Wie ist es adesso SE gelungen, Mitarbeiterempfehlungen zum stärksten Recruiting-Kanal aufzubauen?

• Sitz : Dortmund (Deutschland)
• Mitarbeiterzahl : 8 500 an 62 Standorten in Europa
• Bereich : IT-Beratung & Systemintegration

Die adesso Group zählt zu den führenden IT-Dienstleistern im deutschsprachigen Raum und ist europaweit an über 62 Standorten vertreten. Das Unternehmen sucht permanent nach neuen motivierten Kollegen und Kolleginnen, die den richtigen Mix aus Technologieexpertise und Kundenverständnis mitbringen.

Zielsetzung: Personalengpässe mit Mitarbeiterempfehlungen schließen

Als sämtliche Unternehmen in der Corona-Krise plötzlich zu Remote Work wechselten, führte die positive Auftragslage bei adesso zu steigenden Umsätzen, aber auch zu personellen Engpässen. Vor allem Software Engineers und Consultants, aber beispielsweise auch Sales-Mitarbeitende fehlten im Unternehmen. Man suchte nach neuen Wegen, um qualifizierte Fachkräfte zu finden, die zur adesso-Kultur passen und das starke Wachstum mittragen.
Das bestehende analoge Empfehlungsprogramm wurde von den Mitarbeitenden auch gut angenommen und war auch durchaus erfolgreich, gelangte aber bald an seine Grenzen. Eine neue digitale Lösung sollte Mitarbeitende auf möglichst einfache und spielerische Weise animieren, konkrete Jobangebote in ihrem Netzwerk zu teilen und Empfehlungen einzureichen. Über ein flexibles Prämiensystem wollte adesso das Engagement der Mitarbeitenden honorieren und sie zu weiteren Empfehlungen motivieren.
Neben Stellenanzeigen sollte den Mitarbeitenden auch die Möglichkeit gegeben werden, Story-Content zu teilen, um eine positive Wechselwirkung zwischen Recruiting und Employer Branding zu erzielen. Eine weitere wichtige Anforderung war eine standortübergreifende Lösung mit einem zentralen Regelwerk für Mitarbeiterempfehlungen, die aber jedem Land oder Standort Spielraum für regional notwendige Anpassungen gibt.
Zudem sollte das Empfehlungsprogramm nahtlos an das Bewerbermanagementsystem von adesso angebunden sein und neben konkreten Vakanzen auch Initiativempfehlungen berücksichtigen.

Umsetzung: Sukzessiver Rollout deutschlandweit und international

Adesso benötigte eine Lösung, die der speziellen Firmenstruktur mit 62 Unternehmensstandorten und über 20 einzelnen Gesellschaften Rechnung trägt. Individuelle Wünsche zur Anpassung der Software wurden von uns berücksichtigt und das Empfehlungsprogramm in mehreren Integrationsstufen zunächst in Deutschland, dann in Österreich und der Schweiz gestartet. Nach der erfolgreichen Einführung im deutschsprachigen Raum erfolgte der internationale Rollout.
Maßgeblich für den gelungenen Start des neuen digitalen Empfehlungsprogramms „vitamin a“ war neben der Benutzerfreundlichkeit für die Mitarbeitenden vor allen Dingen die begleitende interne Kommunikation. Da der Lauch in Deutschland während des Corona-Lockdowns stattfand, nutzte adesso einen breiten Mix an Kommunikationsmaßnahmen, um alle Kolleg:innen zu erreichen.
Das Programm wurde zunächst mit Snippets im Intranet und in der Mitarbeiterzeitschrift angeteasert, um Neugier zu wecken. Ein originelles Care-Paket zum Thema Vitamine sorgte bereits vor dem Launch für positives Feedback und Reichweite in den sozialen Medien. Zum Go-Live wurde ein Mailing zur Registrierung versendet – mit Hinweis auf eine große Intranet Rubrik inklusive FAQ-Sektion, How-to-Videos, Animationsfilm und etliches mehr. Ein Großteil des Contents ließ sich später für andere Gesellschaften in der Group Standorte adaptieren.
Um das Interesse und Engagement am Empfehlungsprogramm dauerhaft zu halten, setzt adesso auch weiterhin auf regelmäßige interne Kommunikation, etwa im wöchentlichen Onlinemagazin, auf internen Veranstaltungen und Meetings und über das Story-Feature der Software selbst.

Ergebnis: 80% mehr Bewerbungen und 100% mehr Einstellungen

Mit 24 Prozent aller Einstellungen ist das Mitarbeiterempfehlungsprogramm „vitamin a“ heute der stärkste Recruiting-Kanal bei adesso!

Mit dem digitalen Referral-Programm konnte adesso nicht nur die Anzahl der Empfehlungen von Mitarbeitenden signifikant steigern, sondern über die sozialen Netzwerke der eigenen Kolleg:innen auch insgesamt seine Reichweite als Arbeitgeber erhöhen. Das führte zu deutlich mehr Traffic im Empfehlungsprogramm.
Tatsächlich sind die Mitarbeiterempfehlungen mit 24 Prozent aller Einstellungen heute der erfolgreichste Recruiting-Kanal bei adesso. Das System gibt zudem genauen Aufschluss darüber, wie viele Mitarbeitende sich registriert haben und aktiv am Programm teilnehmen, aber auch wie viele Jobs geklickt und geteilt werden. Das erlaubt im Bedarfsfall schnelle Justierungen. Nach dem Start des Programms im März 2021 konnte schon im ersten Jahr eine deutliche Steigerung mit 80 Prozent mehr Bewerbungen und mehr als 100 Prozent mehr Einstellungen verzeichnet werden.
Bereits in den ersten fünf Monaten 2022 hat adesso mehr neue Mitarbeitende gewonnen als im gesamten Jahr 2020. Positiv überrascht war man auch von der Qualität der Kandidat:innen. Diese belegt die Steigerungsrate bei den Einstellungen, die um über 20 Prozentpunkte höher ausfällt als die der Bewerbungen. Ein eindeutiges Zeichen dafür, dass Mitarbeiterempfehlungen in jeder Hinsicht ein Gewinn für adesso sind.

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Für unsere Mitarbeitenden waren die Möglichkeiten unseres analogen Empfehlungsprogrammes beschränkt, da sie nur ihr aktives Netzwerk angesprochen haben, so dass wir nur begrenzte Erfolge verzeichnen konnten. Mit CleverConnect haben wir eine zeitgemäße digitale Lösung, über die wir dank der Verbindung von Jobempfehlungen und Stories adesso auch als attraktiven Arbeitgeber positionieren. So erreichen wir auch passiv Suchende in den Netzwerken unserer Mitarbeitenden.

Benjamin Nitze - Senior HR Manager - adesso SE