Vorrangiges Ziel des videogestützten Vorstellungsgesprächs ist es, Recruiter:innen insbesondere im Rahmen der beiden folgenden Herausforderungen beträchtliche Zeiteinsparungen zu ermöglichen:
Gleich vorab: Selbstverständlich kann das zeitversetzte Video Interview den persönlichen Austausch zwischen Recruiter:innen und Bewerber:innen nicht ersetzen. Vielmehr kommt es als zeitsparendes Tool in der Vorauswahl oder im Rahmen der ersten Vorstellungsgespräche zum Einsatz.
Das zeitversetzte Video Interview richtet sich insbesondere an Recruiter:innen, die schnell und einfach die für den weiteren Recruiting-Prozess infrage kommenden Profile identifizieren möchten.
Herausforderung
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Zielsetzung |
Recruiting-Status |
Einsatzzweck |
Mein Unternehmen erhält zu viele Bewerbungen für bestimmte Stellen und mein Recruiting-Team hat nicht die Zeit, alle zu bearbeiten.
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Vorqualifizierung der Kandidat:innen
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1. Stufe: unmittelbar nach der Bewerbung |
Das Videointerview kann als Einstieg in den Recruiting-Prozess genutzt werden. Sobald sie ihre Bewerbung abgeschickt haben, erhalten die Kandidat:innen eine automatische Einladung zu einem zeitversetzten Videointerview.
Dies ermöglicht ein erstes Screening, aus dem nur die wirklich motivierten Profile hervorgehen.
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Meine Recruiter:innen haben nicht die Zeit, allen interessanten Kandidat:innen in der Vorauswahl 30 Minuten zu widmen.
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Vorauswahl der Kandidat:innen
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2. Stufe: nach dem Screening der Lebensläufe |
Das Videointerview kann nach einer ersten Sichtung der Lebensläufe durch die Recruiter:innen eingesetzt werden.
Die interessantesten Kandidat:innen werden zu einem zeitversetzten Videointerview eingeladen, welches das 1. Telefoninterview ersetzen kann.
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Meine Recruiter:innen haben Schwierigkeiten, die Hiring Manager hinzuzuziehen und unter den besten Kandidat:innen die richtige Wahl zu treffen.
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Bewertung der persönlichen Eignung der Kandidat:innen und Auswahl des geeigneten Profils aus einer Shortlist
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Am Ende des Recruiting-Prozesses
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Im Rahmen eines persönlichen Gesprächs laden die Recruiter:innen die Kandidat:innen ein, die nächste Etappe in einem zeitversetzten Videointerview zu absolvieren.
Ein solches Video ermöglicht es, die Persönlichkeit der Kandidat:innen abseits des Lebenslaufs zu erleben und sicherzustellen, dass ein Cultural Fit besteht.
Darüber hinaus kann das Video an den Hiring Manager und das zukünftige Team weitergeleitet werden.
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Meinen Recruiter:innen fällt es schwer, die Hard und Soft Skills der Kandidat:innen zu bewerten.
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Überprüfung der (fachlichen) Eignung der Kandidat:innen
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Vor oder nach einem persönlichen Treffen |
Zeitversetzte Videointerviews können dazu verwendet werden, um Kandidat:innen auf ihre fachliche Eignung zu überprüfen. Ein Beispiel: Für eine Stelle an einer Rezeption, für die hervorragende Englischkenntnisse vorausgesetzt werden, können Sie die Bewerber:innen bitten, den Empfang eines englischsprachigen Kunden „nachzuspielen“.
Außerdem können Sie durch relevante Fragen die Soft Skills Ihrer Kandidat:innen bewerten. Oftmals liefern die Tools für zeitversetzte Videointerviews eine integrierte Fragenbibliothek, die Ihnen bei der Auswahl hilft.
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Mehr zum Thema: Wie nutzt Courir zeitversetzte Videointerviews für seine massenhaften Einstellungen?
Wie funktioniert das zeitversetzte Video Interview?
