Candidate relationship management (CRM) : quand les salons de l’emploi deviennent rentables

Les avantages et coûts d’un salon de l’emploi : faisons le point-

Les avantages d’un salon de recrutement sont nombreux. Dans un premier temps, vous êtes visible et améliorez donc la notoriété de votre marque employeur. Il s’agit aussi d’un moment où vous pouvez rencontrer des partenaires et/ou vous inspirer de bonnes pratiques de vos pairs en échangeant avec eux. Enfin, et c’est peut-être le plus important, vous rencontrez de potentiels candidats et vous trouvez peut-être même des candidats prêts à commencer le processus de recrutement tout de suite.

Une façon très efficace de sourcer des talents, surtout lorsque vous savez en amont le type de public présent sur le salon et que vous pouvez adapter vos arguments et votre façon de vous présenter en fonction de ces informations.

Les candidats que vous rencontrez sont souvent dans l’optique de se renseigner sur les entreprises du secteur, sur le marché de l’emploi ; on peut donc estimer qu’ils sont soit en recherche active, soit ouverts à des opportunités. Parfait pour vous !

Cela étant dit, un salon n’est souvent pas une petite ligne dans votre budget. Vaut-il le prix qu’il vous coûte ? Faisons le point sur les dépenses.

Combien coûte une participation à un salon de recrutement ?

Malgré les avantages listés, nous le savons, participer à ce type d’événement a un coût. Généralement non négligeable, il comprend habituellement ces dépenses :

La présence au salon

• Les frais d’inscription, qui dépendent du salon, de la taille et de l’emplacement du stand, du fait de participer ou non à des conférences, etc.
• Le coût du stand, avec l’ameublement, les luminaires, les présentoirs, etc. qu’il s’agisse d’achat ou de location.
• Les animations avec ou sans intervenants pour animer.
• Le transport et la logistique pour les différents intervenants et/ou le matériel.

La promotion

• La publicité digitale pour inviter au salon (posts sponsorisés sur les réseaux sociaux, encarts publicitaires sur des médias de références, etc.).
• Les brochures, plaquettes à produire et imprimer pour être distribuées sur le salon, le stand.
• L’affichage ailleurs dans le salon pour mener à votre stand.
• Les objets promotionnels (goodies) à distribuer.

Il ne faut pas non plus oublier les coûts inhérents aux journées de préparation pour l’équipe. C’est aussi le cas pour les journées sur place ainsi que les journées à passer après le salon, afin de faire le point sur les candidats rencontrés, relancer par téléphone ou mail, etc.

Souvent, la plupart de ces dépenses ne serviront que lors de ces quelques jours. Si la réussite du salon n’est que relative, elles ne seront pas utiles au-delà. Et même si le salon est un véritable succès, pourquoi s’arrêter là ?

Les indicateurs clés d’un salon de l’emploi pour une entreprise qui recrute

Un indicateur clé permet de mesurer le succès d’une action ; ici, il s’agit de la participation au salon. Évidemment, sa réussite ne dépend pas d’un seul indicateur. Il en existe bon nombre qui ne sont pas tous aussi importants les uns que les autres, surtout qu’ils dépendent de vos objectifs.

C’est pour cette raison que chaque action de recrutement, y compris les salons d’emploi, doit avoir un (ou plusieurs) objectif(s) principal/principaux définis avant la tenue de l'événement. Sur un salon, cela pourrait être la quantité de visites sur le stand, le nombre de participants à des activités, le nombre de QR codes scannés, etc.

Pourtant, cela semble assez logique que le principal objectif lors ce type d’événement soit d’obtenir des candidatures en quantité et de qualité.

Et pour que cet indicateur soit positif, il est nécessaire que les actions ne s’arrêtent pas aux quelques jours du salon : c’est à cela que sert le Candidate relationship management. Le salon n’est que le début d’une relation à construire avec les différents contacts que vous réussirez à obtenir.

Après tout, un visiteur n’est peut-être pas un candidat le jour J, mais il le sera sûrement quelques semaines ou mois plus tard. Aussi le salon devient le point de départ de nombreux recrutements qui auront lieu dans l’avenir et il devient, bien entendu, plus rentable.

Encore faut-il que vous construisiez votre participation au salon en ayant en tête cet "après" afin d’avoir les bases pour ce recrutement par le relationnel candidat.

