Structurez vos actions de Candidate Relationship Management : comment bien utiliser les tags ?

Viviers de talents & tags : deux concepts, un objectif

Il n’y a aucun intérêt à avoir une base de données très fournie si vous ne pouvez pas y trouver ce que vous cherchez, quand vous en avez besoin. Vous connaissez l’expression “chercher une aiguille dans une botte de foin”. Il s’agit bien de la même chose : trouver facilement LE bon candidat dans un vivier de talents.

La bonne nouvelle c’est que les outils de CRM (Candidate Relationship Management) proposent des options pour trier de façon pertinente toutes les informations que vous pourriez avoir sur des talents, afin de rendre utilisable cette base de données dans le cadre de votre sourcing.

Viviers de talents : pas une seule base de données, plusieurs !

On parle souvent d’un vivier de talents mais nous sommes convaincus qu’il faut en parler au pluriel. Chaque talent est unique mais certains peuvent être réunis en groupes spécifiques, pour vous aider à communiquer avec eux de façon plus personnalisée. D’où l’intérêt des viviers de talents qui peuvent être construits dans un outil de CRM.

👉 Vous voulez comprendre comment fonctionne un CRM ? Demandez une démo

Ces viviers peuvent être constitués et supprimés selon les besoins de l’entreprise, sans pour autant impacter les données spécifiques aux talents qui les composent. Un profil peut d’ailleurs faire partie de plusieurs viviers selon ses spécificités, sans que ses données ne soient dupliquées.

Les tags : le filtre complémentaire dans un vivier de talent

On peut aussi ajouter à chaque profil un nombre de mots-clés, aussi appelés tags. Ils donnent la possibilité d'affiner la segmentation du groupe cible grâce à des fonctions de recherche avancée.

Les combinaisons de filtres suivantes sont envisageables :

• Un vivier
• Un vivier + un tag
• Plusieurs tags
• Un vivier + plusieurs tags

Le potentiel est immense. A la clé : la possibilité de mieux connaître vos cibles et d’adapter vos échanges avec elles en conséquence. Il reste cependant à définir comment ne pas se perdre dans cet océan de possibilités.

Gestion des tags dans un CRM : définir les règles du jeu pour identifier les talents les plus pertinents

S’il est très facile et rapide de créer des tags sur votre outil de CRM, il y a aussi un risque d’en ajouter de façon incontrôlée et incohérente. Le souci principal dans le fait d’avoir autant de tags que de synonymes pour un terme ? Perdre énormément en qualité de recherche et en pertinence de filtre.

La situation est d’autant plus complexe si vous travaillez à plusieurs sur votre CRM et que chacun définit ses propres tags. Il est donc essentiel de créer des règles dans ce que l’on appelle “une convention de nommage”. L’équipe se met d’accord sur une liste définie (et plus ou moins définitive) de tags intégrés directement sur la plateforme, sans avoir à en créer de nouveaux. On parle alors d’une bibliothèque de tags.

Droits d’accès à l’outil de CRM & gestion des tags

Ce qu’il vous faut pour encore mieux contrôler cet aspect : un CRM qui offre la possibilité de donner des droits d’accès et de modification plus ou moins étendus aux membres de votre équipe de recrutement. Vous pouvez identifier une ou deux personne(s) maximum avec le droit d’ajout, de modification et/ou de suppression des tags. Le reste de l’équipe pourra les utiliser mais n’aura pas la main pour les gérer.

L’autre avantage de cette organisation est que si la création d’un nouveau tag est envisagée, quelqu’un a la vue d’ensemble de tous les tags disponibles et peut contrôler la cohérence de la liste complète. Cette personne peut donc être le point de contact des autres membres de l’équipe qui lui feront la demande d’ajout, de modification ou de suppression.

3 conseils pour un tag management utile au sourcing

Une équipe projet composée de recruteurs et de représentants métier

La gestion des tags est un élément essentiel à la structure de vos viviers de talents. Si une seule personne est chargée de la création et de l’administration des tags pour en assurer la cohérence… la définition des tags est l’affaire de tous les membres de l’équipe travaillant régulièrement sur la base de données (à savoir les recruteurs et les talent acquisition managers).

Mais ce n’est pas tout ! D’autres équipes peuvent aussi être intégrées aux discussions. Par exemple, si vous décidez de créer des tags autour des compétences (hard ou soft skills), il peut être judicieux de créer un groupe de travail qui mixe non seulement les recruteurs, mais aussi les hiring managers et les responsables métiers. Pourquoi ? Car ce sont ceux qui ont besoin de ces compétences au sein de leurs équipes. Ainsi, vous vous assurez de parler tous le même langage pour mieux recruter collaborativement.

Des groupes cibles dans votre vivier de talents

Les groupes cibles pertinents pour le recrutement doivent être définis le plus précisément possible en amont et se refléter, par la suite, dans votre bibliothèque de tags. La création de ce que l’on appelle des personae (persona au singulier) peut s'avérer utile pour mieux identifier les types de profil présents dans votre base de données. Vous pouvez aussi créer ces personae en fonction des profils que vous prévoyez d’intégrer à votre vivier dans les mois / années à venir.