Mithilfe eines Tools kann das zeitversetzte Video Interview über eine zentrale Plattform verwaltet werden: die Erstellung der Fragebögen (sowohl manuell als auch mithilfe von Standardfragen und Vorlagen), der Versand (wahlweise manuell oder automatisiert), die Aufzeichnung und das Abrufen der Videos etc. Dieses praktische Tool ist sowohl für Recruiter:innen als auch für Bewerber:innen besonders einfach in der Handhabung.
Im Folgenden finden Sie die vier wichtigsten Schritte, bei denen das zeitversetzte Video Interview im Recruiting-Prozess zum Einsatz kommt.
Schritt 1: Erstellen des Video Interviews und der Fragen
Die Recruiter:innen arbeiten die Fragen aus und entscheiden über das gewünschte Format (Video, Audio oder Text).
Anschließend wird für jede der Fragen die für die Antwort anberaumte Zeit, die Möglichkeit für Probeversuche sowie die Anzahl der möglichen Versuche bestimmt.
Darüber hinaus können auch Inhalte zur Vorstellung des Unternehmens bereitgestellt werden, beispielsweise in Form eines Videos, in dem sich eine Führungskraft an die Bewerber:innenn wendet.
Schritt 2: Einladung und Antworten der Kandidat:innen
Zu einem vorab festgelegten Zeitpunkt erhalten die Bewerber:innenn eine personalisierte Einladung per E-Mail. Dies kann z. B. umgehend nach Eingang der Bewerbung oder zu jeder anderen Etappe des Recruiting-Prozesses erfolgen.
Nach Erhalt dieser Mail können die Bewerber:innen auf den darin enthaltenen Link klicken, das gewünschte Aufnahmemedium (Computer, Smartphone, Tablet etc.) auswählen, die Tipps und Anweisungen für die Aufzeichnung lesen und daraufhin die Fragen zu einem geeigneten Zeitpunkt beantworten.
Schritt 3: Auswertung der Videos durch die Recruiter:innen
Für jedes abgeschlossene Video Interview erhalten die Recruiter:innen eine Benachrichtigung.
Nun können sie:
- das Video ansehen
- die schriftlichen Antworten der Bewerber:innen lesen (falls vorhanden)
- verschiedene Kriterien bewerten
- einen Kommentar zum Bewerber:innenn hinterlassen
- den Bewerber:innenn kontaktieren
Schritt 4 (optional): Weiterleitung des Videos an weitere Beteiligte (Hiring Manager, Teammitglieder etc.)
Die Recruiter:innen können die Videos der geeigneten Kandidat:innen mit den anderen am Recruiting-Prozess beteiligten Parteien teilen.
Sämtliche Beteiligten können sich austauschen und gemeinsam entscheiden, welche Profile den Prozess fortsetzen dürfen.
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Was sind die Unterschiede zwischen einem klassischen Live-Interview und dem zeitversetzten Video Interview?
Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Unterschiede zusammen.
Unterschiedliche Ziele
Der erste Unterschied zwischen einem klassischen Vorstellungsgespräch und einem zeitversetzten Video Interview ist die Zielsetzung. Das zeitversetzte Video Interview kommt insbesondere für die Vorqualifizierung und Vorauswahl zum Einsatz, eignet sich jedoch nicht für den direkten Austausch mit den Kandidat:innen. Dieses Tool ist ideal, um eine zeiteffiziente Vorauswahl zwischen den eingegangenen Bewerbungen zu treffen.
Maximale Flexibilität für Recruiter:innen und Bewerber:innen
Schon zwischen einem klassischen Vorstellungsgespräch und einem Video Interview in Echtzeit bestehen große Unterschiede: Bei ersterem müssen sich die Bewerber:innen in der Regel in die Räumlichkeiten des Unternehmens oder an einen dritten Ort begeben. Auf dem immer härter umkämpften Personalmarkt mit immer mehr passiven Kandidat:innen kann es sich jedoch als Vorteil erweisen, den Bewerber:innen durch Ferninterviews mehr Flexibilität einzuräumen. Gerade wenn sich der Recruiting-Prozess mitunter aus mehreren Vorstellungsgesprächen zusammensetzt, brauchen die Bewerber:innen nur dann physisch zu erscheinen, wenn es wirklich notwendig ist. Dies gilt umso mehr für passive Kandidat:innen, die sich bereits in Anstellung befinden.
