Des événements de recrutement optimisés & automatisés avec un outil de CRM (Candidate Relationship Management)

L’importance des événements (bien organisés) pour l’expérience candidat

Dans le recrutement, tout tourne autour de la prise de contact et du soin apporté à la relation avec les talents prometteurs. Les événements sont un élément important de l'expérience candidat. Ils permettent aux candidats d'entrer en contact de façon poussée avec leur employeur potentiel.

Le problème : les événements prennent beaucoup de temps et de ressources. Deux éléments qui font souvent défaut aux départements RH et recrutement. Il n'y a pas que l'événement en lui-même qui exige beaucoup de la part des recruteurs : la préparation et le suivi, ainsi qu'une multitude de petites tâches administratives, s'avèrent être très chronophages. Dommage ! Car cela pourrait ne pas être le cas avec les bons outils à disposition.

Les candidats attendent du professionnalisme des entreprises qui organisent des événements

Les événements de recrutement (digitaux ou en présentiel), sont des points de contact très intéressants dans le parcours des candidats. Il n'est pas toujours nécessaire que tout se passe parfaitement bien pour laisser une impression positive aux participants et commencer une relation de longue durée avec les talents pertinents. Si de petits incidents imprévus ont lieu pendant l'événement, cela donne une impression d'authenticité et peut même permettre de gagner des points de sympathie.

Cependant, toute la partie administrative de l’événement doit fonctionner sans accroc. Dans ce domaine, les candidats ont des attentes claires. Des invitations erronées, des fautes d'orthographe dans les noms, des informations insuffisantes ou l'absence de réponse en cas de question sont à proscrire absolument et ne donnent pas une bonne image de la marque employeur. Mais les recruteurs sont humains et les erreurs arrivent : comment les éviter ?

Charge de travail réduite, erreurs évitées : les avantages de l’automatisation

Par exemple : que faire lorsque le taux d'erreur de saisie des coordonnées des candidats augmente avec le stress lors de l’événement ou à cause d’une grosse charge de travail après ce même événement ? La solution s'appelle "automatisation".

Lors de la planification et de l'organisation d'un événement, les recruteurs sont toujours confrontés aux mêmes étapes et aux mêmes tâches. Des conditions idéales pour des processus automatisés ! Ainsi, les activités manuelles successives peuvent toutes être effectuées en même temps en appuyant une seule fois sur un bouton. Si cela est bénéfique au bien-être des recruteurs, cela l’est peut-être encore plus pour l'expérience candidat :

• le taux d'erreur tombe pratiquement à 0 %,
• les longs délais de traitement sont évités,
• les recruteurs peuvent s'impliquer davantage dans la relation personnalisée avec leurs candidats.

Un outil performant de gestion de la relation candidat (Candidate Relationship Management ou CRM) les aide dans cette tâche.

Qu’entend-on par “processus automatisé” (aussi appelé “workflow”) ?

Par workflow, on entend un processus de travail comportant toujours les mêmes étapes dans le même ordre. L'automatisation des processus consiste à digitaliser certaines étapes (ou l’ensemble) et à les faire s'exécuter automatiquement par un outil.

Derrière ce “miracle” se cache un principe simple de paramétrage dans un outil de CRM (Candidate Relationship Management) sous le format : "SI il se passe X, ALORS l’action Y se déclenche".

Chaque action définie suit donc un déclencheur. Dans la gestion événementielle, il existe un certain nombre de workflows prévisibles et linéaires, pour lesquels il est facile de déterminer le déclencheur correspondant et l'action qui s'ensuit. Une fois… pour toutes !

Exemple : organisez un “Recruiting day” dans votre entreprise

Dans le cadre d’une journée dédiée au recrutement dans une entreprise, vous pouvez préparer un workflow.

