10 Möglichkeiten, Chat für effektives Recruiting zu nutzen

Die Zukunft des Recruitings: Direkter Chat.

Heute muss alles schnell gehen, alles muss schnell verfügbar sein. Das gilt für Einkäufe, Lieferungen, Mediennachrichten und so weiter. Es ist nicht verwunderlich, dass sich auch die Gespräche zwischen Arbeitgebenden und potenziellen Kandidat:innen in diese Richtung entwickeln.

Die Time-to-Hire wird immer wichtiger, darf aber nicht die Qualität der Beziehung zu den Bewerbenden beeinflussen. Die Herausforderung besteht darin, die Dinge schnell und gut zu erledigen!

Chat kann eine sehr interessante Antwort darauf geben. 

Ist die Zeit der Anrufe im Recruiting vorbei?

Es wäre zu einfach, dies zu bejahen... aber wir sind nicht weit davon entfernt. Vor allem, da die Zeit vergeht und die jüngeren Generationen in den nächsten Jahren auf dem Arbeitsmarkt immer mehr in den Vordergrund treten werden.

Die Generationen Y und Z empfinden Telefonanrufe als „eine Störung, vor allem, weil sie die Leute von ihrer Arbeit ablenkt“ (so Catherine Lejealle, digitale Soziologin und Professorin am ISC Paris).

Nehmen wir zwei Zahlen:

• 23 % (fast ein Viertel) der 18- bis 34-Jährigen sagen, dass sie nie ans Telefon gehen.
• 56 % halten einen ungeplanten Anruf für eine schlechte Nachricht.

In Anbetracht der Tatsache, dass im Jahr 2030 (also fast morgen) 75 % der arbeitenden Bevölkerung aus den Generationen Y und Z stammen werden, müssen wir jetzt umstellen. Welcher Weg soll eingeschlagen werden?

“Praktischere“ Formate wie Direktnachrichten nach Art von WhatsApp. Denn, wie Catherine Lejealle betont, werden sie mit Freiheit, Unabhängigkeit, der Möglichkeit, sich davon abzugrenzen, und dem Gefühl von Komfort und Vertrauen assoziiert.

Heute werden diese Kanäle von den anvisierten Generationen voll und ganz angenommen: eine Gewohnheit, die sich jede Person zunutze machen sollte.

WhatsApp, SMS: starkes Wachstum bei Direktnachrichten

Warum diese Chat-Leidenschaft? Alles ist eine Frage der Nutzung und Aneignung. Der Direkt-Chat ist sowohl im Privat- als auch im Berufsleben eine Realität (Slack und Teams, um nur zwei Beispiele zu nennen). Es handelt sich um Gewohnheiten, die in jedem Teil unseres Lebens verankert sind.

In der Berufswelt bieten Direktnachrichten mehrere nicht zu vernachlässigende Vorteile, die den Wünschen der meisten Bewerbenden entsprechen:

• Verfügbarkeit: Mensch muss für eine Nachricht weniger erreichbar sein als für einen Anruf oder ein Vorstellungsgespräch.
• Möglichkeit zu antworten: Es ist einfacher, eine Nachricht zu lesen und zu beantworten, auch während eines Meetings, unterwegs oder im Büro.
• Kontrolle: Es gibt mehr Kontrolle über den Austausch und die Antworten, da sie nicht „live“ sind.
• Schriftliche Aufzeichnung: Es gibt eine schriftliche Aufzeichnung, die bei Bedarf leichter zu finden und einzusehen ist.

Sie sollten auch wissen, dass :

• 92 % der SMS-Nachrichten innerhalb von 4 Minuten nach Erhalt gelesen werden (Médiamétrie)
• 98 % der Whatsapp-Nachrichten geöffnet werden (Landbot)
• 91 % der Menschen ihr Telefon über den Tag in der Hand haben (SMSMode)

Unternehmen und ihre Rekrutierungs- und HR-Teams müssen sich daher schnell umstellen, um dort zu sein, wo die relevanten Profile, bereits sind. Dort, wo sie am ehesten erreichbar sind und wo die Wahrscheinlichkeit am größten ist, dass es zu einer Kontaktaufnahme kommt.

Chatten ist ebenfalls weit verbreitet, dank der massiven Nutzung eines anderen „Sofort“-Kommunikationskanals: soziale Medien.

Direktnachrichten und Chats gibt es auch in sozialen Netzwerken

Während Direktnachrichten über spezielle Kanäle wie WhatsApp oder SMS zur Verfügung stehen, ist der direkte Chat auch in sozialen Netzwerken wie Facebook Messenger, Instagram und TikTok möglich. Das ist natürlich auch auf anderen Plattformen der Fall.

