Candidatures : 10 façons d’utiliser les messages instantanés (chat) pour un recrutement plus efficace
L’avenir du recrutement : le canal de communication textuel instantané
Aujourd’hui, tout doit aller vite, tout doit être disponible rapidement. Cela est vrai pour les achats, les livraisons, les actualités sur les médias, etc. Pas étonnant que les conversations entre potentiels employeurs et potentiels candidats aillent aussi dans ce sens.
Le fameux Time to hire est de plus en plus important mais il ne doit pas éclipser la qualité de la relation candidat. Faire vite et bien : voilà un challenge !
Et la communication par chat (messages instantanés) peut apporter une réponse très intéressante.
Le téléphone est-il mort dans le recrutement ?
Il serait trop facile de dire oui… mais nous n’en sommes pas très loin. D’autant plus que le temps avance et que les jeunes générations vont devenir de plus en plus prépondérantes dans le monde de l’emploi durant les prochaines années.
Le téléphone est vu par les générations Y et Z comme “une intrusion notamment car il interrompt l’activité en cours” (selon Catherine Lejealle, sociologue spécialiste du digital et professeure à l’ISC Paris).
Prenons deux chiffres :
- 23 % (soit près d’un quart) des 18-34 ans expliquent ne jamais décrocher le téléphone
- 56 % estiment qu’un coup de fil non prévu est forcément une mauvaise nouvelle
Sachant qu’en 2030 (c’est à dire presque demain), 75 % des actifs seront issus de ces générations Y et Z, la bascule est à faire dès maintenant. Vers quoi se diriger ?
Les formats plus “pratiques” comme les messageries instantanées type WhatsApp. Car, comme le précise Catherine Lejealle, ils sont synonyme de liberté, d’indépendance, de prise de recul et de confort dans l’échange et la confiance.
Ces canaux sont aujourd’hui pleinement utilisés par les générations visées : une habitude sur laquelle il faut surfer.
WhatsApp, SMS : les chiffres impressionnants des messages instantanés
Pourquoi un engouement pour le chat ? Tout est une question d’usage et d’appropriation. La discussion instantanée est une réalité dans la vie personnelle ainsi que dans la vie professionnelle (Slack et Teams, pour n’en citer que deux). Ce sont des habitudes ancrées dans tous les pans de nos vies.
Dans le monde professionnel, il y a plusieurs avantages non négligeables aux messages instantanés, totalement en phase avec les desideratas de la majorité des candidats :
- Disponibilité : il y a moins besoin d’être disponible pour un message que pour un appel ou un entretien.
- Capacité de réponse : Il est plus facile de lire et répondre, même en réunion ou au bureau.
- Contrôle : Il y a plus de contrôle dans les échanges et dans les réponses apportées puisqu’elles ne sont pas en “live”.
- Historique et traces écrites : Il y a un historique écrit plus facile à retrouver et à consulter quand le besoin s’en fait sentir.
Sachez aussi que :
- 92% des SMS sont lus dans les 4 minutes suivant leur réception (Médiamétrie)
- 98% des messages Whatsapp sont ouverts (Landbot)
- 91% des personnes ont leur téléphone en main durant toute la journée (SMSMode)
Les entreprises et leurs équipes recrutement & RH doivent donc prendre ce virage rapidement, pour être là où les profils qui les intéressent se trouvent déjà. Là où ils sont plus disponibles et où il sera le plus probable de réussir la prise de contact.
D’ailleurs, le fait de chatter est aussi répandu grâce à l’usage massif d’un autre moyen de communication “instantané” : les médias sociaux.
La messagerie instantanée est aussi sur les réseaux sociaux
S'il existe une messagerie directe par le biais de canaux dédiés comme WhatsApp ou les SMS, le chat direct est également disponible sur des réseaux sociaux comme Facebook Messenger, Instagram et TikTok. C’est évidemment le cas sur d’autres plateformes.
Meta avait prédit l'évolution du monde vers le chat. La preuve par exemple avec l’acquisition de Instagram en 2012 et le lancement de la fonction de chat en 2013. Meta a continué sur cette lancée en achetant WhatsApp en 2014. En maintenant les fonctions de chat sur ces trois plateformes (Facebook, Instagram et WhatsApp), la société a été bien inspirée car :
- WhatsApp a vu son nombre d'utilisateurs mensuels passer de 450 millions à 2 milliards (exploding topics)
- Instagram compte 375 millions d'utilisateurs mensuels sur sa fonction de chat (spectrm)
Ce qui est vraiment intéressant, c'est que les entreprises peuvent publier des offres d'emploi sur les médias sociaux, atteindre des talents passifs et les convertir par le biais d'une application de chat sur le même canal. Cela permet de rendre l'expérience transparente pour le talent.
La messagerie est-elle la seule solution pour toucher vos cibles là où elles se trouvent ? Bien sûr que non. Finalement il ne s’agit pas de n’utiliser que la messagerie instantanée mais de multiplier les canaux de communication de façon intelligente et adaptée à : sa cible, le moment et le message.
