Recruiting: Was ist Tag Management?

Tag management ist ...

… eine Bezeichnung im Personalmanagement für die systematische Verschlagwortung von Datensätzen in der HR-Datenbank und damit ein mögliches Konzept, um die eigene Talent Pipeline strukturiert aufzubauen und zu verwalten.

Der Begriff „Tag“ kommt aus dem Englischen und heißt übersetzt so viel wie „Schlagwort“ oder „Etikett“. Im Internet werden Tags genutzt, um Inhalte und Themen auf Websites zu kategorisieren und schneller auffindbar zu machen. Im Personalmanagement haben sie im Prinzip die gleiche Aufgabe und dienen als Suchbegriffe für die Such- und Filterfunktionen innerhalb der HR-Datenbank. Durch die Kombination verschiedener Tags kann die Suche verfeinert und die Zielgruppe exakter segmentiert werden.

Im Online Marketing beschreibt der Begriff Tag Management ein Verfahren, mit dessen Hilfe Tags automatisiert bearbeitet oder getauscht werden können. Dabei werden Tracking Codes auf Websites und mobilen Apps eingebaut, ohne dabei den Quellcode zu verändern. Das erleichtert das Tracking der Nutzer auf der Website mit minimalem IT-Aufwand.

Was leistet eine strukturierte HR-Datenbank?

In Zeiten von Fachkräftemangel und Bewerberknappheit sind valide Kandidatendaten das Gold des Recruiters. Dazu zählen natürlich nicht nur die klassischen Kontaktdaten, sondern auch Informationen zum persönlichen Werdegang, zu bisherigen Touchpoints, zur Kontakthistorie, zu individuellen Interessen, Skills und Karriereplänen. Je mehr Informationen das Unternehmen zu Talenten, Kandidat:innen und Bewerber:innen sammelt, umso notwendiger ist es, diese Datenmenge zu strukturieren, um Recruiting-Maßnahmen wirklich passgenau zu gestalten – zu Gunsten des internen Active Sourcing, der Time to Hire und eines langfristig erfolgreichen Talent Relationship Managements.

Passgenaue Kandidat:innen finden

Eine gut strukturierte Datenbank eröffnet neue Active-Sourcing-Möglichkeiten innerhalb Ihrer eigenen Talent Pipeline. Sie können als interner Headhunter agieren, ohne zusätzliche Kosten für einen externen Dienstleister zu zahlen. Gerade bei Spezialbesetzungen, für die meist eine kritische Zielgruppe persönlich angesprochen werden muss, zahlt sich Active Sourcing innerhalb der eigenen Talent Pipeline aus. Hier geht es in der Regel um Talente, die nur schwer zu finden und zu überzeugen sind, wie etwa Ingenieure, Programmierer oder erfahrene Führungskräfte. Um sie erfolgreich rekrutieren zu können, müssen Sie Ihre Zielgruppe genau kennen, passgenaue Kandidaten in Ihrer Talent Pipeline finden und sie mit den richtigen Argumenten überzeugen. Eine systematische Verschlagwortung aller Kandidatendaten erleichtert die spezifische Suche nach dem richtigen Talent.

Schnellere Stellenbesetzung

Die Dauer, für die eine Stelle unbesetzt bleibt (Cost of Vacancy), ist eine der zentralen Kennzahlen für das Recruiting. Zeit ist schließlich Geld. Der Aufbau einer eigenen HR-Datenbank kann helfen, die passenden Kandidaten schneller zu finden und so die Time to Hire signifikant zu senken. Voraussetzung dafür ist aber eine Datensammlung, die sich strukturiert und nach schlüssigen Schlagworten durchsuchen und filtern lässt.

Langfristige Beziehungspflege

Lineares Recruiting, das mit einer Stellenanzeige beginnt und mit der Besetzung endet, entspricht nicht mehr den Gegebenheiten des Arbeitsmarkts. Unternehmen müssen in ein langfristiges Candidate Relationship Management investieren und den Kontakt zu Kandidaten mitunter auch über Jahre hinweg pflegen, bis der richtige Zeitpunkt und passende Vakanz für eine Besetzung gegeben sind. Nur mit relevantem Content, der einen individuellen Mehrwert bietet, kann ein Talent so lange bei der Stange gehalten werden. Tag Management gewährleistet auch hier eine zielgruppenspezifische Kandidatenansprache durch die exakte Segmentierung Ihrer Talent Pipeline.

