Mitarbeiterempfehlungen | Der praktische Leitfaden für Recruiter

Mitarbeiterempfehlungen: Wie definiert man diesen Recruiting-Kanal?

Recruiting ist heutzutage eine wahre Kunst, denn die Sourcing-Phase birgt zahlreiche Herausforderungen, insbesondere im Hinblick auf den in Deutschland und europaweit herrschenden Arbeitskräftemangel. Es gibt verschiedene Vorgehensweisen, um die „seltene Perle“ zu finden, aber die klassischen Recruiting-Kanäle (Jobbörsen, Veröffentlichung von Stellenanzeigen in sozialen Netzwerken, Personalvermittlungsagenturen…) reichen nicht mehr aus und/oder werden immer teurer.

Angesichts der aktuellen Herausforderungen im Recruiting kann es sinnvoll sein, andere Kanäle in Betracht zu ziehen: Employee Advocacy (Mitarbeitende werden zu Botschafter:innen Ihrer Arbeitgebermarke), Talent Nurturing (Sie pflegen Ihre Talent Pools, um eine langfristige Beziehung aufzubauen) und natürlich Mitarbeiterempfehlungen.

Wenn Sie diese Kanäle in Ihrer Recruiting-Strategie berücksichtigen (ohne dabei Ihre anderen Sourcing-Kanäle zu ersetzen), können Sie viel gewinnen.

Was sind Mitarbeiterempfehlungen?

Mitarbeiterempfehlungen sind eine zunehmend verbreitete Recruiting-Methode, die nicht nur Recruiter:innen, sondern auch Mitarbeitende einbezieht. Genau darin liegt ihre größte Stärke: Bei der Mitarbeiterempfehlung werden die Mitarbeitenden eines Unternehmens und ihre Netzwerke genutzt, um potenzielle qualifizierte Kandidat:innen für eine ausgeschriebene Stelle zu finden.

Der Vorgang der Empfehlung erfolgt durch die Mitarbeitenden. Diese machen eine Person aus ihrem (meist beruflichen) Netzwerk ausfindig, die den Kriterien einer Stellenanzeige ihres Unternehmens entspricht. Nachdem sie sich mit der Person über die Stelle und das Unternehmen unterhalten haben, schlagen sie das Profil vor. Wenn die Person sich bewerben möchte, beginnt das normale Einstellungsverfahren. Zu diesem Zeitpunkt kennen die Bewerber:innen die Stelle und das Unternehmen bereits gut. Wenn sie sich für eine Bewerbung entscheiden, sind sie wirklich motiviert.

Die empfehlende Person profitiert ihrerseits von Vorteilen (Empfehlungsprämie, Belohnungen, Geschenke), wenn das von ihr empfohlene Profil eingestellt wird.

Mitarbeiterempfehlungen werden fälschlicherweise oft mit Vetternwirtschaft oder einfachen Referenzen verwechselt. Sie sind jedoch an klare Regeln gebunden, die das Unternehmen vorab festgelegt hat.

Mehr erfahren: Mitarbeiterempfehlungen: Definition, Glossar und Synonyme

Belegschaft, Bewerber:innen: Welche Rolle spielen die verschiedenen Akteure?

Normalerweise sind Recruiter:innen „allein“ auf der Suche nach Profilen, die auf die von ihnen zu besetzenden Stellen passen. Manchmal werden sie von spezialisierten Personalvermittlungsagenturen unterstützt, doch in der Regel arbeiten Recruiter nur mit den Hiring Managern (internen Führungskräften, die nach neuen Profilen für ihre Teams suchen) zusammen.

Mitarbeiterempfehlungen eröffnen den Mitarbeitenden eines Unternehmens die Möglichkeit, sich am Recruiting zu beteiligen, unabhängig davon, ob sie selbst eine Stelle zu besetzen haben oder nicht. Sie werden zu Botschafter:innen der Arbeitgebermarke des Unternehmens.

