Was ist ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm?

Mitarbeiterempfehlungsprogramme sind…

…eine essenzielle Recruiting-Strategie, mit der sich ein Arbeitgeber neue Bewerbergruppen erschließen, seine Reichweite über die sozialen Netzwerke seiner Mitarbeiter ausbauen und Recruitingprozesse beschleunigen kann. Die eigenen Mitarbeiter werden ermutigt, sich für die Personalgewinnung zu engagieren, indem sie in ihrem privaten Umfeld neue Mitarbeitende anwerben. Dabei können sie Vakanzen und Jobangebote des Unternehmens in ihrem persönlichen Netzwerk teilen oder auch passgenaue Kontakte aus Business-Netzwerken wie LinkedIn oder Xing an den Recruiter empfehlen. In der Regel sieht ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm eine Incentivierung im Sinne von Boni oder Prämien für eine erfolgreiche Empfehlung vor.

Mitarbeitende werben Mitarbeitende: Wie funktioniert’s?

Bei Mitarbeiterempfehlungen handelt es sich im Prinzip um ein Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm mit deutlichen Parallelen zum klassischen Empfehlungsmarketing, nur dass dabei nicht zufriedene Kunden ausgewählte Produkte weiterempfehlen, sondern zufriedene Mitarbeiter einen Job bei ihrem Arbeitgeber. Eine Empfehlung kann auf verschiedenen Wegen zustande kommen:

• Der Mitarbeitende leitet eine Stellenbeschreibung an einen Freund, Verwandten oder Bekannten weiter, der sich seiner Meinung nach als geeigneter Kandidat erweisen würde. Im Idealfall bewirbt sich dieser dann auf die offene Stelle.
• Die oder der Mitarbeitende teilt Stellenanzeigen des Unternehmens in seinen persönlichen Netzwerken, ohne dabei konkrete Personen zu adressieren. Das können sowohl Social-Media Netzwerke als auch private Gruppen, zum Beispiel im Freizeitsport oder in der Vereinsarbeit sein. Im Idealfall bewerben sich daraufhin eine oder mehrere Personen auf die Vakanz.
• Der oder die Mitarbeitende empfiehlt einen potenziellen Bewerber in der HR-Abteilung. Diese setzt sich dann mit dem Kandidaten in Verbindung, der sich im Idealfall als passgenau bestätigt und in den Bewerbungsprozess einsteigt.
• Mitarbeitende sollten auch ermutigt werden, Initiativempfehlungen unabhängig von einer Vakanz abzugeben, wenn sie überzeugt sind, dass Kandidaten gut in das Unternehmen passen. Selbst wenn es aktuell keine passenden Stellen für sie gibt, können ihre fachlichen Qualifikationen zu einem späteren Zeitpunkt interessant werden.

Als Recruiting-Kanal funktionieren Mitarbeiterempfehlungen dabei sowohl online als auch offline. Sie können auf jede erdenkliche Weise mündlich oder schriftlich per E-Mail, WhatsApp, als Ausdruck oder Link auf die Karriereseite gegeben werden. Unternehmen unterstützen die Empfehlungsbereitschaft ihrer Mitarbeitenden, in dem sie z. B. Social-Media-optimierten Content zur Verfügung stellen, der mit wenigen Klicks geteilt werden kann. Das können Stellenanzeigen sein, aber auch Einblicke ins Unternehmen oder Interviews mit Abteilungsleitern etc.

Warum engagieren sich die eigenen Mitarbeitende als Empfehlende?

Die Anwerbung neuer Mitarbeitender kann vom Arbeitgeber schlecht angeordnet werden. Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm beruht also immer auf Freiwilligkeit, anderenfalls ließe die Qualität der Empfehlungen, die ein solches Programm eigentlich auszeichnet, rapide nach. Der Arbeitgeber kann aber durchaus Anreize setzen, um die Angestellten zur Teilnahme am Programm zu motivieren. Klassische Anreizsysteme sind zum Beispiel Prämienmodelle, bei denen der Empfehlende je nach Aktivität Punkte sammeln und diese gegen Sach- oder Geldprämien eintauschen kann. Aber auch zusätzliche Urlaubstage oder Team-Incentives können ein guter Motivator sein. Außerdem hat sich der Gamification-Ansatz in der Vergangenheit als wirksames Instrument erwiesen, um das Interesse und die Teilnahmebereitschaft am Mitarbeiterempfehlungsprogramm nicht einschlafen zu lassen.

