Berufe: 4 Dinge, die Sie über Talent Operations wissen sollten

Jobs mit Schwerpunkt auf Talent Operations immer häufiger

Arbeitsstellen im Bereich Talent Operations (auch bezeichnet als Talent Ops oder Rec Ops für Recruitment Operations) gibt es seit Ende der 2010er Jahre. Bestimmte Aspekte des Berufsfelds existieren sogar schon viel länger. Doch damals waren diese Jobs noch recht vage und eher eine Randerscheinung, auch wenn sie in einigen Ländern, vor allem in den USA, bereits stärker vertreten waren.

Etablierung von Talent Operations durch Corona-Krise beschleunigt

Mit der Corona-Krise und deren Auswirkungen auf den Personalmarkt mussten sich Recruiter:innen neuen Herausforderungen stellen: Bewerbermangel, anspruchsvollere Kandidat:innen… Die Optimierung der Recruiting-Prozesse ist inzwischen nicht mehr nur eine Challenge – sondern dringend notwendig.

Genau an dieser Stelle kommen die Talent-Operations-Berufe ins Spiel! Gute Nachrichten: Die Unternehmen beginnen zu erkennen, wie wichtig es ist, eine gesonderte Stelle zu haben, die sich für ein effizienteres Recruiting einsetzt.

Bereits 2020 wurde im Rahmen der Studie „Talent Edge“* 334 Führungskräften und Personalverantwortlichen großer Unternehmen (Amerika, Asien-Pazifik, Europa, Naher Osten und Afrika) folgende Frage gestellt: „Welche neuen Strategien wird Ihr Unternehmen in den nächsten Jahren verfolgen, um die Talent Acquisition und das Talentmanagement zu verbessern?“

Damals antworteten 67 % mit „Talent Operations and Technology“, weit vor anderen Punkten wie interner Mobilität, Employer Brand, Social Media usw.

*Deloitte & Forbes Insights

Immer mehr Stellenangebote im Bereich Talent Operations

Seitdem steigt die Zahl der Stellenangebote für Jobs im Bereich Talent Operations / Recruiting Operations immer weiter an. Auf LinkedIn und allein in Europa gibt es inzwischen fast 80.000 offene Stellen zum Stichwort „Recruitment Operations“ (Stand: Oktober 2022). Die größte Nachfrage nach diesen Profilen kommt von großen Unternehmen und Beratungsfirmen. Aber auch kleinere Firmen und Start-ups sind nicht untätig. Diese sich im Wandel befindlichen Berufe werden immer gefragter, und zwar weit über die Grenzen der USA hinaus.

Fachkräfte für Talent Operations: Eine wichtige Stütze für Recruiter:innen

Zunächst einmal sollten Sie beachten, dass Fachkräfte für Talent Operations keine Recruiter:innen sind. Dennoch sind sie eng mit der Welt des Recruitings verbunden, denn sie ermöglichen es den Talent Acquisition-Teams, ihre täglichen Herausforderungen besser zu bewältigen. Das Fachgebiet der Recruiting Operations hilft Recruiter:innen dabei:

• bestimmte zeitraubende Aufgaben zu automatisieren
• ihre Time to Hire zu reduzieren
• ihre Cost of Hire zu verringern
• Daten zu tracken und besser zu sichern
• neue Wege zu finden, um Talente anzuziehen
• …

Die Aufgaben sind breit gefächert. Daher gibt es im Bereich Talent Operations auch kein einheitliches Berufsbild.

Aufgabenfelder im Bereich Talent Operations

Fachkräfte im Bereich Talent Operations haben je nach Arbeitgeber unterschiedliche Profile und Spezialisierungen. Ihre Rolle ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und hängt von zahlreichen Kriterien ab: Branche, Reifegrad, Organisation, Investitionsvermögen usw.

Die Aufgaben einer Fachkraft für Talent Ops sind äußerst vielfältig. Es gibt 5 verschiedene große Bausteine, an denen sie arbeiten können.