• Empfehlende Mitarbeitende: Beschäftigte, die ein Mitglied (oder mehrere Mitglieder) aus ihrem Netzwerk für eine bestimmte Stelle vorschlagen
• Empfohlene Bewerber:innen: Personen aus dem Netzwerk eines:einer Mitarbeitenden des Unternehmens, die sich für eine Bewerbung auf ein Stellenangebot des Unternehmens entscheiden, nachdem sie von einem:einer Mitarbeitenden überzeugt wurden
• Recruiter: Sie stellen die Regeln für das Mitarbeiterempfehlungsprogramm auf und nehmen die empfohlenen Bewerber:innen in den Standard-Einstellungsprozess auf.
• Hiring Manager: Im Rahmen des normalen Einstellungsverfahrens treffen die Hiring Manager auf die empfohlenen Bewerber:innen, nachdem diese die Phase der Vorauswahl mit den Recruiter:innen durchlaufen haben.

Wer von jemandem empfohlen wurde, hat keine größeren Chancen auf die Stelle als „klassische“ Bewerber:innen. Die Mitarbeiterempfehlung ist kein Freifahrtschein. Allerdings ist das Profil der empfohlenen Person wahrscheinlich qualitativ hochwertiger als andere Profile, die sich zum Beispiel über eine Jobbörse bewerben. Das liegt daran, dass empfohlene Bewerber:innen bereits viele Informationen über die Stelle und das Unternehmen haben und ihre Kompetenzen und Qualifikationen durch die Empfehlung des:der vermittelnden Mitarbeitenden bereits nahezu garantiert sind.

Mehr erfahren: Jemanden empfehlen: Welche Rolle spielen Mitarbeitende und Bewerber:innen?

Was ist ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm?

Wie wir gesehen haben, benötigen Mitarbeiterempfehlungen einen festen Rahmen, um nicht wie Vetternwirtschaft zu wirken. Nur durch klare Regeln in Sachen Transparenz können Mitarbeiterempfehlungen für alle Beteiligten zum Erfolg führen.

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm spiegelt die Mitarbeiterempfehlungsstrategie eines Unternehmens wider. In dem Programm wird der Empfehlungsprozess des Unternehmens festgelegt, darunter:

• die Stellenangebote, die für Mitarbeiterempfehlungen offen sind (Sie müssen als Recruiter:in nicht bei allen Stellenbesetzungen auf Mitarbeiterempfehlungen zurückgreifen)
• die verschiedenen Aktionen, die von den Mitarbeitenden durchgeführt werden können (Vorschlagen eines Profils, Teilen von Stellenangeboten oder Inhalten des Unternehmens…)
• die Bedingungen für die Vergabe von Empfehlungsprämien oder anderen Belohnungen
• die Phasen des Einstellungsprozesses und die jeweiligen Rollen der einzelnen Beteiligten
• …

Kein Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist von Unternehmen zu Unternehmen gleich. Die Einführung eines solchen Programms ist jedoch dringend notwendig, um einen Rahmen für die Abläufe zu schaffen und sicherzustellen, dass sich alle mit dem Prozess wohlfühlen.

Je klarer und attraktiver das Programm ist, desto eher werden Ihre Mitarbeitenden sich beteiligen und Personen aus ihrem Umfeld empfehlen. Auf diese wertvollen Talent Pools und die Fähigkeit Ihrer Mitarbeitenden, Talente von einer Bewerbung zu überzeugen, werden Sie nur ungern verzichten wollen!

Übrigens: Laut einem Nielsen-Bericht vertrauen 78 % der Internetnutzer:innen den Informationen von Mitmenschen mehr als den Angaben einer Marke.

Welche Vorteile bieten Mitarbeiterempfehlungen für Unternehmen?

Über 80 % der Arbeitgeber halten Mitarbeiterempfehlungen für den besten Sourcing-Kanal im Hinblick auf den Return on Investment (CareerBuilder). Dafür gibt es gute Gründe!

Mitarbeiterempfehlungen haben viele Vorteile für alle am Prozess beteiligten Akteure.