Was ist der Unterschied zwischen Tags und Pools?

CRM-Plattformen bieten meist zwei Optionen, um eine sinnvolle Struktur in die Daten zu bringen: die Verschlagwortung mit Hilfe von Tags und das Anlegen von Talent Pools. Pools haben den Vorteil, dass sie nach Bedarf und basierend auf bestimmten Kriterien zusammengestellt und wieder aufgelöst werden können, ohne dabei den einzelnen Datensatz zu verändern, zu duplizieren oder zu entfernen. Bei einem Talent Pool handelt sich also um einen Gruppierung von ausgewählten Talent-Profilen, wobei jedes einzelne gleichzeitig mehreren Talent Pools zugeordnet sein kann, ohne mehrfach in der Datenbank angelegt zu sein. Gleichzeitig kann jedes Talent-Profil mit einer beliebigen Anzahl an Tags bzw. Schlagworten versehen werden, die übergeordnet angelegt werden und für jeden Datensatz zur Auswahl stehen.

💡 Beispiele für Tag-Konzepte

Tags können leicht erstellt werden. Welche Schlagworte Sie konkret vergeben wollen, hängt von den individuellen Anforderungen an Ihr Recruiting ab. Sie müssen entscheiden, welche Art von Information über die Talent Pools und welche über Tags abgebildet werden sollen, um daraus eine sinnvolle Daten-Architektur zu schaffen. Um Kandidaten-Daten zu strukturieren, kommen verschiedene Arten von Tags in Frage:

• Tags für potenzielle Abteilungszugehörigkeiten (z.B. Marketing, Sales, Finance)
• Tags für Hard Skills (z.B. Programmiersprachen, Fremdsprachen, Studium, Schul- oder Berufsabschluss, Weiterbildungen)
• Tags für Soft Skills (z. B. Kommunikationsstärke, Kreativität, Analytisches Denken, Organisationstalent)
• Tags für Sourcing-Quellen (z. B. Karriereseite, Business-Netzwerk, Recruiting-Events, Mitarbeiterempfehlung)
• Tags für Seniorität (z. B. Berufserfahrung, Führungserfahrung)
• Tags für Kandidaten-Ranking (A-Kandidat, B-Kandidat, etc.)
• Tags für interne oder externe Kandidaten
• Tags für Interessen (Sport, Kunst, Literatur, Reisen, etc)

Tag Management & Talent Pools in Kombination

Mit Tags und Talent Pools stehen Ihnen in der Datenbank zwei Strukturierungsebenen zur Verfügung, die Sie sehr gut kombinieren können, um auf diese Weise noch genauere Schnittmengen zu erhalten. Wenn sich die Verschlagwortung der Datensätze zum Beispiel eher an persönlichen Merkmalen orientiert, können die Pools eine andere Dimension abbilden. Empfänger eines Karriere-Newsletters können zum Beispiel einen eigenen Pool bilden oder Teilnehmer von Recruiting-Veranstaltungen, die im Nachgang mit zusätzlichen Informationen versorgt werden sollen. Auch Aushilfen, die vermehrt bei saisonal wiederkehrenden Vakanzen angesprochen werden müssen, können in einem Pool zusammengefasst werden und dann im zweiten Schritt über die Verschlagwortung zum Beispiel nach Regionen oder Verfügbarkeit gefiltert werden. Die verschiedenen Filterkombinationen aus Tags und Pools sowie den Profilfeldern (z. B. Ort, aktuelle Position, Gehaltsvorstellung) des jeweiligen Datensatzes machen Ihre Datenbank zu einem wirkungsvollen Recruiting-Instrument.

Tipps für Ihr Tag Management

Legen Sie im Vorfeld die Spielregeln fest!