Audit der bestehenden Recruiting-Prozesse

Die erste Aufgabe einer Fachkraft für Recruitment Operations ist mehr oder weniger die wichtigste. Es geht um die Bestandsaufnahme des gesamten Recruiting-Prozesses des Unternehmens:

• interne Organisation und Rollen der einzelnen Mitarbeitenden
• Höhe und Zusammensetzung des Recruiting-Budgets
• Art und Weise, wie die Aktionen durchgeführt werden (manuell oder automatisch)
• verfügbare Daten und Nutzung der Daten
• Qualität der Stellenbesetzungen

Die Erhebung dieser Daten erfolgt intern, aber auch durch den Austausch mit Bewerbenden. Diese sind eine wertvolle Informationsquelle, was den Stand der bestehenden Recruiting-Prozesse anbelangt.

Nach dieser ersten Bestandsaufnahme können Maßnahmen zur Verbesserung einer oder mehrerer Schwachstelle(n) eingeleitet werden, die während des Audits entdeckt wurden, seien es organisatorische Probleme oder eine schlechte Candidate Experience.

Zielsetzung und Festlegung einer passenden Recruiting-Strategie

In Zusammenarbeit mit den Recruiter:innen, den HR-Teams im weiteren Sinne und der Geschäftsleitung legen Talent-Ops-Spezialist:innen die Ziele des Unternehmens in Sachen Talent Acquisition und Recruiting fest. Dazu müssen sie den Markt und seine Herausforderungen, die Unternehmensziele, die Positionierung des Unternehmens usw. gut kennen.

Allgemeine Ziele gehen immer mit messbaren Zielen einher. Einer der Vorteile von Talent-Operations-Fachkräften ist, dass sie die Recruiting-Prozesse auf Grundlage realer Daten verbessern und den Erfolg ihrer Maßnahmen anhand der Entwicklung dieser Daten messen. Schluss mit Entscheidungen „nach Gefühl“!

Die Optimierung der Recruiting-Prozesse (dazu gehört natürlich auch, wie das Recruiting-Team selbst organisiert ist) ist daher ein fester Bestandteil ihrer Aufgaben. Sie erkennen Verbesserungsmöglichkeiten und entwickeln eine geeignete Strategie, mit der die Problempunkte angegangen werden können. Die Recruiter:innen folgen dann den Empfehlungen der Talent-Operations-Spezialist:innen, um produktiver zu werden und die Qualität der Einstellungen zu steigern.

Meistens wird die Strategie in Etappen aufgebaut. So können die wichtigsten Probleme zuerst angegangen werden und es kann getestet werden, was mit den Recruiting-Teams am besten funktioniert, um dann die Korrekturmaßnahmen auf breiterer Basis umzusetzen.

Einführung von Tools für Recruiting und Follow-up

Prozesse werden meistens mithilfe von Tools optimiert. Spezialist:innen für Talent Operations stellen genau das sicher: Sie ermitteln den Bedarf des Unternehmens, wählen das Tool (oder die Tools) aus, führen es ein, sorgen dafür, dass es von den Recruiting-Teams angenommen wird, und kümmern sich um Follow-up und Aktualisierungen.

Die Tools können über verschiedene Funktionen verfügen. In den meisten Fällen ermöglichen sie:

• entweder die Verbesserung des Bestehenden, insbesondere durch die Automatisierung bestimmter Aufgaben, um den Zeitaufwand zu reduzieren (Matching, Scoring, künstliche Intelligenz…)
• oder das Hinzufügen neuer Funktionen zum Prozess (Mitarbeiterempfehlungen oder Botschafterprogramme mit Enterprise Resource Planning (ERP), Einrichtung und Betreuung eines Talent Pools mit Candidate Relationship Management (CRM)…)

Gut zu wissen: Das Akronym CRM wird für zwei verschiedene Tools verwendet:

• Tool für Candidate Relationship Management‍
• Tool für Customer Relationship Management
  Letztendlich haben diese beiden Softwarearten recht ähnliche Funktionen, denn Talent Acquisition ähnelt immer stärker der Gewinnung von Leads, die im Marketing von zentraler Bedeutung ist.

Mehr erfahren: Recruiting und Marketing: Zwei Berufsfelder nähern sich immer weiter an

Interne Schulungen und Begleitung von Veränderungen

Neue Prozesse, neue Tools, neues Programm… All das muss erklärt werden und – vor allem – vom gesamten Recruiting-Team angenommen werden (und auch von anderen Beteiligten, insbesondere von den Hiring Managern). Natürlich sind Talent-Operations-Fachkräfte bei der Umsetzung der Verbesserungen nie allein. Wenn sie ihr neues Einstellungsverfahren fertig ausgearbeitet haben, dürften die meisten Beteiligten in der Regel schon über das Projekt Bescheid wissen. Aber: Jede Veränderung erfordert Schulungen und ein regelmäßigesFollow-up.