L'invitation est envoyée à un vivier de talents déterminé via l’outil de CRM. Un lien permet aux personnes intéressées d'accéder au formulaire d'inscription et de s'inscrire à des ateliers ou des conférences spécifiques en fonction de leur intérêt. En même temps, ils donnent leur accord pour le traitement de leurs données. L'enregistrement (et donc le "déclencheur") entraîne automatiquement le lancement d'une série d'actions sans que le recruteur n'ait à intervenir lui-même :

1. L'enregistrement dans le vivier de talents ainsi que la situation au regard du RGPD sont mis à jour.
2. En choisissant les ateliers, etc., le profil est étiqueté avec les tags (mots-clés) correspondants.
3. Le/la candidat(e) reçoit par e-mail la confirmation de son inscription et d'autres informations importantes sur le déroulement de l'événement.
4. Un rappel est envoyé peu avant l'événement. Un second formulaire permet de demander des informations complémentaires pour enrichir le profil.
5. Après l'événement, une série de messages individuels démarre automatiquement, en commençant par un message "Merci beaucoup pour votre participation".
6. Suivent d'autres informations basées sur les nouvelles données du profil et la notification d'offres d'emploi correspondant à son profil.

Automatisation, emploi et événementiel : n’oubliez pas les événements en ligne !

Les événements en ligne, tels que les webinars ou les salons de l'emploi virtuels, peuvent également être organisés de manière plus efficace à l'aide de workflows automatisés.

Chaque action des candidats, qu'il s'agisse de l'inscription à l'événement, de la demande de la présentation diffusée pendant le webinar ou de l'inscription à une newsletter, peut servir de déclencheur pour activer un processus prédéfini.

Dans l'idéal, ce processus aboutit à une candidature sans qu'il soit nécessaire de rédiger des e-mails de suivi, de saisir manuellement des données sur les talents ou de mettre à jour des listes de distribution. Les candidats se réjouissent d'une communication fluide et professionnelle et les recruteurs d'un allègement considérable de leur travail.

Comment mettre en place des workflows pour vos événements emploi ?

Même un workflow automatisé ne peut pas se faire totalement sans effort. Pour vous épargner du travail par la suite, vous devez d'abord investir un peu de temps dans la préparation et mettre en place ce processus au sein de votre outil de Candidate Relationship Management. Voici comment cela fonctionne :

• Étape 1 : créez d'abord un vivier de talents pour l'événement en question. Cela vous permet de regrouper tous les participants du groupe cible. Les tags et les filtres permettent ensuite de segmenter plus finement le groupe cible et d'aborder les candidats individuellement au cours de la campagne (notamment lors des invitations et des mails de suivi).
• Étape 2 : créez un formulaire pour les talents. Vous pouvez choisir les informations que vous souhaitez demander aux participants. Outre les données de contact, la formation ou les expériences… Les sujets concernant l'entreprise auxquels le talent s'intéresse peuvent être utiles. En même temps, ce formulaire permet de donner son accord pour le traitement de données.
• Étape 3 : concevez un e-mail de confirmation que les participants recevront lors de leur inscription. Dans l'idéal, vous pouvez déjà utiliser un template que vous avez créé lors d’autres campagnes. Vous n'avez pas besoin de repartir de 0 à chaque fois : vous pouvez simplement enregistrer les mises en page ou les textes efficaces comme modèles, les partager avec vos collègues et les réutiliser. Ainsi, vous augmentez non seulement l'efficacité, mais vous vous assurez également que l'équipe communique de manière uniforme avec les talents.
• Étape 4 : créez un workflow pour votre événement. Grâce au principe du "si, alors", l’outil de CRM s'occupe du reste. Cela signifie par exemple : SI un talent s'inscrit, ALORS il est automatiquement affecté au vivier de talents approprié et l'e-mail de confirmation est envoyé.

Automatisation et CRM : le duo gagnant pour votre stratégie de Talent Acquisition

Un outil performant de Candidate Relationship Management (CRM) offre des conditions optimales pour mettre en place des workflows automatisés à différents niveaux du processus de recrutement. Ces campagnes de communication à destination des talents libère ainsi du temps aux recruteurs pour des missions à plus forte valeur ajoutée.

Le CRM permet également de rester en contact avec un grand nombre de candidats potentiels avant même le début du processus de recrutement et de transformer des talents passifs en candidats actifs. Grâce à des processus fluides et à une approche moderne et ciblée de la relation candidat, il renforce l'image de marque employeur et rend attractive l’entreprise.

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