Meta hat die Entwicklung der Welt hin zum Chat vorhergesagt. Der Beweis dafür war die Übernahme von Instagram im Jahr 2012 und die Einführung der Chat-Funktion im Jahr 2013. Im Jahr 2014 folgte Meta mit dem Kauf von WhatsApp. Durch die Beibehaltung von Chat-Funktionen auf diesen drei Plattformen (Facebook, Instagram und WhatsApp) war das Unternehmen gut inspiriert, denn:

• Die Zahl der monatlichen Nutzenden von WhatsApp ist von 450 Millionen auf 2 Milliarden gestiegen (exploding topics).
• Instagram zählt 375 Millionen monatliche Nutzende für seine Chat-Funktion (spectrm)

Was wirklich interessant ist, ist die Tatsache, dass Unternehmen Stellenangebote in sozialen Medien veröffentlichen, passive Kandidaten erreichen und sie über Chat-Anwendungen auf demselben Kanal konvertieren können, um den Talenten ein nahtloses Erlebnis zu bieten.

Ist Chat die einzige Möglichkeit, Ihre Zielpersonen dort zu erreichen, wo sie sind? Nein, natürlich nicht. Letztendlich geht es nicht nur darum, Chat zu nutzen, sondern die Kommunikationskanäle auf intelligente Weise zu vervielfältigen, die an Ihre Zielgruppe, den Moment und die Botschaft angepasst ist.

👉Erfahren Sie mehr über Multi-Channel-Kommunikation in der Personalbeschaffung

Werfen wir nun einen Blick auf die verschiedenen Möglichkeiten der Verwendung von Chat.

Chat und Chatbots: Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Es gibt nicht nur eine Art, per Chat zu kommunizieren. Wenn Sie das Wort „Chat“ hören, denken Sie vielleicht auch an Chatbots, denn diese Technologie basiert auf denselben Codes wie der klassische Chat: kurze Nachrichten, schnelle Antworten.

Der Unterschied zwischen Chat und Chatbot ist recht logisch: Auf der einen Seite findet das Gespräch mit einem Menschen statt, auf der anderen Seite mit einem Roboter (der je nach Art der verwendeten Technologie der Realität eines Gesprächs zwischen Menschen näher kommt oder auch nicht). In der Tat gibt es mehrere Arten von Chatbots, die in der Welt der Personalbeschaffung eingesetzt werden können.

Letzten Endes hat der Chatbot den Vorteil der 24/7-Verfügbarkeit, während der Mensch den Vorteil der Relevanz der Interaktion hat.

Im Mittelpunkt dieser beiden Arten von Instant Messaging stehen mehrere wichtige Vorteile, darunter:

• Nähe
• Leichtigkeit
• Zentralisierung
• Schnelligkeit
• Optimierung für mobile Geräte

Gut zu wissen:

• Bei CleverConnect ist der Chat in unseren Chatbots enthalten, die auf unserer Karriereseite und auf unserer digitalen Empfehlungsplattform verfügbar sind. 
• Bei PastaHR kann die gesamte Candidate Journey über Chat (WhatsApp oder Instagram) abgewickelt werden: von Fragen vor der Bewerbung über die Bewerbung selbst bis hin zur Kommunikation mit dem Recruiting-Team. Ein KI-gestützter automatisierter Chat stellt alle für die Bewerbung relevanten Fragen, bevor der direkte Chat mit dem Rekrutierungsteam aktiviert werden kann.

Chat in jeder Phase des Recruitings: unsere Tipps, die Sie einfach anwenden können

Im Folgenden finden Sie 10 Best Practices für den Einsatz von direkten Chats in Ihrer Rekrutierungsstrategie, unabhängig davon, ob dieser Austausch von einem Menschen oder einer künstlichen Intelligenz (oder beidem!) durchgeführt wird.

Kandidat:innen erreichen: Chat ist ein motivierender Helfer im Prozess der Stellensuche

Sie könnten Folgendes in Betracht ziehen:

1 - Erstellen Sie eine möglichst umfassende FAQ

Listen Sie im Team alle Fragen auf, die Sie in den ersten Phasen eines Vorstellungsgesprächs regelmäßig hören, um entsprechende Antworten zu entwerfen. Diese Datenbank wird für den Aufbau Ihres Chatbots verwendet, oder kann verwendet werden, um Zeit zu sparen, wenn Sie menschliche „Chatter“ haben.

Mit Ihrem Chat-Tool können Sie dann weitere Fragen aufzeichnen, um Ihre Liste zu erweitern und immer besser zu werden, um einer 100-prozentigen Sicherheit so nahe wie möglich zu kommen.

