Cooptation : bonnes et mauvaises pratiques

La cooptation : un canal de recrutement de plus en plus utilisé

La cooptation consiste à capter des candidats qui n’étaient pas nécessairement visibles ou actifs sur le marché de l'emploi. Comment ? En passant par la recommandation de l'entourage personnel (amis, famille) mais surtout professionnel (ancien collègue, client, partenaire…).

Les avantages de la cooptation (source : Qapa) :

• Un processus de recrutement plus court à 88%
• Un coût par recrutement moindre à 76%
• Des candidats mieux qualifiés en amont à 59%

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Les bonnes pratiques autour de la cooptation

La cooptation est une réelle opportunité pour recruter des talents engagés et qualifiés. Mais pour en obtenir tous les bénéfices, elle doit être cadrée.

Cooptation : jouer la carte de la transparence

Les règles de la cooptation doivent être clairement affichées et communiquées en interne. Que votre processus soit encore "home-made" ou déjà industrialisé (avec un programme de cooptation dédié), vos collaborateurs et leurs “cooptés” doivent savoir à quoi s'attendre :

• Leur niveau de responsabilité = recommander et mettre en relation
• La récompense et les modalités si le coopté est recruté (ou s’il valide sa période d'essai) = prime, avantages…
• Le fait que coopter ne signifie pas offrir un passe-droit = le process habituel s'applique

Il faut que les collaborateurs cooptant soient tenus au courant du processus de recrutement, que le profil recommandé soit retenu ou non.

Simplifier la procédure de recommandation en cas de cooptation

Il est primordial de simplifier la procédure de recommandation en interne. Cela permettra à vos collaborateurs d'avoir envie de coopter, et à vos candidats potentiels d'avoir envie d'être recrutés.

En effet, lorsque les collaborateurs sont amenés à coopter, une procédure complexe peut les décourager. S'ils doivent s'inscrire sur un site dédié, remplir un ou plusieurs formulaires, déposer le CV du candidat qu'ils recommandent, le process est déjà trop long.

Pourquoi ne pas dupliquer la candidature "one clic" en cooptation "one clic", la plus rapide et la plus simple possible ?

Choisir les bons outils pour créer son programme de cooptation

Quel que soit l'outil que vous choisirez, il devra être au service de votre programme de cooptation. Cela veut dire que l'objectif est double :

• Bien suivre les candidats cooptés
• Optimiser la relation cooptant / recruteur tout au long du process

Dans l'idéal cet outil doit permettre de :

• Déposer une recommandation
• Suivre l'étape du process dans laquelle le profil coopté se situe
• Connaître le niveau de récompense obtenu
• Suivre la prime de cooptation si elle existe

Cela veut aussi dire qu'un outil dédié à la cooptation doit être choisi et déployé dès lors que votre structure dépasse une certaine taille. Sans cela, il sera très compliqué de piloter votre programme de cooptation. Le plus de cet outil ? Qu'il soit connecté et intégré à votre ATS pour une vision 360°.

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Cooptation : les 3 erreurs à éviter

Ne pas suffisamment parler de votre programme de cooptation

L'erreur à ne surtout pas commettre c'est de ne pas parler de votre programme de cooptation.

Initier un vrai programme construit et validé par les différents membres du CODIR, est essentiel. Mais ce programme doit être visible et diffusé à toutes les parties prenantes internes. L'adhésion globale est une nécessité.

Nos conseils pour une communication efficace :

• Marketer votre programme avec un nom, une promesse, une identité reconnaissable
• Embarquer l'ensemble de l'entreprise dans la phase de communication
• Expliquer la stratégie et les points clés à vos collaborateurs
• Déployer des actions de communication multicanale : emailing, affichage interne, évènements, témoignages..

Enfin, n'oubliez pas une action basique, mais essentielle : informez régulièrement vos collaborateurs des postes à pourvoir pour qu'ils puissent les relayer à leurs connaissances.

En savoir plus : Comment mettre en place une stratégie de communication interne autour de votre programme de cooptation ?

Pratiquer la cooptation “piston”

Le risque de pratiquer une cooptation "piston", autrement dit sans processus et sans règles définies, c'est d'abord en premier lieu le fait de recruter au feeling. Les convictions personnelles et les liens d'amitié peuvent être majoritairement déterminants. D'où le risque de faire des erreurs.

En bref : coopter, ce n'est pas pistonner. Autrement dit, la cooptation n'a pas vocation à accorder de passe-droit à des candidats recommandés. Une fois le candidat coopté, il doit intégrer automatiquement le processus de recrutement standard de l'entreprise et l’ensemble de ses étapes.

Sans cadre de référence, il devient de toute façon difficile d'encourager la cooptation auprès des collaborateurs. Si les règles du jeu ne sont pas claires, il y a peu de chance que les gens aient envie de jouer. Des incompréhensions, des tensions, voire des conflits pourraient s'installer et polluer le climat de l'entreprise.

En savoir plus : Rôles et responsabilités dans la mise en place d'un programme de cooptation

Négliger le pilotage du programme de cooptation

La cooptation n’est pas une pratique qui s’autogère. Créer un programme de cooptation revient à créer une communauté de collaborateurs contributeurs. Qui dit communauté dit pilotage, mais aussi, et surtout, animation. En entretenant la motivation et l’engagement des cooptants, vous donnez un coup d'accélérateur à votre programme.

Comment piloter et animer ?

• Donner régulièrement des informations sur la cooptation
• Demander du feedback à vos contributeurs
• Mener des campagnes flash spécifiques
• Avoir un espace d'échanges dédié sur votre outil de cooptation
• Gamifier l'animation du programme

Il ne faut pas oublier que la cooptation est un excellent moyen de sonder le moral de vos équipes. En fonction du volume de cooptations reçues, vous pouvez estimer à quel point les collaborateurs sont motivés et engagés. C'est un baromètre social interne à ne pas sous-estimer.

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