Unternehmen, Recruiter: Qualifizierte Talente durch Mitarbeiterempfehlungen anziehen

Laut HR Cloud machen passive Bewerber:innen 73 % der Kandidat:innen aus. Diese Zahl variiert natürlich je nach Zeitpunkt, Branche und Berufsfeld.

Diese Bewerber:innen, die nicht aktiv nach einem Job suchen, sollte man nicht vernachlässigen. Denn auch sie könnten nach guten Gelegenheiten Ausschau halten und lassen sich möglicherweise für eine neue berufliche Herausforderung begeistern.

Häufig haben die bereits angestellten Bewerber:innen alle gewünschten Qualifikationen, aber sie sind nur schwer zu erreichen: An dieser Stelle kommen Mitarbeiterempfehlungen zum Einsatz. Auch ohne aktiv auf Stellensuche zu sein, haben die Profile Kontakt zu Personen aus ihrem Umfeld, insbesondere auch über ihre beruflichen Netzwerke. Wenn Ihre Mitarbeitenden Inhalte über Ihre Marke oder Ihre offenen Stellenangebote teilen, haben Sie die Chance, diese potenziellen Bewerber:innen zu erreichen, ohne dass Sie für das Schalten von Anzeigen bezahlen müssen.

Mitarbeiterempfehlungen sind nicht nur ein geeigneter Recruiting-Kanal für passive Bewerber:innen, sondern ermöglichen auch eine erste Vorauswahl der Bewerber:innen:

Laut The HR Tech Weekly werden 20 % der empfohlenen Bewerber:innen eingestellt, gegenüber 1 % der Kandidat:innen, die sich über klassische Recruiting-Kanäle bewerben. Die Qualität dieser Bewerbungen ist unbestritten, aber es gibt immer Möglichkeiten, Ihre Chancen auf noch besser qualifizierte Bewerber:innen oder einfach auf noch mehr Mitarbeiterempfehlungen zu verbessern.

Mehr erfahren: Mitarbeiterempfehlungen: So verbessern Sie die Bewerberqualität

Entgegen einem verbreiteten Vorurteil werden durch Mitarbeiterempfehlungen keine „Klone“ eingestellt. In den Netzwerken Ihrer Mitarbeitenden sind zwar Personen aus denselben Unternehmen (aber nicht unbedingt aus denselben Abteilungen oder Teams) oder aus denselben Bildungseinrichtungen (aber nicht unbedingt mit derselben Erfahrung) usw. Die Profile der empfohlenen Bewerber:innen sind also nicht identisch mit den Profilen der empfehlenden Mitarbeitenden. Dennoch besitzen sie sehr wohl gemeinsame Merkmale, insbesondere in Bezug auf ihre Erwartungen an ein Unternehmen. Das trifft sich gut: Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden sind ein so gutes Match, dass sie Lust haben, Bekannte in Ihre Firma zu holen!

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Mitarbeiterempfehlungen: Welche Vorteile für Mitarbeitende und Bewerber:innen?

Was ist der Hauptvorteil von Mitarbeiterempfehlungen für Mitarbeitende und zukünftige Mitarbeitende, die aus einer Empfehlung hervorgegangen sind? Ganz einfach: Sie fühlen sich integriert und eingebunden.

Außerdem bleiben empfohlene Bewerber:innen laut iCIMS 70 % länger im Unternehmen als ein Profil, das über einen anderen Recruiting-Kanal eingestellt wurde. Das zeigt, welch gute Grundlage Mitarbeiterempfehlungen für eine langfristige und vertrauensvolle Bindung mit dem Arbeitgeber und der Belegschaft sind!

Für Mitarbeitende sind Mitarbeiterempfehlungen eine Möglichkeit, sich voll und ganz am Leben des Unternehmens, an seiner Entwicklung und seinem Erfolg beteiligt zu fühlen. Natürlich können sie sich eine Belohnung sichern, die sie für ihre Mitwirkung an der Personalbeschaffung erhalten: Empfehlungsprämien, Sachleistungen, Geschenke usw. Die Art der Belohnung hängt davon ab, was im Mitarbeiterempfehlungsprogramm festgelegt wurde.

