CRM-Software: 15 effektive Recruiting-Maßnahmen, die den Unterschied machen

Candidate Relationship Management (CRM): CRM ist eine Softwarelösung, die Recruiter und Personalverantwortliche dabei unterstützt, Talentdaten aus verschiedenen aktiven und passiven Akquisekanälen zentral zu organisieren. Die Daten werden in strukturierten Pools abgelegt und können mit Tags versehen sowie durch Filter zielgerichtet durchsucht werden. Neben der Datenverwaltung bietet ein CRM umfangreiche Funktionen für personalisierte, anpassbare Kommunikationskampagnen, um langfristige Beziehungen zu den Talenten aufzubauen.

Zentrale Datenerfassung – fehlerfrei und DSGVO-konform

Der größte Vorteil eines CRMs ist die zentrale Verwaltung Ihrer Talentdaten. Informationen aus Jobbörsen, Karrierewebsites, Job-Events, sozialen Medien oder Empfehlungen können entweder manuell oder automatisch hinzugefügt werden.

Besonders hilfreich sind hierbei:

• 1-Klick-Sourcing – eine Chrome-Erweiterung, mit der Informationen direkt aus LinkedIn-Profilen in die gewünschten Talentpools übertragen werden können und das CRM automatisiert die Zustimmung zur Datennutzung einholt.
• CV Parsing – eine Technologie, die Daten aus Lebensläufen extrahiert und sie direkt ins CRM integriert, wodurch manuelle Eingabefehler weitgehend vermieden werden.

Relevante Profile mit Matching-Technologie identifizieren

In einem CRM-System können Kandidatenprofile mit Hilfe von Filtern und Tags schlüssig segmentiert werden. Darüber hinaus ermöglicht es die Software durch CV-Matching, Stellenangebote mit allen Talentdaten im Pool schnell und präzise abzugleichen. Das Ergebnis: Eine Liste der geeignetsten Kandidat:innen, sortiert nach Kompatibilitätspunkten (Scoring). 

Diese KI-gestützte Technologie spart Zeit und bietet Personalverantwortlichen eine erste, fundierte Vorauswahl aus einer stets aktuellen Datenbank.

Internationales und standortübergreifendes Recruiting vereinfachen

Wenn Sie in verschiedenen Ländern, Regionen oder Städten rekrutieren, können unterschiedliche Datenbanken, aber auch die Arbeit in verschiedenen Teams und in unterschiedlichen Sprachen die Prozesse erschweren. Mit einem mehrsprachigen CRM zentralisieren Sie alle Daten und erleichtern die teamübergreifende Zusammenarbeit. 

Talentpools lassen sich nach geografischen Gesichtspunkten oder Sprachen segmentieren. So können allgemeine Kampagnenvorlagen effizient genutzt und regional angepasst werden, etwa durch lokale und regionale Visuals oder Kampagneninhalte, die auf lokale Besonderheiten abgestimmt sind.

Automatisierte Updates durch das CRM sorgen dafür, dass Daten, z. B. bei einem Umzug, stets aktuell bleiben.

Beziehungen zu abgelehnten Kandidat:innen pflegen

Abgelehnte Kandidat:innen sind oft wertvolle Ressourcen für zukünftige Vakanzen. Es lohnt sich also, den Kontakt zu ihnen zu pflegen. Ein CRM hält diese Talente durch automatisierte Mitteilungen über Ihr Unternehmen auf dem Laufenden, bis ihnen ein neues passendes Jobangebot unterbreitet werden kann. 

• Auf diese Weise gelingt es Ihnen, auch nach einer Absage Vertrauen und eine langfristige Beziehung aufzubauen und sie zudem als potenzielle Botschafter:innen in ihren persönlichen und beruflichen Netzwerken zu gewinnen. Ein klarer Vorteil gegenüber der Konkurrenz. 

Kontaktpflege zu Ihren Alumni 

Kennen Sie den Begriff „Bumerang-Mitarbeitende“? Laut einer Studie von Consult für UKG sind 13 Prozent der Arbeitnehmer:innen in Frankreich schon einmal an einen früheren Arbeitsplatz zurückgekehrt – ein Trend, der sich auch in Europa zunehmend etabliert. 

Mittlerweile betrifft der Bumerang-Effekt 15 Prozent der Bevölkerung – eine große Chance für Arbeitgeber, die mit geringerem Zeit- und Energieaufwand der Konkurrenz voraus sein möchten. Alumnis sind vor allem deshalb wertvoll, weil sie das Unternehmen mit seinen Strukturen, Prozessen, Produkten und Dienstleistungen bereits gut kennen und somit schneller einsatzbereit sind. 

