Was ist eigentlich ein Talent Pool?

Ein Talent Pool ist …

… eine nach Bedarf angelegte Sammlung von Kompetenzprofilen innerhalb der zentralen HR-Datenbank oder Talent Pipeline. In der Talent Pipeline sind verschiedenste Profile erfasst – von Second-Best Bewerber:innen und potenziellen Kandidat:innen bis hin zu aktuellen und ehemaligen Mitarbeitenden, Praktikant:innen, Auszubildenden oder Werkstudierenden. Jeder einzelne der Kontakte kann einem oder mehreren Talent Pools zugeordnet werden. Der Recruiter bestimmt dabei selbst, nach welchen Gesichtspunkten die Zuordnung erfolgt (z. B. nach Skills, Seniorität, Recruiting-Maßnahme, Quelle des Kontakts etc.). Über verschiedene Talent Pools lässt sich die Menge aller Datensätze sinnvoll clustern und verwalten, vor allem um im Rahmen des Talentmanagements eine zielgruppenspezifische Ansprache zu gewährleisten.

Warum brauchen Unternehmen Talent Pools?

Bei der Besetzung einer Vakanz muss zunehmend der Arbeitgeber den aktiven Part übernehmen. Statt zahlreiche Rückmeldungen von Bewerber:innen nach einer Stellenausschreibung erwarten zu können, ist es in Zeiten des Fachkräftemangels notwendig geworden, Kontakte zu geeigneten Kandidaten aktiv zu knüpfen, aufzubauen und gegebenenfalls langfristig zu pflegen. Die Qualität und Nutzbarkeit der Kontaktdaten, die dabei gesammelt werden, ist ausschlaggebend für den Erfolg der Bemühungen. Unternehmen müssen in der Lage sein, große Datenmengen zentral zu speichern und zugänglich zu machen und diese überdies sinnvoll zu strukturieren. Das gelingt unter anderem durch das Anlegen von spezifischen Kandidaten Pools.

Die Zielgruppe erreichen

Neue HR-Disziplinen wie Active Sourcing und Talent bzw. Candidate Relationship Management führen aber nur dann zum Erfolg, wenn passende Kandidaten die für sie relevanten Informationen erhalten. Beziehungsaufbau und -pflege stehen und fallen mit einer zielgruppenspezifischen Ansprache, die dem Talent einen persönlichen Mehrwert bietet. Studenten oder Berufseinsteiger interessieren sich für andere Themen als erfahrene Professionals. Die Bewerberzielgruppe für das Marketing muss mit anderen Argumenten überzeugt werden als Nachwuchskräfte in der Produktion. Talent Pools strukturieren die Gesamtmenge der Talente in schärfer umrissene Zielgruppen und erleichtern es dem Recruiter individueller zu kommunizieren.

Weniger suchen, schneller finden

Große Datenmengen sind wertlos, wenn sie den sprichwörtlichen Heuhaufen darstellen, in dem die Nadel verloren gegangen ist. Da Unternehmen mit eigenen Talent Pipelines das Ziel verfolgen, die Time to Hire zu senken und offene Stellen möglichst schnell und passgenau zu besetzen, müssen Kandidatendaten sauber strukturiert sein. Wer eine passende Fachkraft im Rechnungswesen sucht, will nicht erst die Kandidatenprofile von Programmierern sichten und ein Professional interessiert sich kaum für eine Stelle, die für eine Berufseinsteigerin vorgesehen ist. Die überlegte Vorsortierung in Kandidaten Pools vermeidet unnötiges Suchen und hilft, die passenden Kandidat:innen schneller zu finden.

Wie wichtig ist die richtige Software?

Will ein Unternehmen eine Talent Pipeline mit eigenen Talent Pools anlegen, sollte es in eine leistungsstarke Software investieren, die eine intuitive Nutzung dieser Datenbank garantiert und durch spezielle Funktionen die Pflege und Verwaltung der Daten vereinfacht. So kann zum Beispiel festgelegt werden, dass Kontakte, die länger nicht upgedatet wurden, automatisch eine E-Mail mit der Bitte um Aktualisierung des eigenen Profils erhalten. Das verhindert langfristig das Aufblähen der Kandidatenpools mit Dateileichen und garantiert die Qualität der gespeicherten Datensätze. Darüber hinaus profitieren Recruiter von weiteren Features, wie z. B.:

• Kontaktimporte aus verschiedenen Quellen in eine zentral zugängliche Datenbank
• Integration von Profilen aus Business-Netzwerken wie Xing oder LinkedIn
• Nahtlose Integration mit dem Bewerbermanagementsystem (BMS bzw. ATS)
• Einheitliches Format der Datensätze egal aus welcher Quelle
• Flexible Gestaltung einer Poolstruktur nach unternehmenseigenen Anforderungen
• individuelle Vergabe von Zugriffsrechten (intern und extern) auf einzelne Talentpools und Kontakte
• Selbstständige Registrierung des Kandidat:innen für einen Talent Pool über konfigurierbare Formulare
• Vollständige Kontakthistorie für jeden Recruiter nachvollziehbar, Sourcen im Team mit optimaler Candidate Experience
• Smarte Tags, Filter- und Suchfunktionen für eine zielgruppenspezifische Ansprache der Talente
• Intelligente Automatisierungsfunktionen z. B. bei der Aktualisierung von Kontakten oder Kampagnen-Aussendungen
• DSGVO: Schutz der personenbezogenen Daten durch automatisiertes Einwilligungs-Management mit Status-Anzeige und Erneuerung der Einwilligungen sowohl für einzelne Kandidat:innen als auch für Kandidatenpools

Welche Vorteile bietet eine Pool-Struktur?

