Best Practice Interview: ARAG Mitarbeiterempfehlungsprogramm mit 55% Einstellungsquote im Sales

Sie sind mit ARAG bereits seit Oktober 2017 CleverConnect Kunde und nutzen unser Modul Mitarbeiterempfehlungen. Knapp 37 Prozent Ihrer 3000 Mitarbeiter und Vertriebspartner haben sich für Ihr Programm „Einstellungssache“ registriert. Die Einstellungsquote bei den Kandidatenempfehlungen liegt ebenfalls bei ca. 25 Prozent, im Vertrieb sogar bei herausragenden 55 Prozent – der „Mitarbeiterfilter“ scheint also sehr gut zu funktionieren.

Was begeistert Sie besonders an „Einstellungssache“ und wie erklären Sie sich den durchschlagenden Erfolg in der Zielgruppe Sales?

„Der Name „Einstellungssache“ deutet es ja schon an: Es geht natürlich einerseits darum, unsere Recruiting-Aktivitäten um einen weiteren Kanal zu bereichern. Aber was mich besonders begeistert hat, das ist die Einstellung, mit der unsere Kolleginnen und Kollegen aktiv daran mitarbeiten, unser ARAG-Team zu verstärken und zu gestalten. Dass dies gerade im Vertrieb mit herausragendem Erfolg gelingt, das liegt nicht zuletzt daran, dass unsere Sales-Kolleginnen und -Kollegen extrem gut vernetzt sind und dieses Netzwerk auch zu aktivieren wissen.“

Analoge Mitarbeiterempfehlungen deckten Potenzial auf

Wie haben Sie vor der Einführung von CleverConnect das Thema „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ gehandhabt und was hat sich durch den Launch des Programms „Einstellungssache“ bei der ARAG verändert?

„Wir hatten eigentlich keinen standardisierten Prozess. Die Kollegen sind persönlich auf die Personalabteilung zugegangen mit dem Hinweis, dass sie jemanden kennen – und die empfohlenen Kandidaten wiesen in ihrer Bewerbung zusätzlich darauf hin. Prämien gab es vorher nicht. Uns war klar: Da steckt mehr Potenzial drin.“

Seit dem Launch von „Einstellungssache“ hat sich die Anzahl der Empfehlungen massiv erhöht und das Thema Mitarbeiterempfehlungen ist auch bei den Kolleginnen und Kollegen im Haus vollkommen selbstverständlich geworden. Der neue einheitliche Prozess sorgt für mehr Transparenz und auch Wertschätzung in Form einer Prämie. Für uns ist das eine klassische Win-Win-Situation, denn viele Kolleginnen und Kollegen bewerben unsere Stellen aktiv über „Einstellungssache“ in ihren privaten Netzwerken. Davon profitieren wir zusätzlich.

Die Candidate Experience Platform von CleverConnect ist ein System, das umfangreiche Konfigurierungs- und Anpassungsmöglichkeiten an die jeweilige Kundensituation ermöglicht – und unser Ziel ist natürlich eine reibungslose Implementierung des Systems beim Kunden. Welche Erfahrungen haben Sie in der Implementierungs- und Launch-Phase von „Einstellungssache“ gemacht?

„Wir wurden seitens CleverConnect im Rahmen der Projektphase sehr gut begleitet. Mithilfe eines Projektplans und Checklisten konnten wir die Konfiguration zügig vornehmen. Die Einrichtung der Schnittstellen war aus technischer Sicht eine etwas größere Herausforderung. Doch durch die Einbindung interner Spezialisten und durch die Unterstützung eines IT-Experten seitens CleverConnect konnten wir auch diese Hürde gut meistern. Der Launch wurde von unserer Seite mit vielen Aktionen und Gimmicks flankiert, sodass jede Menge Kreativität gefordert war. In Zusammenarbeit mit unserer Marketing-Abteilung haben wir online sowie offline Konzepte entwickelt, um auf unser Programm „Einstellungssache“ aufmerksam zu machen. Der Projektverlauf war auch für uns als Projektverantwortliche sehr abwechslungsreich, da man nicht nur die gesamte technischen Umsetzung begleitet, sondern auch viel „Kreativarbeit“ in Form von Ideen- und Konzeptentwicklung einbringen kann.“

Wir bei CleverConnect sind stolz darauf, dass wir unsere Kunden bestmöglich bei der firmeninternen Kommunikation zum Launch unserer Produkte für Employee Relationship Management unterstützen. Mit welchen Maßnahmen haben Sie den Start und die Hochlaufphase von „Einstellungssache“ flankiert und welche Rolle spielte CleverConnect dabei?