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2 - Wecken Sie das Interesse mit proaktiven Nachrichten

Haben Sie es geschafft, Besuchende auf Ihre Karriereseite zu locken? Herzlichen Glückwunsch! Aber was wäre, wenn es dabei bliebe und die Besuchenden, Besuchende blieben, ohne jemals zu Kandidat:innen zu werden? Die Konversionsrate auf einer Karriereseite ist entscheidend.

Deshalb ist es eine gute Idee, Ihren Chatbot so einzurichten, dass er nach einer Aktion (eine bestimmte Zeit auf einer Seite verweilen, 3 Seiten hintereinander aufrufen usw.) automatisch eine Nachricht sendet, um Aktionen auszulösen oder den Besuchenden zu dem zu führen, was er oder sie sucht: Informationen, Stellenangebote, Initiativbewerbungen usw.

✅ Möglich: Chatbot. Wussten Sie übrigens, dass Sie mit einer optimierten Karriereseite Ihr Budget für die Personalbeschaffung einsparen können? 👉 Machen Sie Ihre kostenlose Simulation in 1 Minute.

3 - Bewerben Sie sich per Chat - via soziale Medien

Hier sind Ihre potenziellen Kandidat:innen täglich unterwegs, sei es in beruflichen oder privaten Netzwerken. Wenn Sie in diesen Netzwerken Stellenanzeigen schalten, können Sie ganz einfach einen Link zu einer Chat-Bewerbung hinzufügen, was Ihre Konversionsrate und damit die Anzahl der Bewerbungen erhöhen wird. 

Eine weitere Möglichkeit ist das Hinzufügen einer Chat-Option oder eines QR-Codes neben Ihren Beiträgen und Anzeigen in sozialen Netzwerken. Das kann sogar eine gute Möglichkeit sein, die Aufmerksamkeit der Nutzenden zu gewinnen: „Haben Sie Fragen? Schicken Sie uns eine Nachricht oder bewerben Sie sich in 2 Minuten per Chat“.

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Bedarfsanalyse und Vorqualifizierung von Profilen: Chat spart Zeit für Sie und Ihre Kandidat:innen

Das können Sie berücksichtigen:

4 - Fragen stellen, um Bedürfnisse besser zu verstehen

Zögern Sie nicht, den Chat als eine Möglichkeit zu nutzen, um Informationen zu sammeln, die für Ihre Strategie zur Anwerbung von Bewerbenden nützlich sein werden. Sobald Sie die Bedürfnisse der Nutzenden besser verstehen.

Sie werden nicht nur in der Lage sein, auf der Grundlage der Antworten relevante und personalisierte Anzeigen zu erstellen, sondern auch Ihre verschiedenen Botschaften zu überarbeiten und zu verbessern, und das über alle Kanäle der Bewerbendenkommunikation hinweg.

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5 - Bieten Sie an, einem Talentpool beizutreten

Es kann vorkommen, dass ein:e potenzielle Kandidat:in unter Ihren Anzeigen nicht das findet, was er oder sie sucht. Es ist schade, diese Person zu verlieren, denn sie ist motiviert und Sie können sie vielleicht in den kommenden Monaten und/oder Jahren zu Ihren Kandidat:innen zählen.

Wenn kein Stellenangebot dem Profil Ihres Bewerbenden entspricht, können Sie dies dank des Chats schnell feststellen und eine alternative Lösung anbieten, um diesen nicht zu verlieren: z. B.: eine Initiativbewerbung. 

Auch wenn Sie den Chat mit einem Ihrer Teammitglieder nutzen, gibt es Optionen, um Initiativbewerbende schnell und einfach automatisch durch den Bewerbungsprozess zu führen.

Die Erfahrung des Bewerbenden und der Talentpool werden verbessert!

✅ Möglich auf: Chat & Chatbot

6 - Profile vorqualifizieren

Instant Messaging und Chatbots können ein hervorragender erster Schritt vor einem telefonischen Austausch, einem aufgezeichneten Videointerview oder einem Vorstellungsgespräch sein. Tatsächlich können sie einige dieser Lösungen sogar ersetzen oder ergänzen.

Mit vordefinierten Fragen können Sie sich bereits ein klareres Bild von dem Profil, seinen Fähigkeiten und Erfahrungen machen. Aber auch über ihre Wünsche und Ambitionen. Bei Bedarf können Sie natürlich anbieten, im Austausch mit einem Mitglied des Teams weiterzugehen.

