Qu’est-ce que le tag management (ou gestion des mots-clés) dans le recrutement ?

Gestion des mots clés, tag management… d’où ça vient ?

Ce terme provient des métiers de l'administration des données et aussi de certaines professions du marketing digital. Il peut être utilisé dans le monde des ressources humaines lorsqu’il y a une utilisation systématique de mots-clés pour trier les bases de données RH (talents, candidats…). Il s’agit en réalité d’une manière structurée de développer et de gérer votre vivier de talents en plusieurs groupes cibles.

Si l’on s’intéresse aux tags dans le monde du web, il faut savoir que les “tags marketing” sont des étiquettes utilisées pour catégoriser des contenus. Par exemple sur des articles de blog, afin que ces pages soient plus facilement identifiables par les utilisateurs sur les moteurs de recherche comme Google ou Bing.

Dans la gestion des ressources humaines, ils ont globalement la même fonction et servent de critères de recherche lorsque vous souhaitez réaliser des filtres au sein de votre base de données. La combinaison de plusieurs tags permet d'affiner les recherches et de segmenter plus précisément les viviers que vous pourriez avoir créés.

Trouver des candidats les plus pertinents dans votre base de données

Si votre base de données de talents est bien structurée, cela vous ouvre de nouvelles opportunités dans votre démarche de recherche active. Vous pourriez devenir un chasseur de têtes à l’intérieur même de vos viviers de talents ; pas besoin de faire appel à un prestataire externe pour sourcer sur les réseaux sociaux ou les CVthèques. Imaginez les économies que vous pourriez réaliser !

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Utiliser de façon intelligente votre vivier de talents peut être particulièrement payant si vous cherchez à pourvoir un poste pour lequel vous avez besoin de candidats experts (ingénieur, développeur, etc.). Ce type de candidat, très qualifié, doit être approché de façon personnalisée. Ces candidats pénuriques sont difficiles à trouver sur des réseaux externes comme LinkedIn par exemple.

La clé du recrutement de ces talents : vous adressez à eux en les connaissant le plus possible, pour être sûr de faire mouche lorsque vous leur proposez de postuler à l’une de vos offres. Bien les connaître et contacter les bons talents pour le bon poste… ce n’est possible que grâce à une recherche facile au sein de votre vivier de talents, notamment par compétences mais aussi par profils. Et cette recherche facile et rapide, vous l’obtiendrez avec l’utilisation systématique de tags pour catégoriser vos talents.

Identifier les bons profils plus rapidement pour réduire le Time to hire 

La durée pendant laquelle un poste reste vacant est l'un des indicateurs de performance les plus importants quand on parle de recrutement. Vous savez ce que l’on dit : le temps, c’est de l’argent.

L’optimisation de votre base de données de talents peut vous aider à trouver plus rapidement les talents compatibles avec vos besoins et donc à réduire significativement le temps nécessaire pour trouver le bon candidat. Pour cela, il faut disposer de données structurées qui peuvent être filtrées à l'aide de mots-clés (aussi appelés tags). Vous gagnerez du temps et serez bien plus pertinent dans votre sourcing.

Gestion de la relation candidat à long terme

Le temps du recrutement linéaire est terminé. En tout cas, il ne correspond plus à la réalité du marché du travail pour la plupart des postes que vous souhaitez pourvoir.

En savoir plus : Qu'attendent les candidats de leur relation avec les recruteurs ?

Vous le savez, les entreprises doivent dorénavant plutôt se tourner vers le recrutement proactif et investir dans des relations de long terme avec les talents. Parfois, il faut rester en contact avec le même talent pendant des mois avant que le moment ne soit venu de lui proposer un poste qui lui correspond. L’intérêt des candidats potentiels ne peut être maintenu aussi longtemps sans que vous leur apportiez des contenus pertinents, avec une valeur ajoutée sur la personnalisation.

Savoir gérer des tags dans vos viviers de talents vous permet d’avoir une approche spécifique pour chaque profil de candidat, tout en automatisant les prises de contact.