Über das CRM können Sie die Daten ehemaliger Mitarbeitender in einem speziellen Pool verwalten und so den Kontakt problemlos halten. Einer möglichen Rückkehr steht damit nichts im Wege – vorausgesetzt, die „Trennung“ lief professionell im Rahmen eines respektvollen Offboardings ab.

Proaktive Ansprache künftiger Fachkräfte

Proaktives Recruiting ist die Zukunft der Talent Acquisition. Denken Sie bei der strategischen Planung aber nicht nur an den aktuellen Bedarf, sondern auch an künftige Anforderungen. Das bedeutet, sich gezielt mit der nächsten Generation auseinanderzusetzen – den Mitarbeitenden von morgen.

Die Beziehung zu zukünftigen Kandidat:innen beginnt oft schon während ihrer Studienzeit. Ein CRM bietet hierbei zahlreiche Möglichkeiten, frühzeitig eine starke Verbindung zu diesen Talenten aufzubauen. Dazu gehören beispielsweise:

• Einladungen zu Veranstaltungen, wie Karrieremessen oder Workshops,
• Bildungsinhalte, die praktische Einblicke in die Arbeitswelt geben,
• Inspirierende Interviews mit Ihren Mitarbeitenden, um die Unternehmenskultur greifbar zu machen.

Diese Maßnahmen sind besonders effektiv bei Studierenden, die Sie auf Jobmessen getroffen haben, oder bei Praktikant:innen und Werkstudent:innen, die bereits Teil Ihres Unternehmens waren. Aktualisieren Sie Ihre „jungen Talentpools“ regelmäßig – etwa nach einem persönlichen Treffen oder dem Ende eines Arbeitsverhältnisses – und halten Sie den Kontakt aufrecht. So bleiben Sie bei diesen Talenten präsent, wenn sie ihre erste feste Anstellung suchen oder später mit mehr Erfahrung zurückkommen möchten.

Junge Talente legen immer mehr Wert auf Vertrauen und Transparenz – Eigenschaften, die entscheidend sind, um sich im Wettbewerb um die besten Köpfe abzuheben. Eine starke Arbeitgebermarke wird daher zunehmend wichtiger, um diese Generation erfolgreich anzusprechen.

Empfehlungen gezielt nutzen

Die Qualität empfohlener Kandidat:innen spricht für sich: Während eines von fünf empfohlenen Talenten eingestellt wird, liegt die Erfolgsquote bei herkömmlichen Kanälen oft nur bei 1 von 1.000. Doch wie bleiben Sie auch mit den vier nicht ausgewählten Kandidat:innen in Kontakt? Nicht rekrutierte Empfehlungen sind oft hochrelevant für den Arbeitgeber, denn sie passen in der Regel ideal zum Unternehmen und besitzen wertvolle Einblicke durch die Mitarbeitenden, die sie empfohlen haben. Ein CRM ermöglicht es Ihnen, sämtliche Referrals direkt in passende Talentpools zu integrieren.

Das bietet gleich mehrere Vorteile:

• Sie verbessern die Candidate Experience erheblich, da auch der Kontakt zu nicht erfolgreichen Kandidat:innen erhalten bleibt.
• Sie stärken die Loyalität der empfohlenen Kandidat:innen, die erfolgreich rekrutiert wurden.
• Sie fördern die Bindung der Mitarbeitenden, die diese Empfehlungen ausgesprochen haben – unabhängig vom Ergebnis.

Gut zu wissen: Die CleverConnect Platform vereint CRM und ein digitales Empfehlungsprogramm in einer integrierten Lösung. Alle Daten sind vollständig miteinander verknüpft, was eine nahtlose Nachverfolgung ermöglicht.

Effiziente Organisation von Job-Events

Job-Events sind wahre Goldgruben für die Talent Acquisition. Mit einem CRM können Sie den gesamten Prozess – von der Einladung bis zur Nachbereitung – effektiv gestalten und den Erfolg Ihres Event-Recruitings steigern. Es bietet zahlreiche Funktionen, um Job-Events optimal zu organisieren. Sie können zum Beispiel individuelle Webseiten für Ihre Veranstaltungen erstellen und diese mit leicht zu erstellenden Anmeldeformularen verknüpfen. Die Formulare lassen sich dabei an Ihre spezifischen Vorgaben anpassen. Alle Anmeldungen können dann direkt im CRM verwaltet und nahtlos nachverfolgt werden. 