Zusätzlich zu der nicht ortsgebundenen Flexibilität weist das zeitversetzte Videointerview noch einen weiteren Vorteil auf: Es ist kein bestimmter Zeitpunkt erforderlich. Auch die Reisekosten der Bewerber:innen werden auf ein Minimum reduziert.
Vorstellungsgespräche im Replay
Zwar erleichtern persönliche Vorstellungsgespräche vor Ort oder in Echtzeit die zwischenmenschliche Interaktion, können aber in der Regel nicht für die weitere Nachbearbeitung aufgezeichnet werden (zumindest ist dies nicht üblich). Von den Recruiter:innen wird höchste Aufmerksamkeit verlangt, um die richtigen Fragen und Folgefragen zu stellen und sich ausführliche Notizen zu den für die spätere Entscheidung benötigten Informationen zu machen.
Zeitversetzte Video Interviews werden standardmäßig mit dem Einverständnis der Bewerber:innenn aufgezeichnet und können so oft wie nötig von allen an der Entscheidung beteiligten Personen angesehen werden: sowohl von den Recruiter:innen als auch von den Hiring Managern oder künftigen Kolleg:innen. Dies erleichtert die eingehende Analyse des Kandidatenprofils.
Weniger Stress für die Kandidat:innen
Ob in Echtzeit oder zeitversetzt: Vorstellungsgespräche gehen in der Regel mit einem gewissen Maß an Stress für die Kandidat:innen einher. Bei physischen Vorstellungsgesprächen geht es insbesondere um den Austausch mit Fragen und Antworten, das pünktliche Erscheinen, das richtige Outfit, das optimale Auftreten etc. Zwar kann sich auch die Aufzeichnung eines zeitversetzten Video Interviews als stressig erweisen, jedoch können eine erklärende Einleitung und Tipps zur Umsetzung die Bewerber:innen schnell entspannen.
Das zeitversetzte Video Interview erfordert ein Hilfsmittel
Der letzte große Unterschied: die Technologie. Während ein persönliches Gespräch keine besonderen Hilfsmittel erfordert, benötigt man für ein Video Interview Tools wie Skype oder Zoom. Damit das zeitversetzte Video Interview sowohl für die Recruiter:innen als auch für die Bewerber:innen so zeitsparend wie möglich verläuft, ist auch hier ein entsprechendes Tool vonnöten. Dieses ermöglicht zum einen die Aufzeichnung und zum anderen den Automatisierungsprozess für E-Mails, Einladungen, Videofreigaben etc.
Gut zu wissen: Für die Aufzeichnung des zeitversetzten Video Interviews klicken die Kandidat:innen einfach auf einen per E-Mail erhaltenen Link, den sie ohne Download öffnen können. Sie brauchen dazu keinerlei Programme von Drittanbietern auf Ihren Endgeräten zu installieren.
Die Vorteile des zeitversetzten Video Interviews für Ihren Recruiting-Prozess
Zeitversetztes Video Interview: vorteilhafte Optimierung der Arbeitgebermarke
Das zeitversetzte Video Interview beeinflusst Ihre Arbeitgebermarke auf vorteilhafte Weise. Durch seinen Einsatz demonstrieren Sie Ihre Anstrengungen in Hinsicht auf einen optimierten Recruiting-Prozess und bezeugen, dass Sie Ihre Kandidat:innen nach zukunftsweisenden Kriterien auswählen: Soft Skills und Persönlichkeit.
Diese innovative und einfach zu handhabende Technologie gewährleistet Bewerber:innen einen zielorientierten und zeiteffizienten Kontakt mit Ihrem Unternehmen.
Des Weiteren bietet sich eine hervorragende Möglichkeit, Ihr Unternehmen vorzustellen und Kandidat:innen davon zu überzeugen, dass sie mit ihrer Bewerbung die richtige Wahl getroffen haben.
Die Candidate Experience im Fokus des zeitversetzten Video Interviews
Wie bereits erwähnt, bietet das zeitversetzte Video Interview den Bewerber:innen maximale Flexibilität: Ganz ohne Anreiseaufwand können sie die Interviewfragen zu einem selbst gewählten Zeitpunkt beantworten.