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7 - Analysieren und verbessern Sie die Candidate Journey

Ein Chat ist eine großartige Möglichkeit, Ihre potenzielle Kandidat:innen von A bis Z durch die Schritte zu begleiten, die zu einer Bewerbung führen (oder sogar zu einer Einstellung, wenn Sie ein Chat-Tool verwenden, das ihn/sie während des gesamten Bewerbungsprozesses begleitet). Und da diese Sofortnachrichten in jeder Phase verwendet werden, ist es auch eine hervorragende Möglichkeit, um folgende Punkte zu ermitteln:

• die Relevanz der Bewerbungsquellen,
• detaillierte Abbruchquoten nach Stufe,
• die Time-to-Hire insgesamt und zwischen den einzelnen Phasen

✅ Möglicherweise auf: Chat & Chatbot & PastaHR

Umwandlung von Talenten in Kandidat:innen: Chat zum Abschluss des Prozesses

Sie könnten in Betracht ziehen:

8 - Bieten Sie einen schnellen und einfachen Bewerbungsprozess an

Das Bewerbungsformular kann zu lang und kompliziert sein, oder es kann schwierig sein, es auf einer Karriereseite zu finden. Vielleicht sogar beides! So riskieren Sie, Kandidat:innen zu verlieren, die sich gar nicht erst bewerben oder mitten im Bewerbungsverfahren abbrechen.

Der Chat kann die Umwandlungsrate zwischen Besuchenden und Bewerbenden verbessern! Direkt im Chat gibt es Funktionen zum Vorausfüllen, mit denen Sie ein Formular auf der Grundlage von Benutzerantworten erstellen können. Es ist auch möglich, einen Lebenslauf hochzuladen, aus dem die Parsing-Technologie die wesentlichen Informationen für eine Bewerbung extrahieren kann, ohne dass der/die Kandidat:in zusätzliche Anstrengungen unternehmen muss.

✅ Möglich auf: chat & chatbot & PastaHR

9 - Vorstellungsgespräche mit Kandidat:innen vereinbaren

Chat und Chatbot verfügen über nützliche Funktionen, die die Planung von Vorstellungsgesprächen - ob telefonisch oder persönlich - erleichtern. Dank des Chats können Sie eine Liste mit verfügbaren Terminen versenden, um die Buchung von Terminen zu erleichtern und Einladungen sowohl an den Bewerbenden als auch an den Personalverantwortlichen zu senden.

Sie können auch Nachfassaktionen oder sogar Erinnerungen versenden, um die Erfahrung der Bewerbenden zu vervollständigen.

✅ Möglich auf: chat & chatbot

10 - Teilen Sie die nächsten Schritte im Rekrutierungsprozess mit

Ihre Strategie zur Gewinnung von Bewerbenden hört nicht auf, wenn die Bewerbung abgeschlossen ist. Denn auch wenn sich ein Talent beworben hat, kann es sich leicht entscheiden, den Recruiter zu ignorieren und Sie verlieren die Person.

Der Chatbot kann dazu beitragen, das Erlebnis unmittelbar nach der Bewerbung zu verbessern, insbesondere indem er den neuen Kandidat:innen Informationen über das weitere Vorgehen bietet:

nützliche Dokumente zur Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch,

Tipps, wie er/sie sich präsentieren kann, Informationen über das Unternehmen und dessen Ziele, usw.

✅ Möglich: Chat & Chatbot & PastaHR

Bonus: Dies ist eine weitere Taktik, die Sie umsetzen könnten und die über die Umwandlung von Talenten in Kandidat:innen hinausgeht. Haben Sie schon einmal daran gedacht, Instant Messaging zu nutzen, um nach der Bewerbung Feedback einzuholen? Dies ist auch ohne eine Bewerbung möglich, nach einem einfachen Chat - automatisiert oder nicht.

So können Sie diesen Kommunikationskanal verbessern und noch besser werden.

Instant Chat und DSGVO-Konformität: Wählen Sie Ihr Chat-Tool sorgfältig aus!

Wenn es um Instant-Chat-Tools in der Personalbeschaffung geht, ist die Einhaltung der DSGVO eine absolute Voraussetzung. Persönliche Daten von Bewerbenden, sei es ihr Name, ihre Telefonnummer oder Antworten auf Fragen, müssen unter strikter Einhaltung der Vorschriften erfasst, verarbeitet und gespeichert werden.

Ein unzureichend gesichertes oder nicht konformes Chat-Tool kann Ihr Unternehmen rechtlichen Risiken aussetzen und Ihrem Image schaden. Um eine sichere und verantwortungsvolle Nutzung zu gewährleisten, sollten Sie Lösungen wählen, die folgende Punkte erfüllen:

• Datenhosting in Europa,
• Zertifizierungen (z.B. ISO27001),
• Funktionen für die ausdrückliche Zustimmung der Bewerbenden.

Sie sind nun bereit, ein Chat-Tool in Ihre Einstellungsstrategie aufzunehmen!