Effizientes High Volume Recruiting: Mit welchen Tools Sie große Bewerberzielgruppen erfolgreich managen

Oft und viel – High Volume Recruiting fordert Personalabteilungen

Während der Fachkräftemangel Unternehmen regelmäßig bei der Besetzung von fachspezifischen Profilen oder Führungspositionen vor neue Herausforderungen stellt, hat das High Volume Recruiting seine ganz eigenen Tücken. Mit der Menge an Bewerbungen habe das aber erst einmal nichts zu tun, sagt Michael Eger, Partner bei Promerit, einem Beratungsunternehmen für Transformation und People Management. Er definiert den Begriff aus einer anderen Perspektive. „Von High Volume Recruiting spricht man primär bei einer sehr hohen Anzahl an standardisierten Vakanzen. Vor allem, wenn diese Bedarfe periodisch wiederkehren.“ Während es bei einer Bewerberflut entscheidend sei, über das Applicant Tracking System (ATS) mit idealen Filterfunktionen schlussendlich die Nadel im Heuhaufen zu finden, gilt es beim High Volume Recruiting meist kurzfristig und für einen begrenzten Zeitraum viele Stellen zu besetzen.

Effizienz ist gefragt - lineares Recruiting hat ausgedient

Ein sehr hoher, temporärer Bedarf, der sich in bestimmten Abständen wiederholt – das zeichnet High Volume Recruiting aus. In der Regel handelt es sich um ähnliche, eher einfache Profile. Beispiele gibt es vor allem in der Logistik, in der Gastronomie, im Einzelhandel, im Tourismus oder auch im Veranstaltungssektor. In diesen Branchen suchen Arbeitgeber etwa zu Urlaubszeiten oder Feiertagen regelmäßig zusätzliches Personal. Lineare Recruiting-Prozesse sind dabei längst nicht mehr ausreichend effizient: ein Vielfaches an Kandidat:innen zu adressieren, Bewerbungen zu sichten, Interviews zu führen, um innerhalb weniger Wochen 10.000 Aushilfskräfte für einen begrenzten Zeitraum einzustellen. Aufwand und Nutzen stünden in keinem gesunden Verhältnis. Für High Volume Recruiting werden daher neue Strategien und Recruiting-Tools wie Talent Acquisition Plattformen, Candidate Relationship Management und Tools für Talent Kampagnen benötigt.

Konsequente Beziehungspflege und smarte Prozessautomatisierung

„Reden wir von echtem Contingent Recruiting, reicht das klassische ATS nicht mehr aus“, so Michael Eger. „Unternehmen brauchen darüber hinaus einen aktiven Pool an geeigneten Kandidat:innen, die sie beim nächsten Bedarfsschwung automatisiert anfragen können.“ Das setzt voraus, dass die Kandidatenprofile auch in inaktiven Zeiten gepflegt werden und ihre Daten aktuell sind. Deshalb ist mit einer einfachen, automatisierten Betreuungslogik in seinen Augen unverzichtbar für ein zielführendes High Volume Recruiting.

In diesen Dimensionen lässt sich die Kontaktpflege nicht mehr eins zu eins abbilden. Wir reden hier von eins zu zehntausend und das gelingt nur über ein leistungsfähiges CRM.

Michael Eger - Partner - Mercer

Zeitversetzte Video-Interviews beschleunigen den Auswahlprozess

Auch bei der Bewerberauswahl sind automatisierte Prozesse sinnvoll, um eine möglichst effiziente Entscheidungsfindung zu gewährleisten. Nur so lassen sich viele Stellen innerhalb eines kurzen Zeitraums besetzen, ohne dabei die Bewerberqualität zu vernachlässigen. Bei vielen Arbeitgebern mit High Volume Bedarf hat sich daher das zeitversetzte Videointerview bewährt, denn hier müssen Recruiter und Bewerber:in nicht erst umständlich ein gemeinsames Zeitfenster für ein Gespräch oder Telefonat finden. Sowohl die Fragen als auch die Antworten werden stattdessen mithilfe eines videobasierten Recruiting Tools aufgezeichnet und können geteilt und gespeichert werden. Die Vorteile liegen auf der Hand:

1. Spart Zeit und steigert die Effizienz des Einstellungsprozesses. Während ein Telefoninterview durchschnittlich 20 bis 30 Minuten dauert, sind die von den Kandidat:innen eingereichten Videos nicht länger als 3 bis 5 Minuten. In der Zeit eines regulären Telefoninterviews können also vier bis fünf Videoantworten gesichtet werden.
2. Mehr Flexibilität für Recruiter und Bewerber:in. Bewerber:in und Recruiter können das Video unabhängig voneinander zu einem beliebigen Zeitpunkt aufnehmen bzw. ansehen und auswerten, wenn es ideal in ihren Tagesablauf oder Workflow passt. Kurzfristige Terminverschiebungen, unvorhergesehene Aufgaben etc. führen daher nicht zu Verzögerungen.
3. Erleichtert die Zusammenarbeit mit den Recruiting-Kolleg:innen. Die Videos werden gespeichert und können mit allen Kolleg:innen geteilt werden, die in den Entscheidungsprozess involviert sind. Recruiter können die empfangenen Videos direkt auf ihrem ATS verwalten und Bewertungen oder Kommentare zentral auf der Plattform speichern.
4. Ist aussagekräftiger als die schriftliche Bewerbung oder das Telefoninterview. Das Video ermöglicht die Bewertung von Soft Skills durch nonverbale Kommunikation und die Art und Weise der Bewerbenden sich vorzustellen und zu sprechen. Es ist also hinsichtlich ihrer Motivation viel aussagekräftiger als der Lebenslauf oder das Anschreiben und eignet sich besonders für Stellen, bei denen es auf Persönlichkeit ankommt.

Sneaker-Kette Courir nutzt Video-Antworten für schnelle und fundierte Vorauswahl

Auch die Marke Courir, eine der größten Sneaker-Ketten in Europa, ist ständig auf der Suche nach neuen Personen, die ihre Belegschaft ergänzen oder bei der Eröffnung einer neuen Filiale ein neues Team bilden. Im Schnitt gehen pro Jahr fast 100.000 Lebensläufe beim Unternehmen ein. Mit zeitversetzten Videointerviews ist Courir in der Lage, das hohe Bewerbungsvolumen effizient zu bearbeiten. Das Tool ist nicht nur eine zeitsparende Alternative zu den bislang meist 20minütigen Telefoninterviews, auch wichtige Soft Skills können so aus der Ferne bewertet werden. Denn obwohl das Personal an vielen europäischen Standorten eingestellt wird, erfolgt die Vorauswahl zentralisiert am Hauptsitz des Unternehmens. Anhand der Video-Antworten lassen sich zum Beispiel Körperhaltung, Gesichtsausdruck und Kleidungswahl der potentiellen Kundenberater:innen analysieren und die für die Vorauswahl aufgewendete Zeit um das 8-fache reduzieren. Die vollständige Kompatibilität des Video-Recruiting-Tools mit dem eigenen BMS und der automatisierte Einladungsversand für die Interviews spart den Recruiting-Teams angesichts der Menge der eingehenden Bewerbungen noch mehr kostbare Zeit. Und last but not least sind nach Meinung der Manager:innen vor Ort die Bewerber:innen, die dank ihres Videos in die engere Auswahl genommen werden, vielfältiger und passen langfristig besser zum Unternehmen.

Erfolgreiches High Volume Recruiting braucht eine durchdachte Strategie

Effiziente Tools wie Talent Pools oder zeitversetzte Videointerviews, mit denen sich große Bewerbergruppen verwalten lassen, sind aber nur so gut, wie die Strategie, mit denen sie genutzt werden. Auch beim High Volume Recruiting muss sich das Unternehmen Gedanken machen, wie eine Massenzielgruppe mit überschaubarem Aufwand bei Laune gehalten werden kann. Regelmäßige Aktualisierungszyklen, in denen z. B. nachgefragt wird, ob die E-Mail-Adresse noch aktuell ist und ob Kandidat:innen weiterhin im Pool bleiben möchten, können ebenso der Kontaktpflege dienen wie eigene Intro- und Dankesvideos oder hilfreiche Tipps für das Erstellen des Bewerbervideos. „Über ein CRM lassen sich solche Maßnahmen hervorragend abbilden, automatisieren und auch auswerten“, empfiehlt Michael Eger. So könne man die Strategie bei Bedarf anpassen und mit dieser als Fahrplan das volle Potential des Talentpools für das High Volume Recruiting nutzen.