Das Engagement und die Treue der Mitarbeitenden kommen selbstverständlich auch dem Unternehmen zugute. Alle profitieren.

Inwiefern erleichtern Mitarbeiterempfehlungen das Onboarding?

Wir haben bereits gesehen, dass empfohlene Kandidat:innen länger im Unternehmen bleiben! Das mag daran liegen, dass ihr Profil und ihre Persönlichkeit zu den Grundsätzen des Unternehmens passen.

Es kann aber auch auf ein gutes Onboarding zurückzuführen sein. Laut Workelo entscheiden 80 % der neuen Mitarbeitenden in den ersten sechs Monaten, ob sie in einem Unternehmen bleiben (oder nicht).

Mitarbeiterempfehlungen sind ein echter Vorteil für ein gutes Onboarding, da die empfohlene Person durch den Austausch mit dem:der empfehlenden Mitarbeiter:in während des gesamten Prozesses bereits viele Informationen über das Unternehmen erhalten hat:

• Organisation der Teams
• Ziele und Projekte
• verwendete Tools und Prozesse
• Unternehmenskultur
• usw.

Es fällt leichter, sich in ein Team und ein Unternehmen zu integrieren, wenn man bereits mit dessen Abläufen vertraut ist – und wenn man bereits einen Kontakt im Unternehmen hat!

Interne Kommunikation und Mitarbeiterbindung: Mehr Erfolg durch Mitarbeiterempfehlungen

Mitarbeiterbindung ist ein wichtiges Thema für alle Unternehmen. Natürlich erwarten Mitarbeitende von einem Unternehmen Entwicklungsmöglichkeiten, Gehaltserhöhungen, Schulungen, interessante Projekte usw., aber oft erwarten sie auch Transparenz über den Alltag im Unternehmen.

Dazu dient die interne Kommunikation. Erklären, informieren, anregen: Das Mitarbeiterempfehlungsprogramm kann von der internen Kommunikation genutzt werden, um regelmäßig Präsenz zu zeigen. Sie können Ihren Mitarbeitenden nicht nur einen Überblick über die im Rahmen des Mitarbeiterempfehlungsprogramms zu besetzenden Stellen geben, sondern auch interessante Inhalte mit ihnen teilen, die sie in ihren Netzwerken weiterverbreiten können. Informieren Sie über die Best Practices: Das weckt ihr Interesse und kommt auch Ihnen zugute.

Außerdem wird in den meisten Mitarbeiterempfehlungsprogrammen Gamification eingesetzt (dazu später mehr). Zum Beispiel können Wettbewerbe organisiert werden, besonders engagierte Personen herausgestellt werden usw. All das mit dem Ziel, Ihre Mitarbeitenden für HR-Themen zu begeistern. Eine gute Möglichkeit, der HR- und Recruiting-Arbeit in Ihrem Unternehmen die verdiente Aufmerksamkeit zu verschaffen.

Wie wird ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm eingerichtet und betreut?

Definition von Mitarbeiterempfehlungen: Abgehakt. Vorteile für alle Beteiligten: Abgehakt. Aber wie genau richtet man ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm in einem Unternehmen ein? Hier finden Sie die wichtigsten Tipps, wie Sie ein solches Programm in Ihre Recruiting-Strategie integrieren können.

Ziele des Programms für Mitarbeiterempfehlungen festlegen

Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen, dass Mitarbeiterempfehlungen nicht für alle Unternehmen sinnvoll sind. Sie eignen sich besonders für Unternehmen, die bestimmte Profile einstellen, insbesondere in Mangelberufen. Einige Unternehmen, die in großem Umfang „leichter“ zu findende Profile einstellen, benötigen nicht unbedingt ein solches Programm.

