Candidate Relationship Management: Wie Sie mit CRM Automatisierungen Recruiting-Events effizient planen

Es geht nicht ohne: Events sind wichtig für die Candidate Experience

Im Recruiting dreht sich alles um die Kontaktaufnahme und -pflege zu vielversprechenden Talenten. Events sind dabei ein wichtiger Bestandteil der Candidate Experience. Auf diese Weise können Kandidat:innen auf Tuchfühlung mit dem potenziellen Arbeitgeber gehen. Das Problem: Events verschlingen viel Zeit und Ressourcen, die den Recruiting-Abteilungen oftmals schlichtweg fehlen. Nicht nur die eigentliche Veranstaltung verlangt den Kolleg:innen einiges ab. Insbesondere die Vor- und Nachbereitung und damit einhergehend eine Vielzahl kleiner administrativer Aufgaben erweisen sich immer wieder als echte Zeitfresser.

Kandidat:innen erwarten Professionalität

Dennoch sind Recruiting Events, ob als Digital- oder Präsenzveranstaltung, unverzichtbare Touchpoints innerhalb der Candidate Journey. Dabei muss nicht immer alles wie am Schnürchen laufen, um einen positiven Eindruck bei den Teilnehmer:innen zu hinterlassen. Werden kleinere „Katastrophen“ oder unvorhergesehene Zwischenfälle während des Events spontan gemeistert, wirkt das authentisch und gibt Sympathiepunkte. Der ganze administrative Part jedoch sollte reibungslos funktionieren. Hier haben Kandidat:innen eine klare Erwartungshaltung. Fehlerhafte Einladungen, Buchstabendreher im Namen, unzureichende Informationen oder fehlende Rückmeldungen sind ein absolutes No-Go und werfen kein gutes Licht auf die Arbeitgebermarke.

Automatisierte Workflows senken Arbeitsbelastung und Fehlerquote

Doch was tun, wenn mit dem Stress auch die Fehlerquote steigt? Die Lösung heißt „Automatisierung“. Bei einer Eventplanung und -organisation werden Recruiter immer wieder mit den gleichen Abläufen und Aufgaben konfrontiert. Ideale Voraussetzungen für automatisierte Workflows. So lassen sich aufeinanderfolgende manuelle Tätigkeiten quasi auf Knopfdruck erledigen. Gut für die Nerven und noch besser für die Candidate Experience: Die Fehlerquote sinkt nahezu auf null Prozent, lange Bearbeitungszeiten werden vermieden und Recruiter können sich wieder stärker persönlich in die Kontaktpflege einbringen. Leistungsstarke Software für Candidate Releationship Management (CRM) unterstützt sie dabei.

Was versteht man unter „Workflow“?

Als Workflow versteht man einen konkreten Arbeitsablauf mit immer den gleichen aufeinander folgenden Arbeitsschritten. Bei der Workflow-Automatisierung geht es darum, diese Schritte zu digitalisieren und von einer Software automatisch im Hintergrund „erledigen zu lassen“. Dahinter steckt ein einfaches Wenn-Dann-Prinzip, bei dem auf einen Auslöser (Trigger) eine festgelegte Aktion (Action) folgt. Im Eventmanagement gibt es eine Reihe dieser vorhersehbaren, linearen Arbeitsabläufe, bei denen sich leicht der entsprechende Trigger und die darauffolgende Action bestimmen lassen.

Ein Beispiel: Der Recruiting Day im Unternehmen

Über die CRM-Software wird die Einladung an einen ausgewählten Talent Pool verschickt. Per Link gelangen Interessierte auf das Registrierungsformular und können sich je nach Interesse für konkrete Workshops oder Vorträge anmelden. Gleichzeitig geben sie ihr Einverständnis zur Datenverarbeitung. Mit der Registrierung (Trigger) wird automatisch eine Reihe von Aktionen in Gang gesetzt, ohne dass der Recruiter selbst aktiv werden muss:

1. Der Datensatz im Talent Pool sowie der DSGVO-Status werden aktualisiert.
2. Durch die Wahl der Workshops etc. wird das Profil mit entsprechenden Tags (Schlagworten) versehen.
3. Der / die Kandidat:in erhält per E-Mail die Bestätigung der Registrierung und weitere wichtige Informationen zum Ablauf des Events.
4. Kurz vor dem Event wird ein Reminder verschickt. Über ein Follow-up- oder Ergänzungsformular können Zusatzinformationen abgefragt werden, die das Profil weiter anreichern.
5. Nach dem Event startet automatisch eine individuelle E-Mail-Kaskade beginnend mit einer „Danke, dass Du da warst“-Nachricht.
6. Es folgen weitere Informationen basierend auf den neuen Profilinformationen und der Hinweis auf passende Stellenangebote.