Sämtliche Einladungen und Benachrichtigungen lassen sich zentral über das CRM steuern – ob per E-Mail, SMS oder WhatsApp. Dabei können Sie zum Beispiel:

• Registrierungen bestätigen,
• Reminder vor der Veranstaltung verschicken,
• bei den Teilnehmenden nachfassen, z. B. mit einer Nachricht wie: „Vielen Dank für Ihren Besuch auf dem Forum X. Entdecken Sie unsere Stellenangebote in Ihrem Bereich!“

Vor Ort können Sie Besucher:innen durch QR-Codes unkompliziert die Aufnahme in einen Talentpool anbieten. Diese Codes sind mit den im CRM erstellten Formularen verknüpft, sodass sich Talente ohne Aufwand registrieren oder bewerben können.

Der Vorteil? Effizienz und DSGVO-Konformität. Mit einem CRM zentralisieren Sie alle während des Events gesammelten Informationen – von Lebensläufen über Interaktionen bis hin zu Präferenzen. Die Profile werden automatisch in die entsprechenden Pools integriert. Dank der Zustimmung, die über die Formulare eingeholt wurde, agieren Sie dabei jederzeit DSGVO-konform.

Saisonalem Bedarf einen Schritt voraus sein

Zu wissen, wann, wie häufig und für welchen Zeitraum Sie ein bestimmtes Profil besetzen müssen, kann das Recruiting enorm erleichtern. Ein CRM hilft Ihnen, wiederkehrenden Personalbedarf frühzeitig zu planen. Durch die Einrichtung spezifischer Filter und Tags in Ihren Talentpools können Sie regelmäßig benötigte Profile identifizieren und zum richtigen Zeitpunkt gezielt ansprechen.

Automatisierte Updates erleichtern die Kommunikation und erhöhen die Effizienz – so gehört überraschender, akuter Personalbedarf der Vergangenheit an. Anhand der vollständigen und jederzeit abrufbaren Kontakthistorie, wissen Sie, wer potenziell interessiert und verfügbar ist und wer nicht. So können Sie zum richtigen Zeitpunkt das richtige Angebot zu machen. 

Initiativbewerbungen optimal nutzen

Initiativbewerbungen sind eine der ältesten Recruiting-Quellen, werden aber dennoch häufig unterschätzt. Meist stammen sie von Ihrer Karriereseite, speziellen Landing Pages oder aus allgemeinen Empfehlungen. Mit einem CRM können Sie diese Bewerbungen strukturiert erfassen und in passende Talentpools integrieren. 

Automatische, personalisierte Antworten und regelmäßige Updates informieren Initiativtalente über neue Stellenangebote und stärken ihre Bindung an Ihr Unternehmen. So können Sie jederzeit auf einen Pool motivierter Kandidat:innen zurückgreifen.

Interne Mobilität fördern

CRM-Systeme sind nicht nur für die Rekrutierung externer Talente gedacht – sie können auch ein entscheidendes Werkzeug sein, um die internen Karrieremöglichkeiten Ihrer Mitarbeitenden zu fördern. Warum also nicht Ihre bestehenden Kolleg:innen in die CRM-Strategie einbinden?

Mit einem CRM haben Sie die Möglichkeit, einen speziellen Pool für Ihre Mitarbeitenden zu erstellen und gezielte Kampagnen auf ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden dazu, ihre Profile zu vervollständigen und ihre beruflichen Entwicklungswünsche zu äußern. Unterbreiten Sie Ihnen gezielt Stellenangebote, die ihren Fähigkeiten und Interessen entsprechen.

Ein weiterer Vorteil: Ob dauerhaft oder nur zu Beginn des Einstellungsprozesses – interne Stellenangebote können im CRM entsprechend gekennzeichnet werden. Interne Mobilitätsstrategien lassen sich somit flexibel gestalten, die Mitarbeiterbindung stärken und Bindungs- und Recruiting-Ziele schneller erreichen.‍

Feedback von Kandidat:innen einholen

Ein oft übersehener Vorteil eines CRM-Systems ist die Möglichkeit, systematisch Feedback von Kandidat:innen zu sammeln. Zufriedenheitsumfragen sind nach jeder Phase des Bewerbungsprozesses absolut empfehlenswert. 