👉 En savoir plus sur la communication multicanale dans le recrutement
Faisons maintenant le point sur les différentes possibilités de communication par chat.
Chat (messagerie instantanée) et chatbots : différences et similitudes
Il n’existe pas qu’une seule façon d’échanger par messages instantanés. Lorsque l’on entend parler de “chat”, il est aussi possible de penser au chatbot car cette technologie est basée sur les mêmes codes que le chat classique : des messages courts, des réponses rapides, etc.
La différence entre chat et chatbot est très logique : d’un côté l’échange avec un humain, de l’autre avec un robot (plus ou moins proche de la réalité d’un échange entre humains selon le type de technologie utilisée). Il existe d’ailleurs plusieurs types de chatbots qui peuvent être utilisés dans le monde du recrutement.
Finalement, le chatbot a l’avantage de la disponibilité 24/7 mais l’humain a l’avantage de la pertinence des interactions.
Au cœur de ces deux types d’échanges instantanés, il y a plusieurs avantages, notamment :
- la proximité,
- la facilité,
- la centralisation,
- la rapidité,
- l’optimisation pour les mobiles et les usages digitaux des cibles
Bon à savoir :
- Chez CleverConnect, le chat est présent dans nos chatbots, disponibles sur notre outil de site carrière et sur notre plateforme de cooptation digitale.
- Chez PastaHR, l'ensemble du parcours du candidat peut se faire par chat (WhatsApp ou Instagram) : des questions avant la candidature, à la candidature elle-même, puis à la communication avec l'équipe de recrutement. Un chat automatisé amélioré par l'IA posera toutes les questions pertinentes pour la candidature, avant que le chat direct avec l'équipe de recrutement soit activé.
Le chat à chaque étape du recrutement : nos astuces pour des actions à appliquer
Ci-dessous, vous trouverez 10 bonnes pratiques pour utiliser la conversation instantanée dans votre stratégie de recrutement, que ces échanges soient générés par un humain ou une intelligence artificielle (ou les deux !).
Attraction des candidats : le chat est un assistant motivant dans la recherche d’emploi
Vous pouvez envisager de :
1 - Créer une FAQ la plus complète possible
En équipe, listez toutes les questions régulièrement entendues lors des premières phases d’entretien pour concevoir des réponses pertinentes. Cette base servira à la construction de votre chatbot ou pourra être utilisée pour gagner du temps si vous avez des “chatteurs” humains.
Grâce à votre outil de chat, vous pourrez ensuite enregistrer les autres questions pour faire évoluer votre liste et toujours faire mieux afin de vous rapprocher au maximum de 100% de réassurance.
✅ Possible sur : chat & chatbot
2 - Stimuler l’intérêt avec des messages proactifs
Vous avez réussi à capter des visiteurs sur votre site carrière ? Bravo ! Mais et si cela s’arrêtait là et qu’ils restaient des visiteurs sans jamais devenir des candidats ? Le taux de conversion sur un site carrière est très important.
Aussi, il peut être très pertinent de paramétrer votre chatbot de sorte qu’après une action (rester un certain temps sur une page, consulter 3 pages d'affilée, etc.), il envoie automatiquement un message pour déclencher des actions ou guider le visiteur pour qu’il trouve ce qu’il cherche : une information, une offre d’emploi, un formulaire de candidature spontanée, etc.
✅ Possible sur : chatbot. D’ailleurs, savez-vous qu’un site carrière optimisé peut vous faire économiser sur votre budget recrutement ? 👉 Faites votre simulation gratuite en 1 minute.
3 - Postulez par chat - via les médias sociaux
C'est là que vos candidats potentiels se trouvent tous les jours, qu'ils soient sur des réseaux professionnels ou personnels. Si vous publiez des offres d'emploi sur ces réseaux, vous pouvez facilement ajouter un lien vers une application de chat, ce qui améliorera votre taux de conversion et augmentera donc le nombre de candidatures. Une autre option consiste à ajouter un bouton de chat ou une icône de code QR à vos posts et annonces sur les réseaux sociaux.
Cela peut même être un bon moyen d'attirer leur attention : “Vous avez des questions ? Envoyez-nous un message ou postulez par chat dans 2 minutes”.
✅ Possible sur : chat & chatbot & l’application PastaHR
Analyse des besoins et pré-qualification des profils : le chat fait gagner du temps pour vous et vos candidats
Vous pouvez envisager de :
4 - Poser des questions pour mieux comprendre les besoins
Il ne faut pas hésiter à utiliser le chat comme un moyen de récolter des informations qui seront utiles à votre stratégie d’attraction des candidats. Si vous comprenez mieux les besoins des utilisateurs.
Vous pourrez proposer non seulement des offres totalement pertinentes et personnalisées selon les réponses, mais aussi retravailler et améliorer vos différents messages et ce, sur n’importe quel canal de communication candidat.
✅ Possible sur : chat & chatbot
5 - Proposer de s’inscrire à un vivier de talents
Cela peut arriver : un potentiel candidat ne trouve pas chaussure à son pied parmi vos offres. Dommage de le perdre car il est motivé et vous pourriez avoir besoin de le compter parmi vos candidats dans les mois et/ou années à venir.