Quelle différence entre tags et viviers de talents ?

Les plateformes de CRM (Candidat relationship management) sont particulièrement utiles pour proposer ce type de relation personnalisée avec les talents. Ces outils proposent généralement deux options pour structurer judicieusement les données concernant les talents de votre vivier :

• la mise en place de tags grâce à des balises
• la création de viviers de talents spécifiques selon des critères donnés

Les deux sont complémentaires mais ne fonctionnent pas tout à fait de la même façon.

Les viviers de talents peuvent être constitués en fonction de critères spécifiques et peuvent être modifiés (ou supprimés) sans modifier ou supprimer les données des talents. Il s’agit finalement d’un regroupement de profils de talents sélectionnés. Ces profils peuvent d’ailleurs être affectés à plusieurs viviers. Par exemple, un profil de silver medalist peut-être affecté à un vivier de silver medalists mais aussi au vivier dédié à son métier. Pour autant son profil spécifique, ainsi que les tags associés ne sont pas dupliqués.

Les tags sont créés dans une bibliothèque globale de tags dans laquelle vous pouvez venir piocher autant de tags que vous souhaitez pour chaque nouveau profil.

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La gestion des tags et des viviers de talents en résumé

💡Exemples de tags à utiliser pour filtrer les talents de votre vivier

Le fait de créer un mot clé se fait en une seconde seulement sur les outils de CRM. Évidemment, leur liste dépend de vos besoins en termes de recrutement. Pour créer une architecture de données pertinente, pensez à sa conception globale avant de vous lancer : quels sont les viviers que vous souhaitez mettre en place et quels seront les tags pour compléter les profils de vos talents ?

Il existe plusieurs tags possibles pour structurer les talents de votre (vos) vivier(s) :

• Tags pour la profession : marketing, ventes, finance…
• Tags pour les compétences : expérience en programmation, langues, études, qualifications scolaires ou professionnelles…
• Tags pour les soft skills : communication, créativité, esprit d'analyse, sens de l'organisation…
• Tags de source : salon de l’emploi, site carrière, médias sociaux, cooptation, ancien alternant ou collaborateur, jobboard…
• Tags pour l'ancienneté : années d’expérience professionnelle, année d’expérience de management…
• Tags selon le potentiel décelé pour un candidat : candidat A, candidat B…
• Tags pour les intérêts et les hobbies : sport, arts, littérature, voyages…
• Tags pour les talents externes ou internes (collaborateurs pour de potentielles mobilités)

Il en existe beaucoup d’autres et tous ne correspondent pas à vos besoins : sachez prioriser et ne sélectionner que ce qui vous sera utile pour ne pas complexifier le système sans raison.

Notre conseil : avant de vous lancer, organisez des ateliers pour confronter toutes les idées de l’équipe recrutement voire RH. Un bon moyen d’être le plus exhaustif possible.

Le secret de la réussite : mixer tags et viviers de talents spécifiques

Grâce aux deux systèmes de classement, vous disposez de deux strates de données complémentaires au sein de votre vivier global. Les combiner vous permettra d’être encore plus précis dans votre recherche.

Par exemple, si vous utilisez les tags plutôt pour identifier les caractéristiques personnelles (soft skills, personnalité…), vous pouvez tout à fait utiliser d’autres critères pour vos viviers de talents pour ne pas dupliquer les informations.

Les destinataires d’une newsletter sur un sujet donné peuvent constituer un vivier spécifique, tout comme les participants à un événement particulier peuvent constituer un vivier spécifique, eux aussi.

Les intérimaires qui doivent être contactés plus fréquemment pour des postes saisonniers vacants peuvent être regroupés dans un vivier dédié, puis filtrés, par exemple, en fonction de la région ou de la disponibilité, sur la base des tags que vous aurez définis.

Les différentes combinaisons entre tags et viviers, ainsi que les informations des profils (lieu de vie, emploi actuel, prétentions salariales…) feront de votre base de données de talents un instrument de recrutement très efficace.