Recrutement : s’inspirer des bonnes pratiques du marketing évènementiel

Selon l’agence Nile, spécialiste en marketing, “seulement ¼ des ventes sont réalisées pendant l’événement et ¾ suite au travail des commerciaux après le salon”. C’est exactement la même chose pour les recrutements réalisés pendant le salon par rapport aux recrutements finalement réussis après l’événement. Evidemment, les chiffres dépendent du salon, de votre entreprise, etc., mais ce qu’il faut retenir c’est que si vous ne faites aucun travail après le salon… vous perdez une énorme partie des candidats que vous auriez pu avoir. Mais ce travail prend souvent beaucoup de temps aux recruteurs…

Vous vous en rendez de plus en plus compte : le recrutement prend des allures de marketing ! Aujourd’hui, vous ne pouvez plus espérer recruter de façon optimale sans recourir aux bonnes pratiques du marketing de recrutement.

En savoir plus : Devenez incollable sur le marketing de recrutement

Alors comment aider à rentabiliser votre salon en ajoutant une dimension marketing à votre présence ? Comment le faire sans que cela devienne une perte de temps pour vos équipes de recrutement ?

Penser parcours candidat : le salon de l’emploi est la première étape

Voyez plus loin que le salon ! C’est le premier conseil à retenir. Pour cela, vous pouvez lister des objectifs pour le salon en lui-même : taux de fréquentation, nombre d’entretiens réalisés, quantité de recrutements finalisés, etc. A cette liste, ajoutez des objectifs de récolte de contacts, qu’ils soient qualifiés ou non.

Oui, l’idéal serait d’avoir des candidats très qualifiés pour pourvoir l’ensemble de vos postes vacants au moment du salon. Mais même si cela arrivait (ce qui semble très improbable), est-ce suffisant ? Avez-vous pensé aux postes vacants que vous aurez à pourvoir dans 3 mois ? Avez-vous pensé que vous pourriez rencontrer des profils qui ne correspondent pas à vos emplois ouverts au moment T, mais qui s’accordent à votre culture d’entreprise ou qui sont très motivés par votre promesse employeur ?

Imaginez alors le salon comme une étape parmi d’autres dans la recherche de profils pertinents pour intégrer votre entreprise, maintenant ou plus tard. Le salon doit être perçu comme une opportunité d’obtenir le plus de contacts possible, complétés par des informations essentielles vous permettant de les classer par typologies. Par exemple : les étudiants encore en cursus mais diplômés dans 2 ans, les profils en reconversion, les intéressés mais pas encore prêts à quitter leur entreprise, les sans formation mais très motivés pour apprendre, etc.

Le parcours de ces nombreux profils ne sera pas le même et vous pouvez imaginer les futures étapes concernant ces différents potentiels candidats avant même le salon. L’avantage : vous pourrez agir tout de suite après avoir obtenu leur contact, dès le lendemain ou en tout cas dans les jours suivants.

Faciliter la récolte des profils de talents

L’une de vos missions va être de faciliter l’acquisition de contacts au moment du salon. Et parce qu’il existe un grand nombre de profils différents, imaginez des prises de contact adaptées à chacun :

• Un formulaire pour postuler à vos différentes offres d’emploi ouvertes
• Un formulaire de candidature spontanée
• Un formulaire pour s’inscrire au vivier de talents de votre entreprise
• Un formulaire pour s’inscrire à votre newsletter

Tous les moyens sont bons pour obtenir des candidats potentiels : variez au mieux les façons d’attirer les talents pour coller aux aspirations de ces nombreux profils. Certains veulent postuler, d’autres le souhaitent mais aucune offre ne leur correspond, d’autres encore ne cherchent pas mais sont intéressés par votre entreprise, etc.

Quels moyens de récolte des contacts de candidats potentiels ?

Vous pouvez proposer un QR code à scanner pour remplir ces formulaires mais vous pouvez aussi tout simplement mettre à disposition une tablette (ou plusieurs) pour qu’ils puissent remplir les questionnaires sans utiliser leur propre appareil.

Bon à savoir : l’avantage des formulaires digitaux est d’éviter les erreurs de saisie et de faire gagner du temps aux recruteurs après le salon. Cependant, si le candidat souhaite tout de même déposer un CV papier et ne pas remplir le formulaire… ne passez pas à côté ! Vous pouvez aussi tout à fait réduire la quantité de champs de vos formulaires pour inciter les plus paresseux à les remplir et éviter les saisies manuelles.

La construction d’une base de données de candidats

Mais où va l’ensemble des données récoltées dans ces différents formulaires ? L’idéal pour vous faciliter la vie et ne pas avoir un travail de saisie et de tri après le salon : utiliser un outil de CRM (Candidate Relationship Management). Il vous permet d’avoir une base de données de grande qualité, qui se trie automatiquement selon les données reçues, qui constitue des viviers de talents selon vos critères préalablement sélectionnés et paramétrés, etc.