Auch kann es in manchen Unternehmen und Teams Widerstand gegen Veränderungen geben, insbesondere bei der Einführung digitaler Tools. Eine wichtige Aufgabe der Talent-Operations-Spezialist:innen ist es daher, dafür zu sorgen, dass die Umstellung möglichst reibungslos verläuft und die Tools angenommen werden. Wenn das nicht der Fall ist, ergreifen sie entsprechende Korrekturmaßnahmen.

Erfolgsmessung und Datennutzung

Das A und O im Bereich Talent Operations sind Daten! Mithilfe dieser Daten können Fachkräfte Probleme erkennen, Lösungswege testen und sicherstellen, dass die Ergebnisse stimmen. Die Kommunikation dieser Daten in einem zugänglichen Format ist ein zentraler Teil ihres Aufgabenbereichs. Sie stellen sicher, dass die Ergebnisse richtig verstanden werden, und im Idealfall werden sie zu wahren Botschafter:innen von datengestützten Ansätzen.

Organisation eines Teams für Talent Operations

Auch hier hängt wieder alles vom Unternehmen, seiner Größe und seinem Reifegrad im Hinblick auf diesen neuen HR-Bereich ab.

Eine einzige Fachkraft für Talent Operations

Die Person übernimmt entweder das gesamte Spektrum der Recruiting Operations (was für kleine Unternehmen machbar ist) oder nur einen Teil, der für das Unternehmen die höchste Priorität hat. Sie ist häufig dem Recruiting-Team zugeteilt und arbeitet eng mit diesem zusammen.

Ein Team für Talent Operations

Es gibt verschiedene Spezialisierungen im Bereich Recruitment Operations. Wenn Sie ein gesondertes internes Team haben, können Sie sich mit allen Aspekten des Themenbereichs beschäftigen: Strategie, Prozessoptimierung, Datenmanagement usw.

Für mittelgroße Unternehmen dürfte dies die ideale Lösung sein. Das Talent-Operations-Team kann sich dann vom Team für Talent Acquisition abkoppeln, und die beiden Disziplinen können sich nunmehr partnerschaftlich ergänzen und einander zuarbeiten.

Ein auf Talent Operations ausgerichtetes Unternehmen

Für manche Unternehmen ist selbst eine einzige auf diesen Bereich spezialisierte Person nicht unbedingt notwendig. Es kann jedoch sinnvoll sein, die Recruiting-Teams so zu organisieren, dass sie denselben Linien folgen wie Spezialist:innen für Talent Operations, d. h. dass sie datenbasiert arbeiten, Störfaktoren identifizieren und diese durch klare, leicht umsetzbare Prozesse verbessern, Reportings durchführen…

Einstieg in einen Talent-Operations-Beruf durch Umschulung

Recruiter:innen können ohne weiteres eine Umschulung in diesem Berufsfeld in Betracht ziehen. Das ist selbstverständlich gut machbar. Ebenso können sich auch Operations Manager auf Recruiting-Themen spezialisieren.

Mehr erfahren: Wie werde ich Spezialist:in für Talent Operations?

Candidate Experience: Ein Kernthema im Bereich Talent Operations

Kostenreduzierung, Prozessoptimierung, Produktivitätssteigerung… Wir haben gesehen, dass die Anstellung einer Fachkraft für Talent Operations in einem Unternehmen in puncto Effizienz viel bewirken kann.

Aber die Verbesserungen auf den verschiedenen Ebenen dienen auch einem Ziel, das für Unternehmen immer wichtiger wird: die Optimierung der Candidate Experience. Denn die Zufriedenheit der Bewerbenden ist in einer Welt, in der es an Talenten mangelt und die Personalakquise immer komplizierter wird, von zentraler Bedeutung.

Die Einführung von Tools zur Unterstützung des Recruitings kann erheblich dazu beitragen, die verschiedenen Phasen des Einstellungsprozesses effizienter und zielführender zu gestalten – nicht nur für die Recruiter:innen, sondern auch (und vor allem) für die Bewerbenden.

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