Les top indicateurs clés (KPI) à suivre pour améliorer la performance de vos recrutements (échanges avec Mazars)

Faire évoluer son processus de recrutement grâce au suivi d’indicateurs de performance (KPI)

Le monde du recrutement doit constamment s’adapter aux difficultés du marché. Les entreprises sont parfois obligées de repenser leur stratégie de recrutement pour être plus efficaces et compétitives dans leur secteur d’activité. L’analyse et l’utilisation des données collectées concernant les processus de recrutement sont essentielles pour construire cette stratégie et pour en mesurer la performance.

Quand une entreprise envisage l’utilisation du suivi de la performance pour améliorer ses résultats, plusieurs points doivent être pris en compte :

• le choix et la priorisation des données à surveiller
• la fiabilité des indicateurs et des données récoltées
• la capacité des équipes à prendre des décisions basées sur des chiffres
• la diffusion en interne de ces résultats et leur acculturation

Mazars partage sa culture de la data et explique le rôle central qu’elle joue dans l'amélioration de ses processus de recrutements RH

Dans cette entreprise, spécialisée dans l’audit et le conseil financier, 7 experts recrutent chaque année + de 1 400 collaborateurs et gèrent + de 70 000 candidatures. Comment ?

4 points clés du webinar “Quels indicateurs suivre pour améliorer la performance de ses recrutements ?”

"On joue dans la même cour mais on n’a pas les mêmes armes"

Lorsque l’on est challenger sur son marché, il n’y a pas d’autre choix que de se démarquer et d’offrir la meilleure expérience candidats. L’analyse des données facilite l’identification des initiatives les plus pertinentes : celles qui amènent le plus de candidats qualifiés et satisfaits du processus de recrutement.

💡 Chez Mazars, un nouveau format de session de recrutement orienté soft skills a été mis en place et permet de recruter l’ensemble des profils pour l’année en seulement 6 mois (vs 9 mois avec l’ancien format).

"Il ne faut pas faire de la data pour faire de la data"

Chaque indicateur doit avoir un sens et l’ensemble doit être structuré pour :

• activer rapidement les axes d’amélioration et remplir les objectifs
• construire une stratégie de moyens plus pertinente pour l’année suivante

💡 Chez Mazars, chaque décision RH se base sur des données et participe à l’amélioration continue du recrutement.

"Les chiffres ne mentent pas"

Les données permettent de mieux évaluer l’ensemble du processus de recrutement, de ses sources et de ses résultats, qu’ils soient quantitatifs (gros volumes de recrutement) ou qualitatifs (un profil particulier).

💡Chez Mazars, le recours aux cabinets de recrutement a été réduit au profit de la cooptation et de la création d’un nouveau poste en interne pour le sourcing.

"On n'a pas le choix : la data est indispensable pour l’entreprise"

Outre la collecte d’un indicateur et son analyse, il faut aussi savoir lire les KPIs dans un ensemble et capitaliser sur des outils d’automatisation pour mieux les présenter et “marketer” la fonction de recruteur en interne.

💡 Chez Mazars, les données “recrutement” sont mixées avec celles de l’équipe “développement des talents” pour identifier les canaux d'acquisition qui apportent les meilleurs candidats… qui restent !

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Outil : les 6 grands enjeux de recrutement pour définir un ensemble de KPI RH pertinent

Notre tableau de bord “Talent Acquisition Dashboard” permet de visualiser en un coup d'œil plusieurs indicateurs, leur évolution par rapport à la période précédente et leur écart avec l’objectif fixé.

Basé sur le livre “Hiring Success” de Jérôme Ternynck, il a été adapté pour couvrir plus d’enjeux déterminants du succès et proposer des indicateurs plus accessibles et faciles à suivre.

Le Talent Acquisition Dashboard présente les 6 grands enjeux d’un projet de recrutement et des idées de KPI à suivre. Il peut bien entendu être adapté aux spécificités de l’entreprise, comme c’est le cas pour Mazars.

La productivité

Nous mesurons la notion de productivité à travers le nombre de recrutements réalisés par un recruteur en équivalent temps plein sur une période donnée (“X recrutements sur la période effectués divisé par X recruteurs ETP”).

Cet indicateur est facile à mesurer, mais plus compliqué à faire progresser.

Comment augmenter le volume de recrutements effectués annuellement sans entamer la qualité du suivi effectué pour chaque candidat ? Ainsi, si vous investissez dans des outils de productivité qui permettent à vos recruteurs de se dégager plus de temps, vous améliorez votre ratio.

Exemple - Vous aviez en 2021 :

• 3 chargés de recrutement qui passaient 100% de leur temps sur le recrutement
• 1 DRH qui allouait 10% de son temps au recrutement

Au total 36 recrutements ont été réalisés sur l’année.