Flexibilität und Ordnung gleichermaßen

Talent Pools können nach Bedarf angelegt und wieder gelöscht werden, ohne dabei den einzelnen Datensatz zu verändern, zu duplizieren oder versehentlich zu entfernen. Es handelt sich im Prinzip um eine Zuordnung ausgewählter Kontakte zu einer gemeinsamen Gruppe, deren Mitglieder die gleichen Informationen erhalten sollen. Im Personalwesen erleichtert das die Arbeit, weil zum einen für bestimmte Recruiting-Maßnahmen die Zielkandidat:innen nicht umständlich aus der Datenbank herausgefiltert werden müssen und zum anderen eine beliebig große Zielgruppe mit nur einem Knopfdruck für sie relevante Informationen erhält. So können zum Beispiel alle Talente, die auf einer Recruiting-Messe Interesse am Unternehmen gezeigt haben, zu einem Pool zusammengefasst und im Nachgang zum einem internen Karrieretag eingeladen werden.

Talent Pools nach Bedarf anlegen

Kandidatenpools können aus ganz verschiedenen Beweggründen erstellt werden. Dabei ist es unerheblich, ob die zugrundeliegende Recruiting-Maßnahme einmalig oder wiederkehrend ist. Es bleibt dem Recruiting-Team überlassen, mit welchen Pools sie arbeiten möchten. Über konfigurierbare Formulare können neue Kontakte auch automatisch einem Pool zugeordnet werden – etwa wenn sich Kandidat:innen über die Karriereseite auf Stellenangebote bewerben oder zu einem Event oder Webinar anmelden. Wichtig ist jedoch, dass die Pool-Struktur übersichtlich bleibt und nicht mehr benötigte Gruppen gelöscht werden. Das bedeutet natürlich nicht, dass die Kontakte aus der Talent Pipeline verschwinden. Lediglich die Gruppe, der sie gemeinsam zugeordnet waren, wird aufgelöst.

💡 Beispiele für Talent Pools‍

• nach Abteilungen, z. B. Marketing, Finance, IT…
• nach Skills oder Interessen, z. B. Java, C++,
• nach Quelle, z. B. Karriereseite, Event XYZ, Fachmessen, Mitarbeiterempfehlungen
• nach Seniorität, z. B. Hochschulabsolvent:innen, Young Professionals, Führungskräfte
• Aushilfen (z. B. bei periodisch wiederkehrenden Vakanzen wie Kurierfahrer:innen oder Restaurantmitarbeitenden)
• Botschafter-Programm (alle Mitarbeitende, die am Programm teilnehmen und Employer Branding Inhalte über ihre Social-Media Kanäle teilen)

Internes und externes Recruiting trennen

Mit einer Poolstruktur lassen sich zudem internes und externes Recruiting sinnvoll voneinander trennen und organisieren. In internen Talent Pools können Informationen und Stellenanzeigen geteilt werden, die nicht für den externen Bewerbermarkt gedacht sind. Internes Talentmanagement und Internal Mobility basieren so ebenfalls auf einer fundierten Datenbasis. Kompetenzen und Talente im eigenen Unternehmen können schneller gefunden und der Recruiting-Prozess deutlich abgekürzt werden.

Sinnvolle Ergänzung: Tag Management

Kandidatenpools sind nicht die einzige Möglichkeit, um die eigene Talent-Datenbank sinnvoll zu strukturieren. Indem Recruiter die Kompetenzprofile mit definierten Tags verknüpfen, schaffen sie die Basis für die softwarebasierten Such- und Filterfunktionen, mit denen sich die Talent Pipeline durchsuchen lässt. Anders als die Pools werden die Tags einmal verbindlich festgelegt. Jedem Recruiter steht also die gleiche Auswahl an Tags zur Verfügung, mit denen er ein Profil spezifizieren kann. Die zusätzliche Option, Kontakte darüber hinaus in Pools zu strukturieren, schafft eine zweite Ordnungsebene. Beide Systeme ergänzen sich und ermöglichen eine feingranulare Selektierung für eine zielgruppengenaue Talentansprache und optimales Active Sourcing in der eigenen Datenbank.

Gut zu wissen: Tag Management sorgt für Ordnung im Tag-Chaos

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