Als Unternehmen können Sie optimal auf den Wunsch der Bewerber:innen nach einem einfachen und schnellen Recruiting-Prozess eingehen, welcher in der Regel nach mehr als drei Wochen als zu lang empfunden wird*. Mithilfe von zeitversetzten Video Interviews anstelle von klassischen Vorstellungsgesprächen können Recruiter:innen in der Vorauswahl zudem viel Zeit sparen. So können sie ihren Kandidat:innen eine schnellere Rückmeldung zukommen lassen und sie zeitnah informieren, ob sie für die nächste Runde ausgewählt wurden.
Mit dem zeitversetzten Video Interview können Sie darüber hinaus optimal auf Ihre individuellen Bewerber:innen eingehen, indem Sie den gesamten Prozess personalisieren. In der Einladung per E-Mail wird der Vorname genannt, die verschiedenen Fragen sind auf den/die Kandidat:in und die zu besetzende Stelle ausgelegt etc. Für einen international ausgerichteten Recruiting-Prozess können Sie mehrsprachige Tools für das zeitversetzte Video Interview nutzen und die gesamte Candidate Journey weitestgehend personalisieren.
*Meteojob-Barometer 2022
Vereinfachte Arbeitsabläufe durch das zeitversetzte Video Interview
Durch vier zentrale Vorteile erleichtert das zeitversetzte Video Interview die tägliche Arbeit der Recruiter:innen:
- Zeitersparnis: Anstatt 30 Minuten im Gespräch mit einem einzelnen Profil zu verbringen, können Sie in der gleichen Zeit 4 bis 5 zeitversetzte Video Interviews vergleichen und viel Zeit bei der Vorauswahl sparen. Gut zu wissen: Sie können für jede Frage eine maximale Antwortdauer vorgeben, damit das zeitversetzte Video Interview die von Ihnen gewählte Gesamtdauer nicht überschreitet.
- Verkürzte Time to Hire: Indem Sie bei der Vorauswahl und Qualifizierung Zeit einsparen, können Sie Ihren Kandidat:innen schneller ein erstes – positives oder negatives – Feedback zukommen lassen. Im Folgenden bleibt Ihnen mehr Zeit für die weniger automatisierbaren Schritte: ausführliche Einzelgespräche, Einstellungstests und praxisorientierte Anwendungen.
- Erster Motivationsfilter: Auch wenn sich die Aufzeichnung eines zeitversetzten Video Interviews für die Bewerber:innen einfach gestaltet, erfordert sie dennoch eine gewisse Vorbereitung. Indem die Kandidat:innen dieser Aufgabe nachkommen, demonstrieren sie ihr ernstzunehmendes Interesse an Ihrem Unternehmen und der zu besetzenden Stelle. Durch diesen ersten Filter vermeiden Sie es, Zeit mit halbherzigen Bewerbungen zu verlieren.
- Kollaboratives Recruiting: Im Gegensatz zu persönlichen und telefonischen Gesprächen sowie Videointerviews in Echtzeit wird das zeitversetzte Videointerview aufgezeichnet. Im Rahmen der Entscheidungsfindung kann es leicht an weitere Recruiter:innen oder die Hiring Manager übermittelt werden, um den gesamten Austausch flüssiger zu gestalten.
Einstellung von Auszubildenden im dualen System – über das zeitversetzte Video Interview
Auch für bestimmte Situationen und spezifische Zielgruppen erweist sich der Einsatz des zeitversetzten Video Interviews als förderlich.
Bei Jugendlichen und Studierenden kann das zeitversetzte Video Interview oftmals ein verstärktes Interesse wecken: auf Messen und Job-Events können Sie ihnen die Aufzeichnung eines zeitversetzten Video Interviews mit einem vorab erstellten Fragebogen anbieten.
Auf diese Weise können Sie erste Kontakte knüpfen und in den kommenden Jahren auf vielversprechende Profile zurückkommen – sowohl für eine duale Ausbildung als auch für ein erstes Stellenangebot. So können Sie mithilfe des zeitversetzten Video Interviews einen hochqualitativen und gut gefüllten Talent Pool aufbauen.