Si aucune offre d’emploi ne lui correspond, vous pouvez l’identifier rapidement via le chat et lui proposer une solution annexe pour ne pas perdre son profil : la candidature spontanée. Même si vous utilisez le chat via un membre de votre équipe, il existe des options pour que le candidat spontané soit guidé automatiquement pour postuler facilement et rapidement.
Expérience candidat et vivier de talents sont améliorés !
✅ Possible sur : chat & chatbot
6 - Pré-qualifier les profils
La messagerie instantanée et les chats peuvent être une excellente première étape avant un échange téléphonique, un entretien vidéo différé ou un entretien. D’ailleurs il peut même remplacer quelques-unes de ces solutions ou les compléter habillement.
Avec des questions prédéfinies, vous pouvez déjà obtenir une visibilité accrue sur le profil, ses compétences et ses expériences. Mais aussi sur ses envies et ses ambitions. En cas de besoin, vous pouvez évidemment proposer d’aller plus loin dans l'échange avec un membre de l’équipe.
✅ Possible sur : chat & chatbot
7 - Analyser et améliorer le parcours du candidat
Un chat est un bon moyen de guider votre potentiel candidat de A à Z parmi les étapes qui mènent jusqu’à sa candidature (voire même jusqu’à son embauche, si vous utilisez un outil de chat qui le suit tout au long du processus de candidature). Et, comme ces messages instantanés sont utilisés à chaque étape, c’est aussi un excellent moyen d’identifier :
- la fiabilité des sources de candidature,
- les taux d'abandon détaillés en fonction de l’étape,
- le délai d'embauche général et entre chaque étape
✅ Possible sur : chat & chatbot
Conversion des talents en candidats : le chat pour finaliser le processus
Vous pouvez envisager de :
8 - Proposer une candidature rapide et simplifiée
L’acte de candidature peut être soit trop long et complexe, soit difficile à trouver sur un site carrière par exemple. Peut-être même les deux ! Aussi, vous risquez de perdre des candidats intéressants qui n’arrivent pas à postuler ou qui décident d’abandonner en cours de candidature.
Un chat peut sauver votre taux de conversion visiteur / candidat ! Directement dans le chat, il existe des fonctions de pré-remplissage d’un formulaire réalisé grâce aux réponses des utilisateurs. Il est aussi possible pour eux d’uploader un CV sur lequel la magie de la technologie de parsing peut extraire les informations essentielles à une candidature, sans effort du candidat.
✅ Possible sur : chat & chatbot
9 - Planifier des entretiens avec les candidats
Chat et chatbot ont en commun des fonctionnalités pratiques disponibles pour faciliter la planification d’entretiens, qu’ils soient téléphoniques ou réels. Grâce à des échanges instantanés, vous pouvez envoyer une liste des créneaux disponibles pour faciliter la prise de rendez-vous et l’envoi d’invitation au candidat et au recruteur.
Vous pouvez aussi faire des rappels ou même des relances pour parfaire le suivi de l’expérience candidat.
✅ Possible sur : chat & chatbot
10 - Partager les prochaines étapes du processus de recrutement
Votre stratégie d’attraction de candidats ne s’arrête pas quand la candidature est réalisée. Car même si un talent a postulé, il peut aussi tout à fait décider de ghoster le recruteur et vous le perdrez.
Le chatbot peut aider à améliorer l’expérience juste après la candidature, notamment en proposant au tout nouveau candidat des informations sur la suite des événements :
- des documents utiles pour préparer des entretiens,
- des conseils sur la façon de se présenter,
- des informations sur l’entreprise et ses objectifs,
- etc.
✅ Possible sur : chat & chatbot
Bonus : il s’agit d’une autre tactique que vous pourriez mettre en place qui va au-delà de la conversion des talents en candidats. Avez-vous déjà envisagé d’utiliser la messagerie instantanée pour le recueil de feedbacks après la candidature ? Cela est aussi possible même sans candidature, après une simple discussion - qu’elle soit automatisée ou non.
Cela permettra d’améliorer ce canal de communication et de faire toujours mieux.
Conversation instantanée et conformité GDPR : choisissez votre outil de chat avec soin !
Lorsqu’il s’agit d’utiliser des outils de conversation instantanée dans le cadre du recrutement, la conformité au RGPD est un critère incontournable. Les données personnelles des candidats, qu’il s’agisse de leur nom, numéro de téléphone ou réponses aux questions de présélection, doivent être collectées, traitées et stockées dans le respect strict des réglementations.
Un outil de chat mal sécurisé ou non conforme peut exposer votre entreprise à des risques juridiques et nuire à votre image. Pour garantir une utilisation sûre et responsable, privilégiez des solutions qui offrent :
- un hébergement des données en Europe,
- des certifications (ex : ISO27001),
- des fonctionnalités de consentement explicite pour les candidats.
Vous êtes prêts pour ajouter un outil de chat à votre stratégie de recrutement !