Die Umfragen können vollständig automatisiert versendet werden. Auch die Datenerfassung und Zentralisierung der Antworten erfolgt automatisch. Mit zentral zugänglichen Ergebnissen ist es deutlich einfacher, Unterschiede zwischen Talentpools oder einzelnen Phasen des Recruiting-Prozesses zu erkennen. Durch die Auswertung erkennen Sie, was in Ihrem Prozess gut funktioniert und an welcher Stelle Optimierungsbedarf besteht.

Auf Basis dieser Erkenntnisse können Sie Ihre Strategien und Prozesse gezielt anpassen und die Candidate Experience insgesamt verbessern. 

Bewerberquellen analysieren und vergleichen

Ein CRM ist ein unverzichtbares Werkzeug, um den Erfolg Ihrer Recruiting-Aktivitäten zu überwachen. Mit den folgenden Funktionen können Sie detaillierte Einblicke in die Performance Ihrer Bewerberquellen gewinnen und datenbasierte Entscheidungen treffen.

1. Identifizierung der effektivsten Kanäle: Analysieren Sie, welche Akquisekanäle – wie Jobbörsen, soziale Netzwerke, Veranstaltungen oder Empfehlungen – die besten Ergebnisse liefern.
2. Optimierung von Budgets und Ressourcen: Passen Sie Ihre Investitionen und Ihren Ressourceneinsatz gezielt an, um die Rendite Ihrer Kanäle zu maximieren.
3. Testen neuer Kanäle: Probieren Sie alternative Plattformen oder Ansätze aus und vergleichen Sie deren Effektivität mit bestehenden Kanälen.
4. Sicherung größerer Budgets: Beweisen Sie die Qualität bestimmter Kanäle, um zusätzliche Mittel zu erhalten und erfolgreiche Maßnahmen zu skalieren.
5. Zielgruppenspezifische Anpassungen: Finden Sie heraus, welche Inhalte und Botschaften Ihre Zielgruppen wirklich ansprechen, und optimieren Sie Ihre Kommunikation entsprechend.

Automatisierte, leicht verständliche Dashboards helfen Ihnen, alle Ihre Recruiting-Aktivitäten mühelos zu analysieren. So wird die kontinuierliche Verbesserung Teil Ihres Arbeitsalltags, und Sie bleiben der Konkurrenz stets einen Schritt voraus.

Automatisierte DSGVO-Aktualisierungen  

Mit einem CRM können Sie nicht nur neue Kontakte generieren, sondern auch sicherstellen, dass diese langfristig aktuell und relevant bleiben – und das im Einklang mit der DSGVO. Mithilfe automatisierter Kampagnen werden Kandidat:innen nach einem bestimmten Zeitraum zur Aktualisierung ihres Profils aufgefordert oder eine erneute Zustimmung zur Nutzung ihrer Daten eingeholt. Sie profitieren von zuverlässigen, konformen und stets aktuellen Daten in Ihrer Talentdatenbank und sind jederzeit in der Lage, schnell auf dringenden Personalbedarf zu reagieren.

Pre-Onboarding-Kommunikation: Der erste Schritt zur Bindung

Last but not least können CRM-Systeme frühzeitig für die Kommunikation mit neuen Mitarbeitenden genutzt werden. Pre-Onboarding-Nachrichten stärken die Verbindung und fördern die Vorfreude auf den ersten Arbeitstag.  Mit kreativen Botschaften sorgen Sie dafür, dass sich neue Kolleg:innen schon vor ihrem ersten Arbeitstag willkommen fühlen, zum Beispiel so:

• „In 10 Tagen geht es los – wir freuen uns auf Sie!“
• „Haben Sie schon das Interview unseres CEOs zur neuen Produktlinie gesehen, die Sie bald mit uns vermarkten werden?“
• „Kennen Sie schon die Gegend um unser Büro? Hier sind unsere 5 Restaurant-Tipps!“

Auch in den ersten Tagen des Onboardings kann das CRM gezielt genutzt werden, z.B. für automatisierte Willkommensnachrichten oder Feedbackumfragen zur Candidate Experience. So erleichtern Sie neuen Mitarbeitenden nicht nur den Einstieg, sondern verbessern auch Ihre Onboarding-Prozesse. 

Fazit: CRM als Game Changer im Recruiting

Mit den vielfältigen Funktionen eines CRMs können Sie Ihre Recruiting-Strategie optimieren, Talente langfristig binden und Ihre Prozesse effizienter gestalten. Nutzen Sie die Chancen, die diese Technologie bietet, um einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu erlangen.