Recrutement : qu’est-ce qu’un vivier de talents ?

Un vivier de talents ou des viviers de talents ?

Au sein d’une base de données de talents globale, il s’agit d’un regroupement de profils possédant des caractéristiques communes : des silver medalists (candidats arrivés à la dernière étape du processus de recrutement sans être finalement choisis), des anciens collaborateurs, des étudiants, des profils cooptés…

Chaque profil peut être affecté à un ou plusieurs vivier(s).

Ce sont les recruteurs qui déterminent les différents facteurs de tri sur lesquels les viviers de talents se basent : compétences, ancienneté, intérêts, source du contact, etc. Chaque nouveau talent entrant dans la base de données pourra être automatiquement attribué à un (ou plusieurs) vivier(s), selon les informations qu’il aura remplies.

On peut tout à fait parler d’un vivier de talents au singulier mais en parler au pluriel est plus logique car en général, il existe plusieurs viviers de talents au sein d’une même base de données ; autant qu’il existe de types de profils à filtrer en somme.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de constituer des viviers de talents ?

Tout simplement à cause des difficultés que peuvent rencontrer les recruteurs pour trouver des talents qualifiés et disponibles. Cette fameuse pénurie de talents et de main-d'œuvre oblige les experts du recrutement à se tourner vers le recrutement proactif. Mais le sourcing externe n’est pas toujours suffisant ! Pour réussir à convaincre des talents qui ne cherchent pas un nouvel emploi de postuler… il faut avoir noué un lien fort avec eux. Parfois, cette relation peut prendre des mois avant de déclencher une candidature.

Le fait d’avoir une base de données interne exploitable est crucial pour enclencher cette relation de confiance de longue durée avec les talents : sans savoir à qui vous vous adressez, vous ne pourrez pas les convaincre que vous les connaissez et vous adaptez à leur profil et leurs intérêts pour les attirer.

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Être certain de parler à tous vos talents… mais de façon personnalisée

La clé d’un sourcing efficace ? Apporter quelque chose de pertinent aux talents que vous contactez ; par les offres d’emploi que vous proposez, par votre promesse employeur, par des informations qui les intéressent, etc.

En savoir plus : quels sont les types de contenus que les candidats attendent de la part des entreprises ?

Le talent A et le talent B n’attendent pas la même chose. Pourquoi ? Car ce sont deux personnes bien différentes. Leur expérience, leurs compétences, leur personnalité, leurs passions, leurs centres d’intérêt… Peut-être sont-ils tous les deux des commerciaux, mais à quel point sont-ils semblables dans leurs attentes ?

En créant des viviers de talents, vous pouvez maximiser vos chances de toucher plus personnellement l’ensemble des talents que vous avez dans votre base de données.

Un temps de sourcing réduit pour identifier les meilleurs talents

Avoir beaucoup de données n’est pas forcément synonyme de succès. Certes, vous avez plus de chances d’y trouver un candidat qui répond à votre besoin ; mais vous connaissez l’expression “chercher une aiguille dans une botte de foin”, n’est-ce pas ?

Pour réduire le délai de recrutement, vos données doivent être pré-triées avant même que votre nouveau besoin n’arrive. La création de viviers de talents est un travail important à faire une fois, mais il sera utile pour chaque nouveau poste à pourvoir.

Parmi les centaines de profils dans votre base de données, comment savoir ceux qui viennent de telle ou telle source ? Comment identifier ceux avec qui vous avez déjà été en contact au cours des 6 derniers mois ? Êtes-vous sûr d’avoir accès à l’information sur leur nombre d’années d’expérience, etc. ? Vous perdez assurément du temps à vérifier toutes ces informations à chaque fois que vous pensez avoir trouvé le candidat idéal dans votre base de données…

Avec la construction de viviers de talents, vous évitez les longues recherches inutiles et êtes précis dans votre sourcing en seulement quelques minutes… et en quelques clics !

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Pourquoi la création de viviers de talents rime avec outil performant ?

Les entreprises qui souhaitent bénéficier des avantages de viviers de talents optimisés ne pourront le faire que grâce à un logiciel de gestion de la relation candidat adapté à leurs besoins.

Construire des viviers de talents, les mettre à jour et les utiliser dans des actions de communication candidat, cela peut prendre du temps. Ce temps, vous pouvez le réduire drastiquement en vous aidant d’un outil de CRM (Candidate Relationship Management).

Ce type d’outil permet d’automatiser tout ce qui peut l’être. Par exemple, il est possible de paramétrer des emails automatiques pour que les talents mettent à jour leurs données après un temps donné. De la même façon, vous pouvez prévoir des emails automatiques pour renouveler le consentement RGPD des talents de votre base de données.