Recrutement : nos conseils pour la gestion des tags

Fixez les règles : définissez la liste des tags dès le début

La création et l’attribution de tags se font très facilement sur un CRM. Raison de plus pour veiller à cadrer le système. Vous n’aurez pas de meilleurs résultats de recherche au sein de votre vivier global si vous avez un grand nombre de tags. D’ailleurs, ce serait peut-être même plutôt l’inverse, surtout si vous êtes nombreux à travailler sur le même outil.

Si tout le monde crée une balise à chaque nouveau besoin sans regarder ce qui existe déjà, vous risquez d’avoir des doublons et de rendre confuse l’action de filtre.

Mieux vaut se mettre d’accord dès le départ, en équipe, sur le système de gestion des balises : définissez la liste globale ainsi que la terminologie et les règles d’appellation si jamais création il doit y avoir au fil du temps.

Tenez compte des différents points de vue pour une liste de tags cohérente

Il est très important de déterminer collectivement les tags qui peuvent être attribués aux différents talents.

Ces décisions doivent concerner tous les collaborateurs qui seront amenés à travailler avec ces tags (recruteur, marketing RH, responsable de recrutement…). Il n’est pas nécessaire que tout le monde participe à leur définition mais chacun devra tout de même être à l’aise avec les choix et les comprendre pour bien les appliquer au quotidien.

Définissez vos publics cibles : l’importance de connaître le marché dans lequel vous recrutez

Une analyse précise du marché est nécessaire pour créer un ensemble de tags cohérent. De quel type de profil avez-vous besoin ? Sont-ils nombreux sur le marché du travail ? Qu’attendent-ils de vous ? En bref : qui sont ces talents que vous souhaitez conserver dans vos viviers ?

Pour pouvoir approcher individuellement chaque talent qui pourrait devenir un candidat de qualité, il faut les connaître sur le bout des doigts.

Pour arriver à déterminer des filtres cohérents avec la réalité du marché de l’emploi dans votre branche, n’hésitez pas à vous inspirer des offres d’emploi que vous pourriez avoir en ligne ou archivée. Jetez aussi un œil à celles de vos concurrents dans les domaines où vous souhaitez recruter !

Attribuez des autorisations : gardez vos tags cohérents

Si la définition des tags doit être cadrée… leur utilisation doit l’être aussi ! Qui dans l’équipe sera chargé de créer et mettre à jour ces tags ? Qui, au contraire, ne pourra que les utiliser et non les modifier ?

Notre conseil : choisissez une plateforme de CRM qui pourra vous permettre d’attribuer différents niveaux d’autorisation pour garder un système propre et facilement utilisable.

Aussi, certains outils permettent de suivre toutes les actions réalisées par les membres de l’équipe. Comme cela, vous gardez un historique de vos différentes modifications et vous pouvez optimiser en permanence la structure de votre base de données sereinement.

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Veillez à la confidentialité des données de vos candidats : la base de tout

N’oubliez pas de demander à vos talents de compléter leur profil ou de le mettre à jour de façon régulière, notamment par mail ou newsletter. Vous pouvez le demander automatiquement grâce au paramétrage disponible dans votre outil de CRM. Si le profil n’a pas été mis à jour au cours d’une période donnée (1 an par exemple), un mail sera automatiquement envoyé au talent.

De cette manière, vous êtes certains d’avoir des données à jour et donc utilisables dans le cadre de vos actions de sourcing. Et vous proposez aussi une expérience candidat conforme au RGPD, bien après avoir obtenu le consentement des talents de vos viviers pour être contactés par vos soins.

Le tag management dans le monde du recrutement

Un vivier global de talents ne sera efficace que s’il est structuré via des viviers spécifiques et complété par des tags pertinents. Une base de données bien conçue et mise à jour régulièrement est une condition obligatoire pour avoir une approche personnalisée de votre relation avec vos talents, dans des délais tout à fait acceptables. Ne passez pas à côté de tous les bénéfices d’avoir un vivier de talent qui facilitera votre sourcing interne.