„CleverConnect steuerte eine Menge an Ideen und Best Practices bei, wie andere Unternehmen ihre Programme beworben haben. Diese Inspirationen haben wir genutzt, um eine passgenaue ARAG Kommunikation aufzusetzen. Voraussetzung hierfür war ein eigener Name für das Programm. So entstand das Mitarbeiterempfehlungsprogramm „Einstellungssache“. Auf internen Veranstaltungen haben wir das Programm zunächst Führungskräften, Mitarbeitern und Vertriebspartnern vorgestellt und für Anmeldungen geworben. Eine möglichst hohe Anmeldequote war zu Beginn der Hochlaufphase unser wichtigstes Ziel. Es gab eine eigene Kick-off-Veranstaltung und Informationen in unserem Intranet. Mit Bannern, Werbegeschenken und Aufstellern sorgten wir für Aufmerksamkeit. Zusätzlich haben wir eigene Videos erstellt, um den Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen den Anmeldeprozess zu erklären.“

Nahtlose Integration in das ATS

„Einstellungssache“ ist direkt über eine Schnittstelle an das Bewerbermanagementsystem (BMS) der ARAG angebunden, und erst kürzlich hat CleverConnect auch im laufenden Betrieb die Migration auf einen neuen BMS-Anbieter begleitet. Welche Vorteile bringt Ihnen diese Anbindung? Und welche Erfahrungen haben Sie beim Wechsel des Systems mit dem Support von CleverConnect gemacht?

„Durch die direkte Verknüpfung zwischen dem neuen BMS und CleverConnect ist es zum einen möglich, neue Stellen direkt aus unserem System heraus auf CleverConnect zu publizieren. Gleichzeitig laufen alle Bewerbungen auf Empfehlung unmittelbar mit entsprechender Kennzeichnung in das BMS – alles voll automatisiert. Der Wechsel lief unkompliziert und schnell ab. Da CleverConnect mit der Schnittstellenanbindung zu unserem neuen BMS bereits vertraut war, konnten unsere Anforderungen schnell umgesetzt werden. Diese Integration erleichtert zum einen die administrative Seite für uns, da wir alle Bewerbungseingänge inklusive der Kandidaten, die über Mitarbeiterempfehlungen kommen, in unserem BMS bearbeiten können. Aber auch die Mitarbeiter profitieren davon, denn durch die lückenlose Anbindung kann jede Einstellung, die auf einer Empfehlung basiert, zweifelsfrei zugeordnet und mit der entsprechenden Prämie belohnt werden.“

Am Ende zählen natürlich die Ergebnisse. Können Sie uns ein paar Einblicke in Ihre Erfolgsstory mit „Einstellungssache“ geben? Welchen Anteil hatte das Customer Success Team von Talentry daran? Und was sind Ihre nächsten Ziele?

„Sie haben es ja zu Beginn schon angedeutet: Unsere Einstellungsquote ist herausragend und das bestätigt uns natürlich, dass wir mit der Zusammenarbeit mit CleverConnect genau den richtigen Weg eingeschlagen haben. Nichtsdestotrotz geht aus unserer Sicht noch mehr. Daher planen wir für das kommende halbe Jahr das Thema „Einstellungssache“ noch stärker intern mit einigen Aktionen zu kommunizieren und das Thema Gamification in Angriff zu nehmen, um auch die Kolleginnen und Kollegen von Einstellungssache zu begeistern, die bisher noch nicht registriert sind oder jemanden empfohlen haben.“

Last but not least: Gibt es rückblickend Dinge, die Sie heute bei der Einführung von „Einstellungssache“ anders machen würden? Und welche Tipps würden Sie Projekt-Verantwortlichen mit an die Hand geben, die über die Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms nachdenken?

„Mit dem Projektverlauf sind wir rückblickend sehr zufrieden, sodass wir lediglich kleinere Anpassungen hinsichtlich der internen Ressourcenplanung vornehmen würden.

Wichtigste Voraussetzung für die Einführung von CleverConnect ist, dass das Thema „Mitarbeiterempfehlung“ im Unternehmen grundsätzlich positiv behaftet ist. Bei der ARAG fungierten die Mitarbeiter und Vertriebspartner schon seit vielen Jahren als Empfehler. Ein einheitliches Programm gab es jedoch nicht. Wir haben erkannt, dass das Thema Mitarbeiterempfehlung sehr viel mehr Potential hat und haben uns deshalb dazu entschieden, dem Thema einen neuen und professionellen Rahmen zu geben. Für uns war es sinnvoll, von Anfang an die Führungskräfte der ARAG einzubinden und herauszustellen, wie wichtig das Programm zur Gewinnung neuer Mitarbeiter ist. Grundstein für ein rundes Konzept ist, dass es schließlich auch in die Unternehmenskultur passt. Ob man dann als Unternehmen mit Prämien arbeitet oder eine spielerische Challenge Erfolg verspricht, hängt letztlich von der Kultur ab. Eine hohe Registrierungsquote durch gezielte Werbung zum Kick-Off verspricht schnelle Erfolge. Aber auch im Laufe der Jahre, sollte das Thema immer wieder aufgegriffen und vermarktet werden.“

‍👉 Möchten Sie ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm einführen? 
‍Entdecken Sie unser Modul!