Comment fixer la prime de cooptation ?

Est-il préférable de donner une somme d’argent, un bon d'achat, ou un cadeau ? Quelle formule sera la plus attractive pour inciter les salariés à participer au recrutement de leurs futurs collègues ? Comment structurer la récompense pour les coopteurs ? Comment la verser ? Et comment en fixer le montant ? Cet article est fait pour les recruteurs qui cherchent à encourager le recrutement participatif dans leur entreprise.

Comment structurer la récompense pour une cooptation ?

Opter pour une récompense pécuniaire

La prime de cooptation est souvent versée sous la forme d'une somme d'argent. Elle est appréciée des collaborateurs et simple à mettre en place. Cette pratique est très répandue dans les ESN (Entreprise de Services du Numérique) où les montants peuvent atteindre plusieurs milliers d'euros. Mais d'autres secteurs s'y mettent. Par exemple, en 2022, face à la pénurie des travailleurs, la RATP offre 300 euros par salarié pour favoriser le recrutement.

La récompense pécuniaire a beaucoup d'avantages :

• Elle est claire et facile à comprendre
• Les collaborateurs sont libres de la dépenser ou de l'économiser
• Elle s'intègre facilement sur le bulletin de paie

Recevoir une somme d'argent est plus incitatif pour les équipes. Elles peuvent s'offrir un extra (restaurant, sorties, etc.), payer leurs vacances, ou remplir leur compte épargne. Côté entreprise, les recruteurs n'ont besoin d'aucun outil spécifique pour la verser, même si un système simple de suivi est indispensable pour payer les coopteurs. Un simple tableur peut faire l'affaire même si vous pouvez opter pour un programme de cooptation digitalisé, qui aura d’autres avantages de suivi et d’automatisation

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Donner une prime sous forme de bons d'achat

Les bons d'achat sont une alternative intéressante à l'argent liquide. Vous pouvez choisir parmi plusieurs prestataires, comme par exemple :

• Glady : TirGroupé by Glady
• Up : UpCadhoc
• Edenred : Kadéos

Mais attention, l'attribution de cadeaux et de bons d'achat est soumise aux cotisations sociales. Une exonération est possible sous conditions détaillées par l'URSSAF. Il faut que le cumul des bons d'achat et cadeaux ne dépasse pas 5% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale. En 2023, le plafond est fixé à 3666€, chaque collaborateur peut donc recevoir 183€ par an sans que l’employeur paye de cotisations.

Même si ces cadeaux doivent être remis pour une occasion précise, ils restent un moyen intéressant de baisser vos charges.

Offrir des cadeaux en nature

Les cadeaux en nature suivent les mêmes règles que les bons d'achat. Ils sont soumis à cotisations sociales dans la limite de 5% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale, selon leur valeur d'achat.

Il est bien plus simple pour une entreprise de choisir l'option des chèques-cadeaux. Ils bénéficient d'une exonération de charges et laissent le salarié libre de le dépenser comme il le veut. Les prestataires offrent des applications qui permettent de déléguer la gestion et le suivi de tels programmes, ce qui soulage les équipes recrutement chargées de gérer le programme de cooptation.

Comment verser la prime de cooptation ?

Récompenser les coopteurs immédiatement

La récompense doit être ressentie par les coopteurs pour avoir un effet positif et incitatif. Même si vous souhaitez la payer rapidement, choisir le bon moment est important. Il existe plusieurs possibilités :

1. Quand le candidat accepte la promesse d'embauche : mais il n'est pas garanti qu'il se présente le premier jour de son contrat. Vous risquez d'avoir des cooptations opportunistes.
2. Quand il démarre son contrat : mais vous ne savez pas encore s'il va rester dans l'entreprise.
3. À l'issue de sa période d'essai : attention, elle peut être longue (jusqu'à 8 mois pour un cadre en CDI), vous perdez les bénéfices immédiats de la cooptation.
4. 50/50 entre l'embauche et la fin de la période d'essai : cette solution peut être le juste milieu, à condition que le montant soit assez élevé pour être divisé et rester attractif.

Le choix vous appartient et il doit être adapté au profil recruté, votre secteur d'activité et le contexte de votre entreprise.

En savoir plus : Combien coûte la prime de cooptation pour l’entreprise ?

Soumettre le paiement de la prime de cooptation à des conditions

Si vous voulez éviter les recommandations motivées par l'appât du gain, il est nécessaire de soumettre le versement du bonus à des règles simples. Chaque salarié doit comprendre quand et pourquoi il touchera son bonus.

Vous pouvez structurer la récompense en plusieurs parties débloquées selon différents critères :

• À l'embauche
• Au démarrage de son contrat
• À la fin de sa période d'essai

Mais toutes ces conditions se concentrent uniquement sur la présentation de candidatures, alors que le processus de recrutement fait appel à d'autres ressources : publication d'annonces, marque employeur, réseaux sociaux, etc.