Der erste Schritt besteht also darin, sich einen Überblick über Ihren Einstellungsbedarf zu verschaffen. Machen Sie sich klar, wo Sie Schwierigkeiten haben und wo Ihre Mitarbeitenden gefragt sein könnten, um die richtigen Profile zu finden.

Mitarbeiterempfehlungen: Für welche Stellen und Profile?

Bevor Sie mit der Gestaltung Ihres Programms loslegen, müssen Sie eine Reihe von Fragen beantworten können. Diese Fragen betreffen insbesondere die Stellen, die Sie durch Mitarbeiterempfehlungen besetzen möchten (Stellen mit hohem Fachwissen, Managementpositionen usw.), die Bereitschaft der Mitarbeitenden, die Profile empfehlen könnten, die Anreize usw.

Wenn die zu besetzenden Stellen keine hohen Fachkompetenzen erfordern, suchen Sie vielleicht nach Profilen mit besonderen Soft Skills: Auch bei der Einstellung solcher Talente können Mitarbeiterempfehlungen helfen.

Erstellen Sie Ihre Liste von Zielen und Prioritäten nicht im Alleingang, sondern befragen Sie auch Ihre internen Stakeholder. Dadurch wird Ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm relevanter und passender für Ihr Unternehmen.

Best Practices für die erfolgreiche Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms

Es gibt einige grundlegende Best Practices, die Sie beim Aufbau Ihres Mitarbeiterempfehlungsprogramms im Hinterkopf haben sollten:

• Legen Sie klare Auswahlkriterien fest, damit die Mitarbeitenden verstehen, welche Art von Profil gesucht wird.
• Setzen Sie auf schnelle und einfache Schritte, um die empfehlenden Mitarbeitenden und die empfohlenen Kandidat:innen nicht zu entmutigen.
• Seien Sie transparent hinsichtlich der Belohnungen und Prämien sowie der Bedingungen für deren Vergabe.
• Kommunizieren Sie regelmäßig über die Ihnen zur Verfügung stehenden Netzwerke, um den Mitarbeiterempfehlungsprozess zu erläutern und zur Teilnahme zu motivieren.
• Beziehen Sie die Teamleiter:innen ein, damit sie ihre Teams zur Teilnahme am Mitarbeiterempfehlungsprogramm ermuntern.
• Verbreiten Sie Inhalte über das Unternehmen, die Unternehmenskultur, die Ziele, die Vorteile des Unternehmens usw., damit die Mitarbeitenden diese Inhalte ihrerseits teilen können.
• Befragen Sie regelmäßig empfehlende Mitarbeitende und empfohlene Bewerber:innen, um Ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm zu optimieren.

Achtung: Es gibt auch Stolperfallen, die Sie lieber vermeiden sollten, zum Beispiel das Mitarbeiterempfehlungsprogramm manuell zu verwalten, Erfolgskennzahlen nicht zu überwachen, Mitarbeiterempfehlungen mit Vetternwirtschaft zu verwechseln usw.

Mehr erfahren: Mitarbeiterempfehlungen: Dos & Don’ts

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Wie sichere ich den Erfolg eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms?

Eines steht fest: Sie sollten Ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm erst dann starten, wenn Sie im Vorfeld ermittelt haben, an welchen Stellen Ihre derzeitige Strategie verbesserungswürdig ist. Benötigen Sie mehr Bewerbungen? Wenn ja, wie viele? Müssen Sie Ihre Konversionsrate erhöhen oder die Anzahl der von Ihnen geführten Vorstellungsgespräche reduzieren? Muss Ihr Image als Arbeitgeber verbessert werden?

Nun wissen Sie, wie Sie den Erfolg Ihres Mitarbeiterempfehlungsprogramms messen können.