Gut zu wissen: Ein weiteres Anwendungsszenario ist das so genannte Campus Recruiting, das in der Regel rund um Events aufgebaut ist. Hier erfahren Sie mehr über Campus oder Hochschul-Recruiting.

Automatisierung auch bei Online-Events sinnvoll

Auch Online-Events, wie Webinare oder virtuelle Jobmessen, können mithilfe automatisierter Workflows effizienter organisiert werden. Jede Rückmeldung der Kandidat:innen, sei es die Registrierung zum Event, die Anforderung der Webinar-Unterlagen, die Anmeldung zum Newsletter, kann als Trigger dienen, um einen vorab definierten Workflow auszulösen.  Im Idealfall führt dieser irgendwann zu einer Bewerbung, ohne dass dafür einzelne Follow-Up-Mails geschrieben, Talentdaten manuell eingepflegt oder Verteilerlisten aktualisiert werden müssen. Die Kandidaten freuen sich über eine reibungslose und professionelle Kommunikation und die Recruiter über eine enorme Arbeitserleichterung.

Einmal durchdenken – lange profitieren: Automatisierungen sauber aufsetzen

So gänzlich ohne Aufwand kommt aber auch ein automatisierter Workflow nicht aus. Um sich später Arbeit sparen zu können, müssen Sie zunächst in die Vorbereitung investieren und den Prozess einmal sauber in Ihrem Candidate Relationship Management aufsetzen. So funktioniert es:

1. Legen Sie zunächst einen Talent Pool für das entsprechende Event an. Damit fassen Sie die Teilnehmerzielgruppe übersichtlich zusammen. Über Tags und Filterfunktionen lässt sich die Zielgruppe dann feiner segmentieren und die Kandidat:innen im Laufe der Kampagne individuell ansprechen.
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2. Erstellen Sie ein Talent-Formular. Hier können Sie auswählen, welche Informationen Sie von den Teilnehmer:innen abfragen möchten. Neben den Kontaktdaten können zum Beispiel auch Studium oder Ausbildung und die Unternehmensbereiche aufschlussreich sein, für die sich das Talent interessiert. Gleichzeitig kann mit diesem Formular die Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt werden.
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3. Entwerfen Sie eine Bestätigungs-E-Mail, die die Teilnehmer:innen bei der Registrierung erhalten. Im Idealfall können Sie hier schon auf ein zuvor erstelltes Template zurückgreifen. Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, sondern können gelungene Layouts oder Texte einfach als Vorlage abspeichern, mit Kolleg:innen teilen und wiederverwenden. So steigern Sie nicht nur die Effizienz, sondern stellen auch sicher, dass im Team einheitlich mit Talenten kommuniziert wird.
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4. Kreieren Sie einen Workflow für Ihr Event. Durch ein einfaches Wenn-Dann-Prinzip erledigt die Software im Hintergrund alles weitere. Das bedeutet zum Beispiel: WENN sich ein Talent registriert, DANN erfolgt die automatische Zuordnung zum richtigen Talent Pool und darüber hinaus der Versand der Bestätigungsmail.

CRM hilft, Automatisierungspotenziale zu nutzen

Eine leistungsfähige Software für Candidate Relationship Management (CRM) bietet optimale Voraussetzungen, um automatisierte Workflows an den verschiedensten Stellen im Recruiting-Prozess zu etablieren und so personelle Ressourcen für wertschöpfende Aufgaben freizusetzen. CRM macht es zudem leichter, mit einer Vielzahl potenzieller Kandidat:innen bereits vor dem eigentlichen Bewerbungsprozess in Verbindung zu bleiben und passive Talente in aktive Bewerber:innen zu verwandeln. Durch reibungslose Abläufe und eine moderne zielgruppenorientierte Kandidatenansprache stärkt es das Employer Branding und sorgt dafür, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird.

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