennen, die für etablierte Mitarbeitende schwieriger zu identifizieren wären.

• Für Unternehmen mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterbindung: Wenn man den Mitarbeitenden die Möglichkeit gibt, sich in das Unternehmensleben einzubringen, und sie dafür belohnt, kann man ihre Loyalität maximieren. Vor allem, wenn sie Profile empfehlen können, von denen sie überzeugt sind, selbst wenn es keine offene Stelle speziell für sie gibt. Dieses Gefühl des Vertrauens ist sehr wichtig und erleichtert die Bindung.

So integrieren Sie Initiativempfehlungen in Ihr Recruiting:

Wie bei klassischen Referrals ist es am wichtigsten, einen Prozess zu definieren und einen Rahmen für Initiativempfehlungen zu schaffen. Hier sind die wichtigsten Schritte:

1. Definieren Sie den potenziellen Bedarf an Initiativempfehlungen entsprechend Ihrer Organisation und Ihren Unternehmenszielen. Insbesondere können Sie Ihren Mitarbeitenden eine grundlegende Vorstellung davon vermitteln, was Sie erwarten.
2. Legen Sie fest, ob Initiativempfehlungen im Rahmen Ihrer Gamification-Strategie die gleichen Belohnungen auslösen wie herkömmliche Empfehlungen. Vergessen Sie nicht, diese Regeln intern zu kommunizieren.
3. Promoten Sie diese Funktion intern mit Botschaften wie „Denken Sie daran, dass wir immer X Profile zu Y Zeiten brauchen. Auch ohne ein konkretes Stellenangebot können Sie das ganze Jahr über einige Profile werben...“.
4. Teilen Sie Erfolgsgeschichten, wenn ein inititativ empfohlenes Profil eingestellt wird, um zu zeigen, wie es funktioniert und dass es sich auszahlt!
   

Es ist auch wichtig, dass Sie das richtige Werkzeug haben , um Ihr Empfehlungsprogramm zu verwalten. Unsere digitale Empfehlungsplattform hat den Vorteil, dass sie sowohl für stellenspezifische als auch für allgemeine Empfehlungen konzipiert ist, einschließlich :

• Chatbot, der die Mitarbeitenden durch den Referral-Prozess führt, je nachdem, ob es für das Profil eine passende Stelle gibt oder nicht
• eine automatische Verknüpfung mit unserer CRM-Lösung, die die automatische Erstellung einer Pipeline mit allgemein empfohlenen Kandidaten ermöglicht
• die Möglichkeit, dank unseres Tools für die Bewerberkommunikation gezielte und personalisierte Mitteilungen an diese speziellen Profile zu senden
  

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