Et si vos collaborateurs partageaient vos posts sur LinkedIn ? Et s'ils commentaient vos publications sur Instagram ou Facebook ? S'ils publiaient sur leurs propres profils personnels que vous êtes en train de recruter ? Toutes ces actions doivent être récompensées pour être encouragées.

Instaurer un programme de cooptation par points

Le programme de cooptation par points permet de récompenser de plus petites actions que la recommandation d'un candidat. Vous ne pouvez pas récompenser vos salariés à chaque fois qu'ils vont commenter ou partager une annonce d'emploi, mais vous pouvez leur donner des points qu'ils vont accumuler pour obtenir des cadeaux et bons d'achat.

L'exemple de Salt and Pepper

Depuis 2018, Salt and Pepper utilise un programme de cooptation à points qui permet d'assurer les embauches dans l'un des secteurs où la pénurie de talents est la plus installée : l'ingénierie.

"Les ingénieurs font partie des talents les plus recherchés sur le marché du travail. Grâce à notre programme de cooptation digitalisé nous pouvons les identifier et les recruter avec succès. Les fonctionnalités de gamification motivent les employés." Hendrik Doht, Directeur de BU en Allemagne chez Salt and Pepper

Ce système permet d'être incrémental dans la participation de chacun et de gamifier la cooptation. En effet, le système de points peut être très détaillé, chacun peut gagner s'il :

• Partage une offre d’emploi
• Si le partage génère des clics
• S'il génère des candidatures

Contrairement au paiement en une seule fois, ce type de cooptation remplit deux objectifs :

1. Impliquer sur le long terme (éviter les recommandations ponctuelles et opportunistes)
2. Encourager toutes les actions de recrutement et pas uniquement le partage d’un CV

Les résultats du programme de cooptation associé à la gamification sont très intéressants !

• Un pourcentage très élevé d'adoption de la cooptation en interne : 66% des collaborateurs sont actifs dans le programme de cooptation
• Plus d'une personne cooptée sur quatre est recrutée
• Grâce au programme de cooptation par points et digitalisé, il y a 29% de candidatures supplémentaires et 17% de recrutements supplémentaires grâce à la cooptation

Comment fixer le montant de la prime de cooptation ?

Impliquer vos équipes avec prudence

Les entreprises ont des pratiques très variables selon les secteurs d'activité et les postes concernés. De 100€ à plus de 10 000€ pour certains profils de cadres dirigeants, il peut paraître complexe de choisir ce qui est le plus pertinent pour vous.

Le montant n'est pas anodin, car il conditionne l'engagement de vos salariés dans ce processus particulier de recrutement participatif. Une prime trop élevée encouragera vos collaborateurs à proposer des profils, mais vous aurez des profils moins intéressants. L'intérêt pour l'argent est un puissant moteur qui peut amener à être moins regardant.

Une bonne méthode consiste à adapter la valeur de la récompense au salaire. Nous vous recommandons de 25% à 100% d'un salaire mensuel moyen, soit de 500€ à 2 500€.

Adapter la prime à la difficulté du recrutement

Si votre entreprise fait face à de fortes difficultés pour trouver des talents, proposez des montants plus attractifs pour les profils rares. Vous voulez que vos équipes identifient une réelle opportunité et pensent à vous quand ils croisent une personne qui pourrait correspondre.

La difficulté à recruter est bien souvent l'accumulation de critères :

• Le lieu de travail
• Les compétences
• Le salaire proposé par rapport au marché
• Le niveau d'expérience

Balayez tous les recrutements sans a priori, la cooptation n'est pas réservée aux compétences rares comme l'IT. Un profil parlant d'assistante commerciale trilingue espagnol et allemand sera tout aussi difficile à trouver, par exemple. Si ce n'est pas déjà fait, mettez en place des indicateurs pour mesurer le degré de difficulté de tous vos postes à pourvoir : nombre de candidatures, qualité des profils (ratio CV reçus/entretiens organisés), durée de publication, etc.

Créer un programme de cooptation est l'occasion de faire un audit de vos processus de Talent Acquisition.

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Aligner sa prime de cooptation sur les concurrents

La guerre des talents porte bien son nom. Quand les compétences manquent, les candidats ont le choix et vous êtes en concurrence avec les autres recruteurs. Les ESN l'ont bien compris, elles organisent régulièrement des concours de cooptation pour recruter des profils en forte pénurie.

Certaines entreprises versent jusqu'à 4000€ de prime. Le groupe LIP, réseau d'agences d'intérim, recrute dans les secteurs difficiles de la santé, hôtellerie-restauration et BTP. Il a revalorisé la récompense de 1500€ à 4000€ pour staffer une centaine d'emplois qui ne trouvaient pas preneur.

Si vous souhaitez revoir votre programme de cooptation, vous pouvez commencer par faire un benchmark de vos concurrents. Une simple recherche sur Google vous permettra d'avoir de bons indices sur les pratiques des "poids lourds" de votre secteur.