A la clé ? Une base de données segmentée, propre et utilisable.

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Grâce à un outil de CRM, les recruteurs profitent aussi :

• D’une seule base de données pour toutes les sources de contact
• De l’intégration automatique en un clic de profils sourcés depuis les réseaux professionnels tels que LinkedIn ou Xing
• D’un outil qui complète et s’intègre parfaitement avec la grande majorité des ATS (Applicant Tracking System)
• D’un format d’enregistrement de la données identique pour chaque ajout, peu importe la source
• D’une totale flexibilité sur la construction des viviers de talents, en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise
• De nombreux niveaux de droits d’accès à l’outil (en interne comme en externe) en fonction des rôles de chacun : création, modification, lecture… pour sécuriser les données
• De l’inscription automatique des candidats à des viviers de talents selon les données laissées par ces talents dans leur formulaire
• De l’historique complet des contacts de chaque recruteur ou collaborateur chargé du recrutement avec leurs talents, pour plus de transparence
• De la possibilité d’ajouter des tags (mots-clés) comme second niveau de filtre en plus des viviers
• De fonctions intelligentes automatisables pour la mise à jour des données ou l’envoi de campagnes de communication candidat
• D’un outil conforme au RGPD, tant dans l’ajout des données de vos candidats, que dans leur mise à jour

Quels avantages à structurer votre base de données en viviers ?

Organisation & flexibilité

La flexibilité est l’un des avantages de la création de viviers de talents ! Vous pouvez créer un vivier de talents puis le supprimer sans que les données de vos talents soient supprimées, modifiées ou sans avoir besoin de les dupliquer si vous créez plusieurs viviers.

Finalement les viviers sont des groupements de talents qui doivent recevoir les mêmes informations au même moment. Ainsi, si votre vivier de talents rencontrés lors des salons de l’année en cours comporte 150 profils, vous n’avez pas à envoyer 150 fois le même message, il vous suffit d’un seul clic.

Un vivier de talents = 1 besoin

L’avantage de cette façon de trier les talents c’est qu’elle peut répondre à une activité ponctuelle (par exemple un vivier concernant 1 évènement particulier : invitation, rappel, suivi) comme à une activité récurrente (par exemple un vivier d’anciens collaborateurs qui reçoivent régulièrement des nouvelles de votre entreprise et des postes ouverts).

Tout cela dépend évidemment des besoins et de la stratégie des recruteurs. L’avantage d’avoir un outil flexible c’est qu’il s’adapte aux besoins de chaque entreprise. Et ce n’est pas parce qu’une entreprise adapte sa stratégie au fil des années qu’elle ne pourra plus utiliser le système de viviers de talents… Au contraire ! Il est toujours possible d’optimiser ses viviers de talents au fil du temps.

💡Exemples de viviers de talents efficaces pour vous inspirer

• Par département : marketing, finance, informatique...
• Par compétences ou centres d'intérêt : Java, C++, management, gestion de projet…
• Par source : pages carrières, événement, salon professionnel, cooptation…
• Par niveau d’ancienneté : jeunes diplômés, seniors…
• Par type de poste : intérimaire, poste saisonnier, alternant…
• Etc.

Recrutement : séparer les cibles externes et internes

Le fait de segmenter votre base de données en viviers permet aussi de séparer le recrutement interne et le recrutement externe.

Ainsi, ces deux types de recrutement peuvent être traités en parallèle, dans le même outil, mais de façon totalement adaptée à chaque cible.

Les offres et les informations qui ne sont pas destinées aux cibles externes sont cloisonnées dans des viviers de profils internes uniquement. La mobilité interne et la gestion des collaborateurs n’ont pas besoin d’être traitées dans une deuxième base de données. Lorsque vous avez beaucoup de collaborateurs, c’est aussi un excellent moyen d’identifier rapidement qui parmi eux correspond à vos besoins.

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Les viviers de talents complètent l’utilisation des tags

La segmentation par viviers de talents peut aussi être complétée par une utilisation pertinente de ce que l’on appelle des tags (ou mots-clés), qui permettent de baliser digitalement les profils en spécifiant des caractéristiques. Par exemple : lieu de vie, prétention salariale, silver medalists... C'est ce que l'on appelle le tag management.

Contrairement aux viviers de talents, les tags sont prédéterminés au sein d’une bibliothèque de tags dans laquelle vous pouvez piocher pour “étiqueter” les profils de vos talents.

L’idéal est de créer une organisation constituée de grands viviers de talents dans lesquels vous pourrez rajouter les filtres des tags, très pratiques si vous cherchez un profil pour un besoin spécifique ! Les deux niveaux de lecture vous offrent une grande liberté de lecture et améliore la pertinence de votre recherche.