Ce genre d’outil vous permet aussi d’enclencher facilement et sans effort le reste de la relation avec l’ensemble des profils récoltés au moment du salon.

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Bon à savoir : utiliser ce type d’outil évite non seulement les fausses informations dues aux erreurs de saison mais saura aussi reconnaître les doublons. Et oui, une personne rencontrée sur le salon pourrait déjà être dans votre vivier et sans outil automatique, vous pourriez la contacter 2 fois (ou plus). Cela pourrait lui donner l’impression que vous n’êtes pas organisé et que vous ne l'estimez pas à sa juste valeur.

L’après salon de l’emploi : c’est là que tout commence

Ça y est, votre salon est terminé ! Vous avez obtenu des candidats qui entament alors le processus de recrutement classique (entretiens, tests, etc.). Cela va déjà vous prendre du temps dans l’immédiat et les semaines à venir. Qu’en est-il de vos autres contacts ?

C’est là que la magie de votre outil de CRM agit de nouveau. Vous allez pouvoir reprendre contact de façon automatique et adaptée à ces différents profils. Sans perdre du temps à le faire en parallèle des processus de recrutement en cours.

Selon les informations remplies, l’outil va envoyer les messages que vous aurez paramétrés et ce sans que vous ayez besoin d’agir. Par exemple :

• les personnes souhaitant proposer une candidature spontanée recevront un message confirmant la prise en compte de leur candidature, vous pourrez aussi demander plus d’informations s’il vous en manque dans un second formulaire plus précis. En effet, sur un salon les gens souhaitent souvent aller vite et vous devez proposer le moins de champs possible dans vos formulaires de prise de contact.
• les personnes qui se sont inscrites à votre newsletter recevront un message les remerciant et leur confirmant leur inscription, avant d’entrer dans la base de contact de la newsletter et de la recevoir au rythme prévu. Vous pouvez aussi tout à fait leur proposer de recevoir d’autres informations correspondant à leur profil.
• les personnes souhaitant juste rester en contact avec vous recevront par exemple un premier mail avec les postes ouverts dans leur branche et ce régulièrement dans les mois à venir pour qu’ils ne ratent pas LE poste qui leur convient. Vous pourrez aussi prévoir qu’ils reçoivent d’autres informations pour les garder “chauds” et intéressés : des témoignages de vos collaborateurs, des news concernant votre entreprise ou votre secteur, etc.

En savoir plus : Les contenus emailings qui intéressent le plus les potentiels candidats selon leur profil

Pourquoi le mix entre un événement de recrutement et un outil de CRM est particulièrement intéressant ?

Tout simplement parce que le sourcing de nouveaux profils est souvent chronophage pour les recruteurs et parfois même coûteux puisque vous avez occasionnellement besoin d’avoir recours à des publicités digitales ou même à de l’externalisation auprès de chasseurs de tête.

Aussi toutes les sources de profils potentiellement intéressants à recontacter pour proposer de candidater doivent être exploitées à leur maximum. Surtout quand elles coûtent de l’argent comme les salons. La rentabilité du salon se calcule donc sur le moment mais aussi dans un second voire un troisième temps. Et oui, il faut aussi prendre en compte tous les futurs recrutements réalisés grâce à la mise en place d’une relation de longue durée avec les contacts obtenus.

L’avantage d’une telle stratégie c’est que vous ne vous privez d’aucun profil. Le problème avec un salon pensé sans envisager le Candidate Relationship Management, c’est que vous allez forcément passer à côté de profils pertinents faute d’opportunité commune au moment de l’événement.

Tirer parti des spécificités des salons de l’emploi

Si votre direction vous demande de réduire les frais et donc de ne plus participer à des salons faute de rentabilité, vous pouvez tout à fait présenter votre stratégie "événementiel + CRM" afin d’expliquer que le salon ne sera ni une perte de temps ni une perte d’argent.

Vous pouvez aussi tout à fait décider de proposer de privilégier certains salons et de prévoir en conséquence le paramétrage de votre outil de Candidate Relationship Management. Par exemple, spécialisez-vous dans :

• les salons étudiants afin de préparer les recrutements de l’année prochaine ou la suivante
• les salons dédiés à un secteur spécifique parce que c’est là où vous avez le plus de mal à recruter 
• les événements hors salon comme les job datings pour rencontrer vraiment des candidats lors des mini entretiens mais aussi pour maximiser votre présence avec un formulaire pour ceux que vous n’aurez pas pu rencontrer

Les exemples sont nombreux et l’avantage de ce type d’outil est qu’il s’adaptera à l’ensemble de vos spécificités, que ce soit en termes d’objectif, de secteur, de besoin ou de stratégie !

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