Employer Branding

Prämien hin, Gamification her – die Basis für eine erfolgreiches Mitarbeiterempfehlungsprogramm schafft die Arbeitgebermarke. Können sich die Mitarbeitenden im Rahmen des Employer Branding mit ihrem Arbeitgeber identifizieren, teilen sie seine Werte und schätzen sie die Unternehmenskultur, kurz: arbeiten sie mit Freude in dem Unternehmen, werden sie auch aus eigener Motivation heraus als Markenbotschafter auftreten und ihren Arbeitgeber weiterempfehlen. Ein Mitarbeitende-werben-Mitarbeitende-Programm geht also immer einher mit einem gesunden Betriebsklima und einer starken Employer Brand.

Wann war eine Empfehlung erfolgreich?

Im Zusammenhang mit einer Incentivierung muss natürlich die Frage geklärt werden, wann eine Empfehlung den gewünschten Recruiting-Erfolg zeigt, also belohnungswürdig ist. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt. Denn müssen die empfohlenen Kandidaten den neuen Job erst antreten oder gar die Probezeit bestehen, damit der Empfehlende honoriert wird, lässt das Interesse am Programm schnell nach. Die Chancen auf eine Prämie o.ä. sind dann für den Einzelnen zu gering. Wird andererseits zu großzügig belohnt, kann dies den Effekt nach sich ziehen, dass Mitarbeitende inflationär und ohne Überlegung empfehlen, um auf diese Weise Prämien zu sammeln. Hier hat sich das Punktemodell bewährt, das fein justiert werden kann. Simple Aktivitäten werden ohne Zeitverzögerung belohnt, aber erst durch ein stetiges Engagement können ausreichend Punkte für größere Prämien gesammelt werden.

Vorteile eines Empfehlungsprogramms

Immer mehr Unternehmen setzen auf Recruiting-Unterstützung durch die eigenen Mitarbeitenden und implementieren ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm. Im Vergleich zum klassischen Schalten von Stellenanzeigen oder der Beauftragung eines Headhunter hat dieser Recruiting-Kanal klare Vorteile:

#1 Kürzere Einstellungszeiten und sinkende Kosten

Servieren die eigenen Mitarbeitenden aussichtsreiche Kandidat:innen quasi auf dem Silbertablett, spart sich das Unternehmen eine langwierige Suche über die verschiedensten Kanäle. Auf diese Weise kann die Time-to-Hire signifikant verkürzt werden. Damit reduzieren sich auch die Kosten pro Einstellung. Der personelle Aufwand nimmt ab und es müssen weder teurer Personalberater engagiert noch Stellenanzeigen bezahlt werden.

#2 Größere Reichweite

Ein elementarer Vorteil von Mitarbeiterempfehlungen ist die zusätzliche Reichweite, die der Arbeitgeber über die sozialen Netzwerke seiner Mitarbeitenden generiert. Der Talent Pool kann um mehrere hundert Kandidaten pro Empfehlende erweitert werden und das Unternehmen erreicht auf diesem Wege auch jene Talente, die aktuell nicht auf Jobsuche sind.

#3 Besserer Cultural Fit

Empfohlene Mitarbeitende passen in der Regel sehr gut zum Unternehmen, denn eine Empfehlung wird meist nur dann ausgesprochen, wenn der Kandidat aus Sicht der:des Empfehlenden die Stelle gut ausfüllen kann und auch zum Unternehmen passt. Der:die empfehlende Mitarbeitende führt also in puncto Cultural Fit bereits eine Vorselektion durch.

#4 Kürzeres Onboarding

Durch die hohe Passgenauigkeit und die bestehenden sozialen Kontakte ins Unternehmen wird den neuen Mitarbeitenden die Einarbeitung erleichtert. Das Onboarding gelingt in kürzerer Zeit und der empfohlene Kandidat ist schneller produktiv.

#5 Weniger Fluktuation

Studien belegen: Arbeitnehmer die über die Empfehlung eines Mitarbeiters akquiriert wurden, sind dem Unternehmen gegenüber loyaler. Doch nicht nur sie weisen eine niedrigere Kündigungsrate auf. Auch Mitarbeitende, die als Empfehlenden und Botschafter fungieren, haben eine geringere Fluktuationsrate.

#6 Höhere Glaubwürdigkeit

Vor allem bei jüngeren Bewerberzielgruppen (Gen Z & Gen Y) zeigen Mitarbeiterempfehlungen Erfolg, weil sie authentisch sind und verlässliche Einblicke ins Unternehmen bieten. Markenbotschafter können dank eigener Erfahrungen die Employer Brand glaubwürdig kommunizieren. Für viele Kandidaten ist das überzeugender als die geschönten Inhalte einer Stellenanzeige.