Votre ratio de productivité était de : 36 / (100% x 3 + 10% x 1) = 11,6 recrutement/recruteur ETP

La vélocité

La notion de vélocité qui couvre la temporalité peut être définie comme suit : le pourcentage de postes pourvus dans un délai fixé.

Exemple - Sur 2021, vous aviez prévu de recruter :

• 10 personnes en Q1.

Finalement, vous avez recruté 6 personnes en Q1 et 4 personnes en Q2 : ainsi seuls 60% des postes ont été pourvus dans le délai fixé.

En suivant cet indicateur, les recruteurs devront ensuite s'intéresser aux postes qui n'ont pas été pourvus dans les temps afin de comprendre quels sont les obstacles éventuels et mettre en place un plan d'action associé.

L’indicateur du délai moyen n’est pas pertinent ici (“% de postes pourvus en moins de x mois”), car il y a trop de disparités en fonction des postes et des types de contrats. La moyenne ne sera ainsi pas un bon indicateur car la variance est trop forte.

La qualité

La qualité des recrutements est un enjeu déterminant. Si un candidat a correctement été évalué puis sélectionné en tenant compte de ses hard et soft skills ainsi que de son adéquation aux valeurs de l’entreprise, il est fort probable qu’il s’épanouisse à son poste.

Ainsi le taux de rétention à 6 ou 12 mois (“% de collaborateurs encore en poste 6 ou 12 mois après leur embauche”) est un indicateur solide pour mesurer la qualité d’un recrutement. C’est un indicateur facile à suivre et à piloter, notamment chez nos clients.

L'indicateur de rétention permet d'illustrer aussi la qualité de l'onboarding. En effet, si un collaborateur part au bout de 5 mois, il est probable qu'il le fasse à cause d'un mauvais onboarding par son manager.

Dans ce cas, il ne s'agit pas d'une erreur de recrutement pour le poste, mais de l'intégration proposée par le manager qui se trouve défaillante.

Notons que les départs durant les 6 ou 12 premiers mois incluent aussi bien des départs relatifs à une décision du collaborateur que ceux relatifs à une décision de l’entreprise - cet indicateur englobe donc la notion de satisfaction du candidat recruté et du recruteur.

Les coûts

Nous avons détaché la notion de coûts de celle de productivité car nous pensons que la question des coûts est un enjeu à part entière, associé à un indicateur spécifique.

L’indicateur que nous suivons ici est celui du coût par recrutement. Il s’exprime ainsi : Sommes des coûts externes (sourcing + ATS + Communication RH + Cabinets de recrutement + job boards) et internes (Outils + Salaires chargés + Coûts de structure) liés au recrutement divisé par le nombre de personnes recrutées sur la période.

Pour plus d’informations, le calcul a bien été explicité par Laurent Brouat de L’Ecole du Recrutement dans cet article.

L’expérience candidat

Il ne faut pas que la pandémie fasse oublier la réelle tendance de fond de pénurie de main-d'œuvre dans de nombreux secteurs. La "guerre des talents" est bien un enjeu prioritaire pour les RH, qui sont sensibilisées sur l’importance de l’Expérience Candidat.

Des études ont montré qu’une mauvaise expérience candidat était potentiellement nuisible.

pour les performances économiques de l’entreprise (particulièrement en BtoC) car 60% des candidats affirment être prêts à boycotter des produits / services suite à une mauvaise expérience.

Nous vous invitons à lire le retour d’expérience de Virgin Media pour en savoir plus sur les dégâts causés par une mauvaise expérience candidat.

Il est possible de mesurer la satisfaction des candidats relative à l’ensemble du processus de recrutement, ou bien à une étape particulière.

CleverConnect propose par exemple un questionnaire de satisfaction à toutes les personnes qui ont utilisé sa solution d’entretien vidéo différé.

Pour des mesures globales, un simple questionnaire rapide peut donner de très bons résultats pour connaître le taux de satisfaction ou bien opter pour les labels externes du type HappyIndex.

L’inclusion

Les entreprises souhaitent ardemment retrouver le chemin de la croissance en 2021, mais elles n’ont pas pour autant perdu de vue leur rôle social et sociétal. La diversité, l’égalité des chances et l’inclusivité font partie des préoccupations RH à suivre afin de s’assurer que son processus de recrutement est vertueux.

La politique d'inclusion (sexes, origines, âge, formation) passe par des outils de suivi de recrutement efficaces.

La loi fixe sur ces critères déjà des objectifs quantifiables. Chaque entreprise doit se fixer ses propres objectifs dans ce domaine en fonction de son histoire et de sa sensibilité. L’objectif pour nous réside surtout dans le fait que chaque entreprise identifie, mesure.

Exemple d’indicateurs pertinents pour mesurer l'inclusion : % de femmes dans les effectifs ; répartition des salariés par tranches d’âge ; répartition des salariés par type de contrat…

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