Interne Mobilität und zeitversetzte Video Interviews: ein erfolgreiches Duo
Einige Schulen nutzen das zeitversetzte Video Interview für bestimmte Prüfungen, um den Kenntnisstand ihrer Schüler:innen abzufragen. Diese Möglichkeit zur internen Verwendung können auch Unternehmen für sich nutzen.
Besonders im Rahmen der internen Mobilität ist dieses Tool von großem Nutzen: Bei internen Stellenausschreibungen beseitigt das zeitversetzte Video Interview mögliche Verzerrungen, die bei persönlichen Gesprächen mit bereits bekannten Personen auftreten können. So stellen Sie sicher, dass alle Bewerber:innen die gleiche Behandlung erfahren.
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Best Practices für die Erstellung Ihrer zeitversetzten Videointerviews
Erstellen Sie einen bedarfsgerechten Fragenkatalog
Zeitversetzte Video Interviews reduzieren den Arbeitsaufwand für Recruiter:innen erheblich: Der E-Mail-Versand erfolgt automatisch, die Videos sind ohne Download verfügbar, die Übertragung erfolgt mit einem Klick etc.
Ihre Aufgabe besteht in erster Linie darin, die an Ihre Kandidat:innen gerichteten Fragen auszuarbeiten. Die ideale Grundlage ist ein umfassender Fragenkatalog, auf den Sie für jede neu zu besetzende Stelle zurückgreifen können. Bei Bedarf können Sie selbstverständlich jederzeit neue und spezifische Fragen hinzufügen. Für eine langfristige Basis ist es jedoch ratsam, so früh wie möglich verlässliche Standardfragen anzulegen, die Sie immer wieder abrufen können.
Einige Tools für zeitversetzte Video Interviews stellen ihren Usern Fragenbibliotheken mit Ideen und Vorlagen bereit. Hier finden Sie einige Tipps für die Ausarbeitung Ihrer eigenen Fragen:
- Drücken Sie sich klar und deutlich aus: Ihre Kandidat:innen können Sie bei der Beantwortung Ihres Fragebogens nicht um Erläuterungen oder Umformulierungen bitten. Denken Sie also daran, Ihre Fragen so klar und unmissverständlich wie möglich zu formulieren. Nur so erhalten Sie relevante und verwertbare Antworten.
- Stellen Sie offene Fragen: Das mag logisch klingen, ist in schriftlicher Form aber nicht immer einfach. Können die Bewerber:innen auf Ihre Fragen mit einem kurzen „Ja“ oder „Nein“ antworten, werden Sie nicht viel über ihre Persönlichkeit erfahren. Unser Tipp: Formulieren Sie Ihre Fragen in zwei Sätzen: eine geschlossene Frage + eine Bitte um Präzisierung. Zum Beispiel: „Mögen Sie Teamarbeit? Bitte nennen Sie ein konkretes Beispiel, das Ihre Aussage unterstreicht.“
- Beschränken Sie die Anzahl der Fragen und variieren Sie die Fragetypen: Im Rahmen eines zeitversetzten Video Interviews sollten Sie maximal 3 bis 5 Fragen stellen. Ziel ist es, Ihre Kandidat:innen mithilfe einiger gezielter Fragen besser kennenzulernen und sie dabei weder zu überfordern noch zu entmutigen. Dabei sollten Sie eine Reihe verschiedener Fragen stellen. Zum Beispiel: eine Frage zur Persönlichkeit, eine Frage zur Berufserfahrung, eine Frage zu den Kompetenzen und eine Frage zur Vertiefung eines wesentlichen Punkts in der Stellenbeschreibung.