Mögliche Risiken eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms

Empfehlungen von Kolleg:innen haben oft den Nachteil, dass sie langfristig der Diversität im Unternehmen schaden. Denn Mitarbeitende empfehlen in der Regel Kandidat:innen aus dem eigenen Netzwerk, die ihnen selbst ähnlich sind, zum Beispiel hinsichtlich Bildung, Lebenssituation oder Hobby. Für Unternehmen mit einer homogenen Personalstruktur ist der Weg zu mehr Diversität dadurch ungleich schwerer, als für Arbeitgeber, die – salopp gesagt – schon eine bunte Truppe beschäftigen. Nach den Gesetzmäßigkeiten des Cultural Fit schlagen die Mitarbeitende in der Regel Kandidaten vor, die ihnen selbst ähnlich sind. In einem Unternehmen mit einer vielfältigen Belegschaft wird sich diese Diversität daher auch in den Empfehlungen zeigen und damit langfristig auf die Personalstruktur auswirken. Im Umkehrschluss bedeutet das aber auch, dass in Unternehmen mit geringer Diversität Empfehlungsprogramme diesen Zustand eher verstärken, als ihm entgegenzuwirken. Getreu dem Motto: „gleich und gleich gesellt sich gern.“ Auf Dauer gefährdet die mangelnde Vielfalt die Innovationskraft des Unternehmens und beeinträchtigt seine Chancen auf Wachstum.

Unternehmen sollten sich daher nicht ausschließlich auf ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm verlassen, sondern einen ausgewogenen Recruiting-Mix fördern, der zum Beispiel auch Active Sourcing und Social Recruiting Maßnahmen beinhaltet.

Digitale Referral-Programme

Digitale Empfehlungsprogramme sind cloudbasierte Recruiting-Lösungen für Mitarbeiterempfehlungen und Employer Branding. Sie unterstützen den Recruiter vor allem durch eine sinnvolle Prozessautomatisierung und eine kontinuierliche Kommunikation des Programms, um in den Köpfen der Mitarbeitenden präsent zu bleiben. Sinnvolle Analysefunktionen zur Erfolgskontrolle steigern die Recruiting-Effizienz ebenso, wie die Interaktion des Systems mit jeder relevanten Social-Media-Plattform sowie die direkte Anbindung an das Bewerbermanagementsystem und den Talent Pool.

Mobiler Zugriff für Mitarbeitende

Für die empfehlenden Mitarbeitenden sind die intuitive Bedienbarkeit und der mobile Access ausschlaggebende Kriterien. Denn nicht immer sitzen die Mitarbeitende an einem Schreibtisch und haben per Computer Zugriff auf Stellenbeschreibungen, Social Media Posts, den Prämienshop oder wichtige interne Nachrichten. Vertriebsmitarbeitende und Blue Collar Worker sind zum Beispiel primär über ihr Smartphone zu erreichen. Für sie ist eine stabile mobile Applikation Voraussetzung, um sich als Arbeitgeberbotschafter zu engagieren bzw. am Empfehlungsprogramm teilzunehmen.

Sicheres und kontrollierbares Prämiensystem

Erfolgsprämien sind das Salz in der Empfehlungssuppe. Vor allem, wenn über ein Punktesystem auch Zwischenziele, wie das Teilen von Stellen oder das Empfehlen von Kandidaten, belohnt werden können. Viele Arbeitgeber fürchten jedoch den Missbrauch des Gamification-Programms durch einige schwarze Schafe unter den Mitarbeitenden und damit einhergehend eine Kostenexplosion aufgrund des unkontrollierten Einlösens von Prämien. Hier ist es ratsam, auf Systeme zu setzen, die mit einem automatischen Kontrollmechanismus wie Fraud Prevention ausgerüstet sind und darüber hinaus noch die Möglichkeit bieten, individuelle Punktelimits festzulegen. Ein kontrollierbares Prämiensystem garantiert zu jeder Zeit die volle Kostenkontrolle und verhindert Missbrauch.

Fazit: Lohnt sich ein Empfehlungsprogramm?

Inzwischen sind die vielen Vorteile eines leistungsfähigen Mitarbeiterempfehlungsprogramms den meisten Arbeitgebern bekannt. Umfragen zufolge gelten Sie in jedem zweiten Unternehmen bereits als die beste Recruiting-Quelle. Allerdings sollten Mitarbeiterempfehlungen nur ein Teil eines gesunden Recruiting-Mixes sein, um den Talent Pool auf vielfältige Weise zu erweitern und die Diversität im Unternehmen zu sichern. Mit einem digitalen Empfehlungsprogramm können Unternehmen das volle Potenzial ihrer Mitarbeiterempfehlungen heben. Durch automatisierte Prozesse und smarte Analyse-Tools steigern sie die Recruiting-Effizienz. Transparente, einfache Kommunikation über das Programm, ein integrierter Prämienshop und eine intuitive mobile Applikation motivieren Mitarbeitende, sich als Empfehlende und Botschafter für die Arbeitgebermarke zu engagieren.