Candidate Relationship Management: Warum CRM der Schlüssel zur DSGVO-Compliance ist
Informationen zu (potenziellen) Kandidat:innen werden in unterschiedlichen Recruiting Tools gespeichert, sind weit verstreut, selten miteinander vernetzt und nicht für alle Recruiter zugänglich. Viele Unternehmen haben bis zu acht (!) verschiedene Recruiting Sourcing Tools im Einsatz – die zahlreichen Excel Sheets oder persönlichen Mail Accounts nicht einberechnet.Bewerbermanagement-Systeme (BMS) und andere transaktionale Legacy-Systeme sind nicht in der Lage eine Candidate Journey, die weit über den reinen Bewerbungsprozess hinausgeht, DSGVO-konform abzubilden.
Warum es wichtig ist
Die DSGVO-Konformität verlangt, dass personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt werden dürfen, als es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Darüber hinaus ist es nicht erlaubt, eine Einwilligungserklärung, die für einen bestimmten Zweck gegeben wurde, in einem anderen Kontext zu verwenden.
Angesichts der zunehmenden Datenmengen und deren Verbreitung in Ihrem Unternehmen ist es schwer zu erkennen, ob sie DSGVO-konform sind. Und bis Sie die Einwilligung finden, um vertrauliche Daten eines Kandidaten zu verwenden, könnte sie veraltet sein – in der Regel nach einem Zeitraum von sechs Monaten.
Wie gehen Sie also um mit den Kandidat:innen, die kürzlich für eine Position in die engere Wahl gekommen sind, aber nicht eingestellt wurden? Sie könnten schließlich ideal auf andere Positionen in der Zukunft passen, und die Time-to-Hire für die neue Stelle damit beschleunigen. Wie können Sie den Kontakt zu diesen Kandidat:innen pflegen und als potenzieller Arbeitgeber weiter bei ihnen auf dem Radar bleiben – und dabei die DSGVO-Anforderungen einhalten?
Die Rolle von CRM
Candidate Relationship Management (CRM)-Software wurde speziell entwickelt, um ein proaktives Recruiting zu unterstützen. Durch die drastische Verbesserung der Qualität Ihrer Daten und deren Zentralisierung können Sie genau die Talent Pools aufbauen und pflegen, die Ihnen die Kandidat:innen für zukünftige Positionen liefern – ohne, dass Sie diese auf ein Neues sourcen müssen. Zudem schaffen Sie mehr Transparenz für alle Recruiting Teams, bauen Daten-Silos ab und gewinnen eine einheitliche und vollständige Sicht auf den Kandidat:innen – für alle Recruiter in nur einem Tool.
CRM und DSGVO
CRM hilft Ihnen nicht nur, potenzielle Kandidat:innen proaktiver anzusprechen und mit Ihrer Arbeitgebermarke in Verbindung zu halten – immerhin das Ziel von fast der Hälfte (46%) der 120 Unternehmen, die im Rahmen einer Studie kürzlich von uns befragt wurden. CRM erleichtert auch die Aktualisierung vertraulicher Informationen, einschließlich der DSGVO-Einwilligungen. Die Kommunikationshistorie einzelner Kontakte kann schnell abgerufen, überprüft und geändert werden, Recruiting Teams können diese Informationen leichter koordinieren und gemeinsam die Beziehungen zu Kandidaten weiter ausbauen.Übrigens: die Unternehmen, die wir im Rahmen unserer Studie befragt haben, bestätigen, dass CRM ihnen geholfen hat, die Datenqualität, das zentrale Datenmanagement und die Compliance zu verbessern.
Die Wahl des richtigen CRM: 6 Fragen, die Sie stellen sollten
Nicht alle CRM-Systeme sind gleich gut – wie wählen Sie also das richtige Tool aus, um die Herausforderung DSGVO in eine echte Chance für ein proaktives Recruiting zu verwandeln? Diese Fragen sollten Sie sich stellen:
- Kann das System Kandidateninformationen, die derzeit in mehreren Tools gespeichert sind, konsolidieren?
- Sind die Funktionen zum Datenmanagement umfangreich genug, um Ihre individuellen Anforderungen zu erfüllen?
- Können Sie den „Einwilligungsstatus“ leicht überprüfen?
- Gibt das Tool Ihnen einen klaren Überblick über den DSGVO-Status eines einzelnen Kandidat:innen, um zu verhindern, dass Sie versehentlich den falschen Kandidaten kontaktieren?
- Kann das System leicht die Zustimmung zur Datenverarbeitung sowohl für einzelne Kandidat:innen als auch für größere Gruppen einholen?
- Automatisiert das System das Einwilligungsmanagement, so dass Sie minimalen Aufwand haben?
CRM ist der Schlüssel zur DSGVO-Compliance, da es Datenqualität und -transparenz bietet. Indem Sie nachhaltige Beziehungen mit Kandidat:innen aufbauen, kann das richtige System Ihnen einen echten Wettbewerbsvorteil im Recruiting liefern. Jetzt ist es an der Zeit, die richtige Wahl zu treffen.