- Erzählen Sie mit Ihren Fragen eine Geschichte: Die Erstellung Ihres Fragebogens ist wichtig, damit Sie sich ein Bild von Ihren Kandidat:innen und deren Eignung für die zu besetzende Stelle machen können. Gleichzeitig sollten Sie mit Ihren Fragen auch etwas von sich preisgeben: Zeigen Sie, dass Sie strukturiert sind und beginnen Sie z. B. mit einfachen „Wohlfühlfragen“, die dann konkreter werden. Zeigen Sie den Kontext Ihrer Fragen auf, indem Sie erklären, warum dieses oder jenes Thema für Ihr Unternehmen wichtig ist. Kurz gesagt: Wenn die Bewerber:innen Ihre Fragen lesen und beantworten, sollten sie eine Vorstellung davon bekommen, ob sie zu der angebotenen Stelle passen – und umgekehrt.
- Überprüfen Sie die Kompetenzen: Im Rahmen des zeitversetzten Video Interviews können Sie auch die fachliche Eignung Ihrer Kandidat:innen überprüfen. Stellen Sie beispielsweise eine Frage in Englisch und bitten Sie um die Beantwortung in derselben Sprache. Oder beschreiben Sie eine bestimmte Situation und bitten Sie die Bewerber:innen darum, ihre Herangehensweise an die vorgestellte Problematik zu erläutern.
Gut zu wissen: Geben Sie bei jeder Frage unbedingt an, ob und wie lange sich die Bewerber:innen darauf vorbereiten dürfen (von einer vorbestimmten bis zu unbegrenzter Dauer). Sie können beispielsweise leichtere Fragen ohne Vorbereitungszeit ansetzen und bei komplexeren Themen eine gewisse Überlegungszeit anberaumen.
Beantworten Sie die Fragen der Bewerber:innen und geben Sie Tipps
Wie bereits erwähnt: Vorstellungsgespräche sorgen bei den Bewerber:innen in der Regel für ein gewisses Maß an Stress. Dies gilt auch für das zeitversetzte Video Interview – aber mit ein wenig pädagogischem Geschick können Sie Ihre Kandidat:innen schnell beruhigen.
Stellen Sie Erklärungen zur Funktionsweise und zum Ablauf des zeitversetzten Video Interviews bereit, bevor Sie den Zugang zu den Fragen freigeben. Sie können des Weiteren Ihr Unternehmen präsentieren und erläutern, warum Sie sich für dieses Interviewformat entschieden haben, welche Erwartungen Sie daran haben und wie sich der Prozess gestaltet.
Einige Tools bieten auch Zugang zu häufig gestellten Fragen, in denen insbesondere Fragen zu den technischen Abläufen beantwortet werden. Sie können Ihrerseits den Nutzen dieser Etappe erklären, damit sich die Bewerber:innen so wohl wie möglich fühlen.
All diese Elemente brauchen nur einmal vorbereitet zu werden, damit die Kandidat:innen für jede neue Stelle darauf zugreifen können.
So wählen Sie das optimale Tool für den Einsatz des zeitversetzten Video Interviews
Das zeitversetzte Video Interview bietet Recruiter:innen zweifelsohne zahlreiche Vorteile und kann in bestimmten Phasen des Recruiting-Prozesses viel Zeit einsparen. Wie aber gelingt die initiale Auswahl des optimalen Tools für das zeitversetzte Video Interview? Wie können Sie sicher sein, dass es Ihre Abläufe erleichtert und auch langfristig einsatzfähig bleibt?
Vor diesem Hintergrund sind verschiedene Kriterien zu berücksichtigen – darunter die vier folgenden Beispiele:
- Die individuelle Gestaltung Ihrer Interviews (Farben, Logos, Hinzufügen von Inhalten, Auswahl der Fragen, E-Mail-Versand etc.) zur verständlichen und gut wahrnehmbaren Präsentation Ihres Unternehmens.
- Die nahtlose Integration in Ihr ATS (Applicant Tracking System) für eine zentralisierte Datenverwaltung.
- Technischer Support bei Problemen oder Bugs, damit Ihnen im Falle von Schwierigkeiten eine schnelle und effiziente Hilfe bereitsteht.
- Umfassende Vertraulichkeit und Datenschutz, insbesondere die Einhaltung der DSGVO.
Fassen Sie vorab sämtliche für Sie und Ihr Team wesentlichen Elemente zusammen, damit Sie das optimale Tool für zeitversetzte Videointerviews auswählen und alle Vorteile dieses Interviewformats auf einfachste Weise nutzen können.
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