Un persona, c’est quoi ? Il s’agit de la représentation d’une personne type qui reprend les caractéristiques d’un groupe cible. Il permet de lister les spécificités de ce groupe via des éléments comme leur tranche d’âge, leurs intérêts, leurs objectifs, etc. En recrutement, cela peut être les attentes vis-à-vis d’une entreprise, le niveau de séniorité, le secteur de leur métier, etc.

Une fois que vous avez listé les différents personae que vous souhaitez cibler, vous pouvez en extraire des mots clés qui deviendront des tags. Vous pourrez ainsi, grâce au tag management, identifier ces profils spécifiques au sein de l’ensemble de vos viviers de talents. Il sera plus facile de les aborder par petits groupes avec des communications adaptées à leur profil.

Les responsabilités de l’équipe recrutement en charge du tag management

Au moment du lancement de votre stratégie de tag management, vous devez identifier une liste de tags fixe. Ensuite, cette liste peut évidemment être amenée à évoluer selon les nouveaux postes ouverts, des changements de stratégie au sein de l’entreprise, etc.

Chaque personne aura alors ses responsabilités :

• Ceux qui travaillent quotidiennement avec l’outil et identifient les besoins d’évolution
• Ceux qui vérifient régulièrement avec les équipes métier qu’il n’y a pas des nouveautés dans ce qu’ils recherchent en termes de profil
• Celle qui aura la vision globale des tags qui peut être la même que…
• … Celle qui a la main pour créer, modifier et supprimer les tags de la bibliothèque commune

💡 Exemples de tags et de leur utilisation pour mieux recruter

Le choix exact des tags que vous souhaitez pouvoir attribuer dépend en réalité de vos objectifs d’entreprise en matière de recrutement.

Il faut aussi vous assurer de ne pas faire de répétition entre la création de vos différents viviers et de vos tags.

Par exemple, si vous avez des viviers de talents par métier, évitez d’avoir des tags par métier pour ne pas complexifier le tri. Les tags complémentaires à un vivier de talents sur un métier précis peuvent être plutôt (pour ne citer que 2 exemples) : la séniorité ou les compétences en terme de management.

De façon générale, voici les types de tags régulièrement utilisés par nos clients CRM pour inspirer vos réflexions :

• départements (par ex. marketing, ventes, finances)
• hard skills (par ex. langages de programmation, langues étrangères)
• soft skills (par ex. communication, créativité, pensée analytique, organisation)
• diplôme (par ex. niveau d’étude, école ou université, formation professionnelle, formation continue)
• sources d’acquisition de talents (par ex. site carrière, événements de recrutement, cooptation)
• séniorité (par ex. expérience professionnelle, expérience de management)
• qualité des candidats (candidat A, candidat B, etc.)
• talents internes (mobilité), boomerang (anciens collaborateurs) ou externes (nouveaux collaborateurs)
• intérêts (par ex. sport, art, littérature, voyages, etc.)

Mise à jour des données : éviter que vos tags se périment

Il est très important d’inviter régulièrement vos talents à mettre à jour leurs profils. Cela peut être fait de façon automatique (tous les X mois ou X années) grâce à votre CRM, qui assure alors la conformité de vos actions de communication avec le RGPD.

Mais outre le respect de la loi, ces mises à jour assurent que les tags sont toujours cohérents pour segmenter de façon pertinente les données des talents. Vous évitez ainsi d’envoyer :

• des communications orientées sur un métier A si votre talent a fait une reconversion pour faire un métier B
• des messages pour postuler à un poste à Paris si votre talent a déménagé à Lyon
• des invitations à un salon étudiant si votre talent a terminé ses études et est déjà en poste

Ce ne sont que des exemples, mais cela donne une idée de l’importance de la mise à jour des données de vos viviers.

Exemple de gestion des tags avec notre client assureur R+V

La segmentation précise de son vivier de talents a permis à R+V, le plus grand assureur allemand, d’améliorer considérablement sa relation candidat. Cela se ressent notamment sur la performance de ses newsletters.

• Avant son travail sur la segmentation, 25% des destinataires ouvraient la newsletter
• Depuis qu’ils travaillent avec notre outil de CRM, la moyenne est de 86% de taux d’ouverture

Pour avoir une base de données segmentée par viviers et tags, R+V demande systématiquement aux talents rencontrés via différents canaux de sourcing de remplir un formulaire d’inscription à ses viviers.

Grâce aux quelques informations demandées, le talent est automatiquement inscrit dans les viviers correspondants.

Pour que le processus d'inscription des talents reste malgré tout léger, nous nous limitons à deux informations clés : le niveau de séniorité et le domaine professionnel.

Katharina Zehner - experte en Recruitment Marketing - R+V

Grâce à des filtres supplémentaires fournis par les tags, il est ensuite possible d'effectuer une sélection plus fine dans les viviers, ce qui permet à l'entreprise d'alimenter le groupe cible en contenus personnalisés.

Nous apportons les bonnes informations aux bons talents et créons ainsi une véritable valeur ajoutée, que ce soit pour l’expérience de nos candidats ou l’amélioration de notre marque employeur.

Katharina Zehner - experte en Recruitment Marketing - R+V

👉 Construisez des viviers de talents actionnables avec notre outil de CRM (Candidate Relationship Management)