Auch wenn Tags schnell und unkompliziert vergeben werden können, achten Sie darauf, dass dies nicht unkontrolliert geschieht. Mehr Schlagworte führen nicht zwangsläufig zu besseren Suchergebnissen. Heikel wird es vor allem dann, wenn mehrere Personen in ein und demselben System arbeiten. Hat nun jeder die Möglichkeit eigene Tags anzulegen, wird es schnell unübersichtlich. Erst recht wenn am Ende verschiedene Schlagworte für ein und dieselbe Spezifikation zur Auswahl stehen. Besser ist es, von Beginn an eine grundsätzliche Systematik festzulegen verbunden mit der Absprache zu Begrifflichkeiten und Namenskonventionen.

Berücksichtigen Sie verschiedene Sichtweisen!

Legen Sie gemeinschaftlich fest, welche Tags grundsätzlich vergeben werden können. Idealer Weise wird das von den Mitarbeitenden entschieden, die regelmäßig mit der Datenbank arbeiten. Das sind in der Regel Recruiter, Sourcer oder Personal-Marketer, aber auch Hiring Manager, die einen besseren Überblick haben, wenn es beispielsweise um das Thema Skillsets geht. Wenn das Projektteam „Tag Management“ verschiedene Sichtweisen berücksichtigt, entsteht am Ende ein tragfähiges System für die Strukturierung Ihrer Talent-Daten.

Definieren Sie Ihre Zielgruppen!

Eine genaue Zielgruppenanalyse ist notwendig, um eine Tag-Sammlung zu erstellen, mit der sich diese Zielgruppen abbilden bzw. aus der Datenbank filtern lassen. Das Erstellen von Candidate Personas kann hier hilfreich sein. Aus ihnen lassen sich oft Schlüsselbegriffe herauslesen, mit denen geeignete Kandidaten über die Such- und Filterfunktionen gefunden und individuell angesprochen werden können. Auch ein Blick auf aktuelle und archivierte Stellenausschreibungen kann helfen, Anregungen für Tags zu bekommen.

Vergeben Sie Zugriffsrechte!

Bestimmen Sie gezielt Team-Mitglieder, die künftig für Tag-Verwaltung zuständig und somit berechtigt sind, neue Tags zu erstellen oder das Setup gegebenenfalls zu entschlacken. Talent Acquisition Plattformen wie die von CleverConnect bieten die Möglichkeit, ein fixes Set an Tags vorab zu definieren, diese Tags zentral zu managen und Berechtigungen für das Erstellen neuer Tags gezielt an einzelne Team-Mitglieder zu vergeben. So behalten Sie den Überblick über vergebene Tags, können an zentraler Stelle Anpassungen vornehmen und optimieren so fortlaufend die Struktur und damit die Durchsuchbarkeit Ihrer Datenbank. Denn das ist die Basis dafür, echten Mehrwert aus einem CRM zu ziehen.

Achten Sie auf Datenhygiene und Datenschutz!

Fordern Sie Ihre Talente in regelmäßigen Abständen per E-Mail oder Newsletter zur Vervollständigung ihres Profils auf. Das kann zum Beispiel automatisiert erfolgen, wenn innerhalb einer festgelegten Zeitspanne das Profil nicht aktualisiert wurde. Auf diese Weise sichern Sie Ihre Datenqualität und vermeiden Dateileichen in Ihrer Talent Pipeline. Gleichzeitig können Sie diese Automatisierung mit der Auffrischung der DSGVO-Zustimmung verbinden und zum aktualisierten Profil auch die Verlängerung der Einwilligung zur Datenverarbeitung einholen.

Fazit
Eine umfangreiche Talent Pipeline kann nur dann ein wirkungsvolles Recruiting-Instrument sein, wenn Sie so aufgebaut und strukturiert ist, dass Recruiter mit den darin enthaltenen Daten sinnvoll arbeiten können. Ein durchdachtes Tag Management ist die Grundlage für eine exakte Segmentierung nach Zielgruppen und damit Voraussetzung für eine zielgruppenspezifische Kandidatenansprache. Tag Management erweitert auch die Möglichkeiten des Active Sourcing innerhalb der eigenen HR-Datenbank, weil eine systematische Verschlagwortung der Datensätze die Grundlage für Such- und Filterfunktionen bildet und somit in kürzester Zeit zu passgenauen Ergebnissen bei der Kandidatensuche führt.