Je nach Strategie empfehlen wir Ihnen, insbesondere folgende Kennzahlen zu überwachen:

1. Beteiligungsquote Ihrer Mitarbeitenden in den verschiedenen Phasen des Mitarbeiterempfehlungsprogramms
2. Konversionsrate (Bewerber:innen/Eingestellte) im Vergleich zu anderen Sourcing-Kanälen und insgesamt
3. Dauer des Einstellungsprozesses (Time to Hire) im Vergleich zu anderen Sourcing-Kanälen und insgesamt
4. Kosten des Einstellungsprozesses (Cost per Hire) im Vergleich zu anderen Sourcing-Kanälen und insgesamt
5. Zufriedenheit der Bewerber:innen und der Mitarbeitenden

Ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm langfristig in Schwung bringen

Die Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms ist „nur“ der erste Schritt. Anschließend muss das Programm betreut und langfristig verankert werden. Dazu empfehlen wir Ihnen:

• Ihren ursprünglichen Plan stets im Blick haben und die Ergebnisse analysieren, um gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen
• Mitarbeiterempfehlungen in den internen Kommunikationsplan Ihres Unternehmens integrieren
• motivierte Mitarbeitende finden, sie schulen, ihr Interesse wecken und sie zu Botschafter:innen des Mitarbeiterempfehlungsprogramms machen
• Erfolge hervorheben, wichtige Kennzahlen kommunizieren
• empfohlene Kandidat:innen, die nicht ausgewählt wurden, zu Ihrem Talent Pool hinzufügen

Belohnungen und Prämien: Was ist die beste Wahl?

Dieses Thema ist eines der heikelsten im Zusammenhang mit Mitarbeiterempfehlungen und wird unter Recruiter:innen heiß diskutiert. Es kann sogar vorkommen, dass einige Unternehmen die Vorteile der Mitarbeiterempfehlungen ungenutzt lassen, weil sie sich in dieser Frage nicht entscheiden können. Schade!

Sollten Mitarbeiterempfehlungen belohnt werden – und wenn ja, wie?

Ist die Empfehlungsprämie ein Muss?

Die Antwort lautet: Ja. Selbstverständlich ist die Empfehlungsprämie nicht verpflichtend, und es ist wichtig, sich dessen bewusst zu sein. Dennoch wird die Belohnung im Rahmen von Mitarbeiterempfehlungen allgemein als angebracht angesehen, zumal Mitarbeiterempfehlungen mit entsprechenden Anreizen zunehmend verbreitet sind.

Das bedeutet nicht, dass alle Mitarbeitenden, die jemanden empfehlen, eine Prämie erhalten. Im Allgemeinen sollten Mitarbeitende allerdings zumindest für erfolgreiche Mitarbeiterempfehlungen belohnt werden, d. h. für die Vermittlung eines Profils, das folgende Schritte erfolgreich hinter sich gebracht hat:

1. Einreichen der Bewerbung
2. Durchlaufen aller Phasen des Einstellungsverfahrens
3. Angebot der Stelle durch das Unternehmen
4. Unterzeichnung des Arbeitsvertrags
5. ggf. Bestehen der Probezeit

Sie können auch in Erwägung ziehen, Personen zu belohnen, die Profile empfehlen, die nur einzelne dieser Schritte durchlaufen, wenn auch in geringerem Maße. Achtung: Belohnen heißt nicht unbedingt, eine Prämie zu zahlen.

Auch kleinere Aktionen können im Rahmen Ihres Mitarbeiterempfehlungsprogramms belohnt werden, wie zum Beispiel das Teilen von Stellenanzeigen, Employer-Branding-Inhalten, die Teilnahme an Job-Datings usw.

Prämien, Geschenke, Belohnungen: Verschiedene Wege, sich bei Ihren Mitarbeitenden zu bedanken

Einige Ihrer Mitarbeitenden wären möglicherweise bereit, sich auch ohne Gegenleistung an Ihrem Mitarbeiterempfehlungsprogramm zu beteiligen. Doch um sicherzustellen, dass Sie möglichst viele Ihrer Mitarbeitenden motivieren können, empfiehlt sich der Einsatz von Belohnungen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Sie je nach Mitarbeiterempfehlungsprogramm in Betracht ziehen können: